ব্যবসায়িক ব্যবস্থাপকদের দ্বারা এটি ব্যাপকভাবে বোঝা যায় যে ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলি যেগুলি সুবিন্যস্ত নয় তা কর্মীদের জন্য হতাশা তৈরি করতে পারে এবং সেই সাথে সময় এবং ব্যয় বৃদ্ধির কারণ হতে পারে, যা ব্যবসার বৃদ্ধিকে বাধাগ্রস্ত করতে পারে।

কোম্পানীগুলি তাদের গ্রাহকদের শান্ত একটি অনুভূতি চিত্রিত করা অস্বাভাবিক নয়, কিন্তু পরিবর্তে জলের উপর একটি হাঁসের মত হতে হবে, কারণ তারা সরে যাওয়ার জন্য পৃষ্ঠের নীচে উন্মত্তভাবে প্যাডলিং করছে। এটি প্রায়শই একই কারণে কোম্পানিগুলি কীভাবে আরও দক্ষ অপারেশন চালাতে পারে তা তদন্ত করার জন্য প্রয়োজনীয় সময় বিনিয়োগ করতে সক্ষম হওয়ার জন্য লড়াই করে। প্রায়শই, একটি ব্যবসাকে তাদের প্রক্রিয়াগুলিকে স্ট্রিমলাইন করার জন্য সম্পদ উৎসর্গ করার জন্য কয়েক ধাপ পিছিয়ে যেতে হবে তার আগে তারা দৈত্যাকার লাফিয়ে এগিয়ে যেতে পারে।

বিজনেস প্রসেস অটোমেশন (বিপিএ) সফ্টওয়্যার এবং কনসালটেন্সিতে বিনিয়োগ একটি কোম্পানিকে তাদের ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া বিশ্লেষণ এবং অপ্টিমাইজ করার জন্য, তাদের ক্রিয়াকলাপের গুণমান এবং দক্ষতা বাড়ানোর জন্য সম্পদ উৎসর্গ করতে সক্ষম করতে পারে। শেষ ফলাফল হল যে ব্যবসার আরও বেশি প্রতিযোগিতামূলক হওয়ার এবং তাদের লাভ বাড়ানোর উপর ফোকাস করার জন্য আরও বেশি সময় রয়েছে।

একটি ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া অটোমেশন প্রকল্পের প্রথম ধাপ হল মডেলিং এবং বিশ্লেষণ, তবে ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া অটোমেশন সফ্টওয়্যার এর বাইরে যায় এবং সমস্যাগুলি সমাধান করতে পারে যা ম্যানুয়ালি নিয়ন্ত্রণ করা যায় না। এটি অটোমেশনের মাধ্যমে বা মানুষের হস্তক্ষেপের প্রয়োজন অপসারণের মাধ্যমে হতে পারে।

বিজনেস প্রসেস অটোমেশন বাস্তবায়নের শীর্ষ 5টি সুবিধা কী বলে আমরা বিশ্বাস করি তা অন্বেষণ করা যাক:

প্রক্রিয়া সমাপ্তির গতি বাড়ায়

ম্যানুয়ালি, ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া কত দ্রুত সম্পন্ন করা যায় তার একটা সীমা আছে। অটোমেশন সফ্টওয়্যার এই সময়টিকে উল্লেখযোগ্যভাবে হ্রাস করতে পারে কারণ এটি কাজগুলিকে একই সাথে সম্পন্ন করার অনুমতি দেয় এবং একটি পূর্ব-নির্ধারিত কর্মপ্রবাহের মাধ্যমে স্বয়ংক্রিয়ভাবে কাজগুলি অগ্রগতি করতে পারে। এছাড়াও এটি ব্যবহারকারীদের সময়সীমার আগে প্রয়োজনীয় যেকোনো ক্রিয়াকলাপের জন্য অনুরোধ করতে পারে।

