ডকুমেন্টেশন পরিচালনা একটি সাপ্লাই চেইন চালানোর একটি অবিচ্ছেদ্য অংশ। অনলাইনে প্রয়োজনীয় নথি তৈরি করা এবং ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়াকে স্বয়ংক্রিয় করা পুরো সংস্থা জুড়ে সম্মতি বাড়াতে সাহায্য করে এবং আপনার আমদানি এবং অর্থ দলগুলির প্রচুর সময় বাঁচাতে পারে।
একটি অনলাইন ইনভয়েস সিস্টেমের মাধ্যমে চালান পরিচালনা করা একটি একক এন্ড-টু-এন্ড প্রক্রিয়া তৈরি করতেও সাহায্য করবে যা একাধিক ভৌগলিক অঞ্চল জুড়ে কাজ করে। এটি গ্লোবাল সাপ্লাই চেইন অপারেশনকে স্ট্রিমলাইন করতে হবে এবং অনলাইন ডকুমেন্টেশন ম্যানেজমেন্ট এবং অটোমেশনের মাধ্যমে ইনভয়েস কমপ্লায়েন্স বাড়াতে হবে।
7টি কারণ রয়েছে কেন সংস্থাগুলি একটি অনলাইন ইনভয়েসিং সিস্টেম ব্যবহার করার দিকে অগ্রসর হচ্ছে, যা নীচে বর্ণিত হয়েছে:
1. একটি ইলেকট্রনিক চালান তৈরি করা সস্তা
একটি কাগজের চালান প্রক্রিয়াকরণের খরচ, গড়ে, একজন খুচরা বিক্রেতার জন্য $17.60 ইউরো এবং একজন সরবরাহকারীর জন্য $11.10 ইউরো৷ ইলেকট্রনিকভাবে একই চালান প্রক্রিয়াকরণের জন্য ক্রেতার জন্য যথাক্রমে $6.70 ইউরো এবং সরবরাহকারীর জন্য $4.70 ইউরো খরচ হয়৷
শুধুমাত্র ইউরোপেই প্রতি বছর প্রায় 16 বিলিয়ন B2B চালান প্রক্রিয়া করা হয়, অনুযায়ী ডয়েচে ব্যাংক. অনলাইনে যাওয়ার ফলে প্রকৃত খরচ সাশ্রয় হতে পারে এবং ম্যানুয়াল অ্যাডমিনিস্ট্রেশনও হ্রাস পায়। নীচের তথ্য এবং পরিসংখ্যানগুলি সম্ভাব্য ROI হাইলাইট করে যা ই-ইনভয়েসিং-এ সরানো থেকে অর্জন করা যেতে পারে।
2. বিশ্বব্যাপী ব্যবসায়িক অংশীদারদের অন-বোর্ড করা সহজ
বিদেশী সরবরাহকারীদের সংখ্যা বাড়ার সাথে সাথে সম্মতি এবং মানককরণের প্রয়োজনীয়তাও বৃদ্ধি পায়। বিভিন্ন ফরম্যাটে আসা ম্যানুয়াল চালানগুলি পরিচালনা করা বড় সংস্থাগুলির পক্ষে অত্যন্ত কঠিন। এই সংস্থাগুলির একটি সমাধান প্রয়োজন যা তাদের ব্যবসায়িক অংশীদারদের জন্য সহজ, যারা বিশ্বের যেকোন স্থানে অবস্থান করতে পারে যাতে সহজেই প্রতিদিনের সরবরাহ চেইন লেনদেনগুলি দৃশ্যমান, খোলা এবং সহযোগিতামূলক উপায়ে পরিচালনা করা যায়। নিয়ন্ত্রক কারণে ইনভয়েসিং এবং নথির শুদ্ধতার উপর নির্ভরশীলতা রয়েছে, তাই প্রতিটি সময় গুরুত্বপূর্ণ বিবরণ ক্যাপচার করা হয়েছে তা নিশ্চিত করা গুরুত্বপূর্ণ (যেমন মুক্ত বাণিজ্য চুক্তির জন্য সার্টিফিকেট অফ অরিজিন প্রয়োজনীয়তা)।
3. ক্রমবর্ধমান প্রযুক্তি জ্ঞানী সরবরাহকারীদের জন্য এটি সহজ
সাম্প্রতিক সময়ে সরবরাহকারীরা অনেক বেশি আইটি সচেতন হয়ে উঠেছে। প্রায়শই তাদের গ্রাহকদের সাথে স্বাধীনভাবে চালান তৈরি এবং ভাগ করতে একটি অনলাইন চালান সিস্টেম ব্যবহার করা তাদের পছন্দ। সাধারণ আইটি দক্ষতা উন্নত হওয়ার সাথে সাথে ট্রেডিং অংশীদাররা প্রস্তুত এবং মৌলিক নথি ব্যবস্থাপনা কাজগুলি নিজেরাই সম্পাদন করতে সক্ষম।
তারা অনলাইনে ডকুমেন্টেশন পরিচালনার সুবিধার প্রশংসা করে, কারণ এটি তাদের তাত্ক্ষণিক যাচাইকরণ, সতর্কতা এবং অনুমোদন সহ দ্রুত এবং সহজে চালান তৈরি এবং অনুমোদনের মাধ্যমে সময় বাঁচাতে দেয়। তারা চালানের স্থিতি সম্পর্কে স্বয়ংক্রিয় আপডেটগুলিও পেতে পারে এবং সময়মত তাদের ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টে অর্থপ্রদানগুলি নিশ্চিত করতে অগ্রগতি নিরীক্ষণ করতে পারে।
