Unter Geschäftsleitern ist allgemein bekannt, dass nicht optimierte Geschäftsprozesse zu Frustrationen bei den Mitarbeitern sowie zu einem Anstieg des Zeit- und Kostenaufwands führen können, der das Geschäftswachstum behindern kann.
Es ist nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen ihren Kunden ein Gefühl der Ruhe vermitteln, sondern einer Ente auf dem Wasser ähneln, wenn sie hektisch unter der Oberfläche paddeln, um in Bewegung zu bleiben. Dies ist oft der gleiche Grund, warum Unternehmen Schwierigkeiten haben, die erforderliche Zeit zu investieren, um zu untersuchen, wie sie einen effizienteren Betrieb führen können. Oft muss ein Unternehmen einige Schritte zurückgehen, um Ressourcen für die Optimierung seiner Prozesse bereitzustellen, bevor es große Schritte nach vorne machen kann.
Investitionen in Business Process Automation (BPA)-Software und -Beratung können es einem Unternehmen ermöglichen, Ressourcen für die Analyse und Optimierung seiner Geschäftsprozesse bereitzustellen, um die Qualität und Effizienz seiner Betriebsabläufe zu steigern. Das Endergebnis ist, dass das Unternehmen mehr Zeit hat, sich darauf zu konzentrieren, wettbewerbsfähiger zu werden und seine Gewinne zu steigern.
Die ersten Phasen eines Business Process Automation-Projekts sind Modellierung und Analyse, jedoch geht eine Software zur Geschäftsprozessautomatisierung darüber hinaus und kann Probleme lösen, die nicht manuell gesteuert werden können. Dies könnte durch Automatisierung oder durch die Beseitigung der Notwendigkeit menschlicher Eingriffe geschehen.
Lassen Sie uns die unserer Meinung nach fünf wichtigsten Vorteile der Implementierung von Geschäftsprozessautomatisierung untersuchen:
- Beschleunigt den Prozessabschluss
Manuell ist die Geschwindigkeit der Geschäftsprozesse begrenzt. Automatisierungssoftware kann diese Zeit erheblich verkürzen, da sie die gleichzeitige Ausführung von Aufgaben ermöglicht und Aufgaben automatisch durch einen vordefinierten Workflow abwickeln kann. Darüber hinaus kann es Benutzer vor Fristablauf zu erforderlichen Aktionen auffordern.
Unnötige Aufgaben können die Gesamtzeit für den Abschluss von Geschäftsprozessen erhöhen. Business Process Automation nutzt die Modellierung, um diese Aufgaben loszuwerden und den Informationsfluss zu optimieren. Dies ermöglicht es Unternehmen, ihre Prioritäten neu auszurichten und ihren täglichen Betrieb zu rationalisieren, wodurch die Gesamtzeit verkürzt wird, die für die Durchführung wichtiger Geschäftsprozesse benötigt wird.
- Verbessert die Verfolgung, Überwachung und Berichterstattung
Unternehmen müssen Entscheidungen oft auf der Grundlage der besten Schätzungen treffen, die aus einer Mischung aus Erfahrung, gesundem Menschenverstand und Bauchgefühl entwickelt werden. Das Problem bei dieser Art von manuellem Prozess- und Entscheidungsfluss besteht darin, dass genaue und aktuelle Daten nicht automatisch berechnet werden können. Daher werden dem Unternehmen nicht die genauesten Informationen präsentiert, auf denen seine Entscheidungen, Taktiken oder Strategien basieren können.
Aus diesem Grund ist ein Bereich, der zunehmend Investitionen anzieht, Business Intelligence Software. Dies ist in der Lage, intelligente Entscheidungen auf der Grundlage von Daten zu treffen, die aus gesammelten Informationen generiert werden. Die Prozessautomatisierung sammelt und verarbeitet routinemäßig Daten. Diese Daten stehen Unternehmen dann zur Überwachung und Analyse zur Verfügung, sodass Unternehmen fundiertere Entscheidungen treffen können. Business Process Automation verbessert die Art und Geschwindigkeit, mit der das Management über regelmäßige Aktivitäten berichten kann, da Aufzeichnungen automatisch erfasst und interpretiert werden.
- Beseitigt das Risiko menschlicher Fehler
Es ist unvermeidlich, dass Menschen bei der manuellen Arbeit irgendwann Fehler machen, insbesondere wenn die Arbeitsbelastung extrem hoch ist. Ein wesentlicher Vorteil der Geschäftsprozessautomatisierung besteht darin, dass sie dazu beiträgt, menschliche Fehler zu reduzieren, indem sie regelmäßig Kontrollen und qualitativ hochwertige Aufgaben hinter den Kulissen durchführt.
In einzelnen Arbeitsschritten ist kein Platz für menschliches Versagen, da jeder Arbeitsschritt automatisiert ist. Es liefert computergestützte Daten zur Überprüfung auf logische Fehler, wodurch die Genauigkeit am Arbeitsplatz erheblich verbessert werden kann. Dies bedeutet letztendlich weniger Zeitaufwand für die Behebung von Problemen oder die Beilegung von Kundenbeschwerden, die sich oft auch finanziell auf ein Unternehmen auswirken.
- Verringert die Arbeitsbelastung
Unternehmen können aufgrund von manuell ausgeführten Arbeiten, die unangemessen lange dauern können, Wachstumsprobleme haben, insbesondere wenn sie komplex sind. Es ist sinnvoll, die manuelle Arbeitsbelastung der Mitarbeiter zu verringern, um ihre Fähigkeiten optimal einzusetzen und sich auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren. Die Software für die Geschäftsprozessautomatisierung ermöglicht die schnelle Erfassung von Informationen aus verschiedenen Quellen und Systemen, die problemlos zusammenarbeiten können, um automatisch Berichte zu erstellen.
Von der Rechtschreibprüfung bis hin zu komplexen Berechnungen kann die Anwendungssoftware den Mitarbeitern helfen, ihre Arbeit zu erledigen, aber die Software für Geschäftsprozessanwendungen befreit sie vollständig davon, verschiedene Verantwortlichkeiten zu übernehmen und effizienter innerhalb des Unternehmens zu arbeiten. Durch die Implementierung intelligenter Warnungen für das Ausnahmemanagement können sich die Mitarbeiter auf die wichtigen Themen im Unternehmen konzentrieren.
- Erleichtert Compliance
Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie die sich ständig weiterentwickelnden und zunehmenden rechtlichen Standards einhalten, zum Beispiel steigt der Druck auf Unternehmen, nachzuweisen, dass sie in Übereinstimmung mit minimalen Corporate Social Responsibility und ethischen Standards handeln.
Unternehmen müssen jeden Mitarbeiter in Compliance schulen, damit er im Fehlerfall rechtlich Verantwortung übernehmen kann. Es gibt erhebliche Fehlermöglichkeiten, die zu Komplikationen führen können, wenn Regeln nicht eingehalten werden. Software zur Geschäftsprozessautomatisierung kann die Bedenken eines Unternehmens in Bezug auf Nichteinhaltung mindern, da der automatisierte Prozess die Durchsetzung aller Regeln ermöglicht. Es kann auch eine nachvollziehbare Aufzeichnung von Aktivitäten liefern, die das Unternehmen beim Nachweis seiner Bemühungen um die Einhaltung der Vorschriften unterstützen kann.