অপ্রয়োজনীয় কাজগুলি ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলি সম্পূর্ণ করতে যে সামগ্রিক সময় নেয় তা বাড়িয়ে তুলতে পারে। ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া অটোমেশন এই কাজগুলি থেকে পরিত্রাণ পেতে এবং তথ্যের প্রবাহকে অপ্টিমাইজ করতে মডেলিং ব্যবহার করে। এটি কোম্পানিগুলিকে তাদের অগ্রাধিকারগুলি পুনরুদ্ধার করতে এবং তাদের দৈনন্দিন ক্রিয়াকলাপগুলিকে স্ট্রিমলাইন করতে দেয়, গুরুত্বপূর্ণ ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলি সম্পূর্ণ করতে যে সামগ্রিক সময় লাগে তা হ্রাস করে।

ট্র্যাকিং, পর্যবেক্ষণ এবং রিপোর্টিং উন্নত করে

ব্যবসাগুলিকে প্রায়শই সেরা 'অনুমান'-এর উপর ভিত্তি করে সিদ্ধান্ত নিতে হয় যা অভিজ্ঞতা, সাধারণ জ্ঞান এবং অন্ত্রের অনুভূতির মিশ্রণ থেকে তৈরি করা হয়। এই ধরনের ম্যানুয়াল প্রক্রিয়া এবং সিদ্ধান্ত প্রবাহের সমস্যা হল যে এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে সঠিক এবং আপ-টু-ডেট ডেটা গণনা করতে অক্ষম। তাই, ব্যবসায় তাদের সিদ্ধান্ত, কৌশল বা কৌশলের ভিত্তি করার জন্য সবচেয়ে সঠিক তথ্য উপস্থাপন করা হচ্ছে না।

এই কারণে, একটি ক্ষেত্র যা ক্রমবর্ধমান বিনিয়োগ আকর্ষণ করছে তা হল বিজনেস ইন্টেলিজেন্স সফটওয়্যার। এটি সংগৃহীত তথ্য থেকে উৎপন্ন ডেটার উপর ভিত্তি করে স্মার্ট সিদ্ধান্ত নিতে সক্ষম। প্রক্রিয়া অটোমেশন নিয়মিতভাবে ডেটা সংগ্রহ করে এবং প্রক্রিয়া করে। তারপরে এই ডেটা ব্যবসায়গুলিকে পর্যবেক্ষণ এবং বিশ্লেষণের জন্য উপলব্ধ করা হয়, যা কোম্পানিগুলিকে আরও সচেতন সিদ্ধান্ত নেওয়ার ক্ষমতা দেয়। ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া অটোমেশন সেই পদ্ধতি এবং গতিকে উন্নত করে যাতে ব্যবস্থাপনা নিয়মিত কার্যকলাপের রিপোর্ট করতে পারে কারণ রেকর্ডগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে সংগ্রহ এবং ব্যাখ্যা করা হয়।

মানুষের ভুলের ঝুঁকি দূর করে

এটা অনিবার্য যে মানুষ কিছু সময়ে ম্যানুয়ালি কাজ করার সময় ভুল করবে, বিশেষ করে যখন কাজের চাপ অত্যন্ত চাপে থাকে। ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া অটোমেশনের একটি মূল সুবিধা হল এটি চেক করে এবং পর্দার আড়ালে নিয়মিত উচ্চ-মানের কাজ সম্পাদন করে মানুষের ত্রুটি কমাতে সাহায্য করে।

কাজের পৃথক পর্যায়ে মানুষের ত্রুটির কোন স্থান নেই কারণ প্রতিটি পর্যায় স্বয়ংক্রিয়। এটি যৌক্তিক ত্রুটিগুলি পরীক্ষা করার জন্য কম্পিউটার সহায়ক ডেটা দেয়, যা কর্মক্ষেত্রের মধ্যে সঠিকতার স্তরকে উল্লেখযোগ্যভাবে উন্নত করতে পারে। শেষ পর্যন্ত এর অর্থ হল সমস্যাগুলি সংশোধন করতে বা গ্রাহকের অভিযোগ নিষ্পত্তি করতে কম সময় ব্যয় করা হয় যা প্রায়শই একটি ব্যবসার উপর আর্থিক প্রভাব ফেলে।