4. এটি অর্থ সঞ্চয় করে এবং পেমেন্টের গতি বাড়ায়
যেহেতু চালানগুলি রিয়েল-টাইমে তৈরি এবং অনুমোদিত হতে পারে, সরবরাহকারীরা তাদের নগদ প্রবাহের উন্নতি করে শীঘ্রই অর্থ প্রদান করছে। তারা শুধু কাগজবিহীন হয়ে অর্থ সাশ্রয় করছে না, সময় এবং উপকরণ যেমন মুদ্রণ খরচ এবং ডাক খরচে কম অর্থ ব্যয় হচ্ছে।
5. এটি সরবরাহকারী/ক্রেতার সম্পর্ককে শক্তিশালী করে
একটি দ্রুত ইনভয়েসিং এবং পেমেন্ট সিস্টেম ক্রেতা এবং সরবরাহকারীদের মধ্যে সম্পর্ক শক্তিশালী করতে সাহায্য করে, পুনরাবৃত্ত ব্যবসাকে উৎসাহিত করে। আপনার সরবরাহকারীরা যদি সময়মতো অর্থ প্রদান করে থাকেন, তাহলে সম্ভবত তারা আপনার অর্ডারগুলিকে অগ্রাধিকার দেবে, আপনার সময়সীমাগুলি আরও ঘনিষ্ঠভাবে পরিচালিত হয় তা নিশ্চিত করে৷
জিএক্সএস ইতিবাচক প্রভাবের দিকে নজর দিয়েছে সরবরাহ শৃঙ্খলে অবিচ্ছেদ্য তিনটি মূল পক্ষের জন্য আরও ঘনিষ্ঠভাবে ই-ইনভয়েসিং।
6. এটা আপনার ফাইন্যান্স টিমকে খুশি করে
সাপ্লাই চেইন তথ্য, বিল অফ লেডিং এবং ম্যানুয়াল ইনভয়েস মেলানোর চেষ্টা করা যেকোন ফিনান্স টিমের জন্য একটি ক্লান্তিকর প্রক্রিয়া। আপনার সাপ্লাই চেইনের ইনভয়েসিং এবং ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট প্রক্রিয়াগুলিকে ডিজিটাইজ করা আপনার লাভের মার্জিনে অনুকূলভাবে অবদান রাখে, তবে চালানগুলি আসলে যা প্রাপ্ত হয়েছিল তার সাথে মেলে তা নিশ্চিত করার জন্য প্রয়োজনীয় ক্লান্তিকর প্রশাসককেও হ্রাস করে৷ এটি এমন কিছু যা আর্থিক দলের নিরীক্ষণ, বিশ্লেষণ এবং রিপোর্ট করার জন্য ঘনিষ্ঠ জবাবদিহিতা রয়েছে।
একটি আরও সুগমিত, সঠিক প্রক্রিয়ার মাধ্যমে, যাতে কাগজের প্রক্রিয়াগুলি নির্মূল করা হয়। স্প্রেডশীটের জগতে জটিল সংস্করণ নিয়ন্ত্রণের ফলে যে ভুলগুলি সাধারণ, সেইসাথে ইলেকট্রনিক ইনভয়েসিং ফিনান্স টিমের জন্য ডেটা ক্যাপচার সহজতর করছে এবং নির্ভুলতা উন্নত করছে। অর্থপ্রদানকারী দলগুলি অর্থপ্রদান শুরু করতে এবং খরচের পূর্বাভাস দেওয়ার জন্য অনলাইনে সহজে উপলব্ধ শিপমেন্ট ডেটার মাধ্যমে চালানগুলিকে আরও সহজে যাচাই করতে পারে।
7. এটি আপনার CSR টিমকে খুশি করে
কার্যনির্বাহী বোর্ডের এজেন্ডায় স্থায়িত্ব একটি ক্রমবর্ধমান গুরুত্বপূর্ণ বিষয়। অতএব, যে কোনো প্রকল্প যা কাগজবিহীন পরিবেশ সৃষ্টি করে এবং সিএসআর লক্ষ্যে ইতিবাচক অবদান রাখে তা হল জয়, জয়। যেহেতু চালানের ডেটা এবং ডকুমেন্টেশন অনলাইনে ভাগ করা হচ্ছে, ট্রেডিং অংশীদারদের মধ্যে ফর্মের কোনও মুদ্রণ বা পোস্টিং নেই৷ একটি সিস্টেমের মাধ্যমে অনলাইনে দস্তাবেজগুলি দেখতে সক্ষম হওয়া থেকে প্রত্যেকেই উপকৃত হয় যা উন্নত দৃশ্যমানতা এবং সুরক্ষিত, ব্যবহারকারীর প্রোফাইল ভিত্তিক অ্যাক্সেসের অনুমতি দেয়।
এটি অডিট ট্রায়ালকেও উন্নত করে কারণ একটি প্রতিষ্ঠানের চালান এবং পেমেন্ট ডেটা শুরু থেকেই ডিজিটাইজ করা হয়। এটি বাহ্যিক নিরীক্ষার ক্ষেত্রে বা বিরোধের ক্ষেত্রে চালান সম্মতি প্রমাণ করতে সহায়তা করে, যার ফলে দ্রুত সম্মতি সম্পর্কে রিপোর্ট করার প্রয়োজন অপরিহার্য।
অনলাইনে আপনার সাপ্লাই চেইন ইনভয়েসগুলি পরিচালনা করার উপকারী কারণগুলি পরিষ্কার এবং সেগুলি আপনার সংস্থা জুড়ে বহুদূরে পৌঁছে যায়৷ সুতরাং, উত্তর দেওয়ার আসল প্রশ্ন হল: আপনি কেন অনলাইনে আপনার চালান পরিচালনা করতে চান না?