ফরম পূরণ করা বেশিরভাগ ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার একটি অনিবার্য দিক এবং সরবরাহ শৃঙ্খলে এটি সম্ভবত কোনও সময়ে একটি ফর্ম উপস্থিত হবে, তা কেনার আদেশ প্রক্রিয়াকরণের সময় বা চালানের ডেটা ইনপুট করার সময়ই হোক। তারা সময়সাপেক্ষ হতে পারে, কিন্তু তাদের হতে হবে না. যেহেতু আরও প্রক্রিয়াগুলি অটোমেশনের দিকে অগ্রসর হয় এটি গুরুত্বপূর্ণ যে কোনও ফর্ম যেগুলি পূরণ করতে হবে তা স্বজ্ঞাত এবং ব্যবহারকারীর জন্য ব্যবহার করা সহজ৷
এই ব্লগ পোস্টে, আপনার ব্যবসার যেকোনো অংশে আপনি যে ফর্মগুলি ব্যবহার করেন তার দক্ষতা উন্নত করতে আপনাকে সাহায্য করার জন্য আমরা পাঁচটি নিয়ম শেয়ার করব৷ স্পষ্ট দিকনির্দেশ প্রদানের মাধ্যমে, আপনি আপনার প্রয়োজনীয় ডেটা সংগ্রহ করছেন তা নিশ্চিত করার সময়, আপনি যেভাবে ফর্মের সাথে যোগাযোগ করে তা উন্নত করতে পারেন এবং সাপ্লাই চেইনকে আরও কঠোর করতে ব্যবহারকারীর অভিজ্ঞতাকে প্রবাহিত করতে পারেন।
নিয়ম 1: আপনার ক্ষেত্র অপ্টিমাইজ করুন
ফর্মের প্রতিটি বিভাগের জন্য 7-15টি ক্ষেত্র লক্ষ্য করুন। কম ক্ষেত্র মানে কম সময়, এবং ফর্মটিকে ভাগে ভাগ করে, ব্যবহারকারী স্পষ্টভাবে দেখতে পারে যে তাদের কত বেশি ফর্ম পূরণ করতে হবে। এটি ডেটাকে সেগমেন্ট করাও সহজ করে তোলে কারণ সবকিছুকে যৌক্তিকভাবে গোষ্ঠীভুক্ত করা যায়। আপনি যখন আপনার ক্ষেত্রগুলি তৈরি করেন, তখন নিশ্চিত হয়ে নিন যে আপনি মিস করা ডেটা সংরক্ষণ করার জন্য কোন ক্ষেত্রগুলি বাধ্যতামূলক তা স্পষ্ট করেছেন৷
নিয়ম 2: গ্রুপিং এবং অর্ডারিং
অনুরূপ ক্ষেত্রগুলিকে একসাথে গোষ্ঠীবদ্ধ করা সুস্পষ্ট মনে হতে পারে তবে এটি ব্যবহারকারীদের ফর্মটি পূরণ করতে উত্সাহিত করার একটি শক্তিশালী উপায়। বিভাগগুলিতে গোষ্ঠীবদ্ধ করা এবং যৌক্তিকভাবে অর্ডার করা, যেমন ব্যক্তিগত বিবরণের পরে শিপমেন্টের বিশদ অনুসরণ করা, সমাপ্তির সময়কে গতি দেয় এবং ব্যবহারকারীদের পরবর্তী ক্ষেত্রের জন্য আশেপাশে তাকাতে বাধা দেয়। একক কলাম লেআউটগুলি ফর্মগুলির জন্য আরও ভাল কাজ করে তাই আপনার লেআউটকে জটিল করবেন না!
নিয়ম 3: এটি পরিষ্কার এবং সহজ রাখুন
আপনার ফর্ম লেখার সময়, অস্পষ্ট বা অপ্রয়োজনীয় ইনপুট এড়াতে সমস্ত প্রশ্ন পরিষ্কার এবং সহজ কিনা তা নিশ্চিত করুন। তবে ক্ষেত্রগুলি সরানোর জন্য প্রশ্নগুলিকে জটিল না করার বিষয়ে সতর্ক থাকুন - এটি বিভ্রান্তির কারণ হতে পারে এবং ডেটা সংগ্রহ করার সময়, বিশেষ করে যদি এটি সংখ্যাসূচক হয়। ব্যবহারকারীকে শুরু থেকেই পরিষ্কার হতে হবে যে তাদের ক্ষেত্রে কী ইনপুট করতে হবে।
নিয়ম 4: অটোফিল এবং ইনফারেন্স ব্যবহার করুন
যেহেতু একজন ব্যবহারকারী ফর্মটি পূরণ করেন, ভবিষ্যতে উত্তরের জন্য স্বয়ংক্রিয়ভাবে পূরণ করা সম্ভব হতে পারে। স্মার্ট সফ্টওয়্যার ভবিষ্যতের ক্ষেত্রে প্রস্তাবিত উত্তর খুঁজতে পারে। এর একটি উদাহরণ হল একটি কাউন্টি নির্বাচন করার সময়, টেলিফোন নম্বরের জন্য দেশের কোড স্বয়ংক্রিয়ভাবে পূরণ করা হবে। অথবা সম্ভবত বায়ুর মতো একটি পরিবহন মোড নির্বাচন করার সময়, রাস্তা বা সমুদ্রের মাল পরিবহনের জন্য প্রয়োজনীয় অন্যান্য ক্ষেত্রগুলি সরানো হয়। এটি ব্যবহারকারীদের অপ্রাসঙ্গিক বিভাগগুলির মাধ্যমে স্ক্রোল করা বা তাদের ইতিমধ্যে পূরণ করা ডেটা টাইপ করার সময় ব্যয় করার প্রক্রিয়াটিকে দ্রুততর করতে সহায়তা করে।
জিনিসগুলিকে আরও সুগম করতে, ব্যবহারকারীদের ভবিষ্যতের ফর্মগুলি পূরণ করতে হতে পারে এমন তথ্য সংরক্ষণ করার ক্ষমতা চালু করুন৷ এটি সময় সাশ্রয় করে যদি ডেটা যেমন শিপমেন্ট কোথায় যাচ্ছে বা সরবরাহকারীর নম্বরগুলি ইতিমধ্যেই প্রাসঙ্গিক ক্ষেত্রে পূরণ করা হয়েছে৷
নিয়ম 5: প্রাসঙ্গিক পরামর্শ দিন
ফর্মগুলি অনিবার্য, তবে তাদের জটিল হতে হবে না। এই পাঁচটি নিয়ম অনুসরণ করে, আপনি আপনার ব্যবহারকারীদের ফর্মগুলি পূরণ করার জন্য একটি সত্য, দক্ষ এবং সহজ উপায় প্রদান করবেন এবং আপনি নিশ্চিত হতে পারেন যে আপনি আপনার প্রয়োজনীয় ডেটা সংগ্রহ করছেন।