কাজের চাপ কমায়

ব্যবসাগুলি ম্যানুয়ালি সম্পন্ন কাজের কারণে বৃদ্ধির সমস্যা অনুভব করতে পারে যা একটি অযৌক্তিকভাবে দীর্ঘ সময় নিতে পারে, বিশেষ করে যখন এটি জটিল হয়। কর্মীদের দক্ষতাকে সর্বোত্তমভাবে ব্যবহার করতে এবং তাদের মূল দক্ষতার উপর ফোকাস করার জন্য কর্মীদের ম্যানুয়াল কাজের চাপ হ্রাস করা বোধগম্য। ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া অটোমেশন সফ্টওয়্যারটি বিভিন্ন উত্স এবং সিস্টেম থেকে তথ্য দ্রুত সংগ্রহ করার অনুমতি দেয়, যা স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রতিবেদন তৈরি করতে সহজেই সহযোগিতা করা যেতে পারে।

বানান পরীক্ষা থেকে জটিল গণনা পর্যন্ত, অ্যাপ্লিকেশন সফ্টওয়্যার কর্মীদের কাজ সম্পন্ন করতে সাহায্য করতে পারে, কিন্তু ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া অ্যাপ্লিকেশন সফ্টওয়্যার তাদের সম্পূর্ণরূপে মুক্ত করে বিভিন্ন দায়িত্ব গ্রহণ করতে এবং ব্যবসার মধ্যে আরও দক্ষতার সাথে কাজ করতে। বুদ্ধিমান ব্যতিক্রম ব্যবস্থাপনা সতর্কতা বাস্তবায়নের মাধ্যমে, কর্মীরা ব্যবসার মধ্যে গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলিতে তাদের ফোকাস চ্যানেল করতে পারে।

সম্মতি সহজ করে তোলে

ব্যবসাগুলিকে নিশ্চিত করতে হবে যে তারা ক্রমবর্ধমান এবং ক্রমবর্ধমান আইনি মানগুলির সাথে সঙ্গতিপূর্ণ, উদাহরণস্বরূপ, কোম্পানিগুলির উপর তীব্র চাপ রয়েছে যে তারা ন্যূনতম কর্পোরেট সামাজিক দায়বদ্ধতা এবং নৈতিক মান অনুযায়ী কাজ করছে তা প্রমাণ করার জন্য।

কোম্পানিগুলিকে অবশ্যই প্রতিটি কর্মচারীকে সম্মতিতে প্রশিক্ষণ দিতে হবে যাতে তারা কিছু ভুল হওয়ার ক্ষেত্রে আইনিভাবে দায়িত্ব নিতে পারে। ভুলের জন্য উল্লেখযোগ্য জায়গা রয়েছে যা জটিলতার কারণ হতে পারে যেখানে নিয়মগুলি মানা হয় না। ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া অটোমেশন সফ্টওয়্যার অ-সম্মতি সংক্রান্ত একটি ব্যবসার উদ্বেগকে উপশম করতে পারে, যেহেতু স্বয়ংক্রিয় প্রক্রিয়াটি সমস্ত নিয়ম প্রয়োগ করা সক্ষম করে। এটি ক্রিয়াকলাপের একটি সন্ধানযোগ্য রেকর্ডও সরবরাহ করতে পারে যা ব্যবসাকে সম্মতির প্রতি তাদের প্রচেষ্টা প্রমাণ করতে সহায়তা করতে পারে।

ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া অটোমেশনের 5টি সুবিধা

সম্পর্কিত পোস্ট

ড্রাইভিং সাফল্য: EV কার্গো থেকে সড়ক মালবাহী পরিষেবার 5টি মূল সুবিধা৷

উপরে এবং তার পরে: EV কার্গো থেকে বিমান মালবাহী পরিষেবার 5টি মূল সুবিধা

অপ্টিমাইজিং অপারেশন: ব্যবসায়িক সাফল্যে সাপ্লাই চেইন সফটওয়্যারের ভূমিকা