Die Verwaltung der Dokumentation ist ein wesentlicher Bestandteil des Betriebs einer Lieferkette. Die Online-Erstellung der erforderlichen Dokumente und die Automatisierung des Managementprozesses tragen dazu bei, die Compliance im gesamten Unternehmen zu erhöhen und können Ihren Import- und Finanzteams viel Zeit sparen.

Die Verwaltung von Rechnungen über ein Online-Rechnungssystem trägt auch dazu bei, einen einzigen End-to-End-Prozess zu erstellen, der über mehrere Regionen hinweg funktioniert. Es sollte den globalen Lieferkettenbetrieb rationalisieren und die Rechnungskonformität durch Online-Dokumentationsverwaltung und -automatisierung erhöhen.

Es gibt 7 Gründe, warum Unternehmen dazu übergehen, ein Online-Rechnungssystem zu verwenden, wie unten beschrieben:

1. Es ist billiger, eine elektronische Rechnung zu erstellen

Die Kosten für die Bearbeitung einer Papierrechnung betragen im Durchschnitt $17,60 Euro für einen Händler und $11,10 Euro für einen Lieferanten. Die elektronische Bearbeitung derselben Rechnung kostet $6,70 Euro für den Käufer bzw. $4,70 Euro für den Lieferanten.

Allein in Europa werden jährlich rund 16 Milliarden B2B-Rechnungen verarbeitet, Deutsche Bank. Die Umstellung auf das Internet kann zu echten Kosteneinsparungen führen und reduziert zudem den manuellen Verwaltungsaufwand. Die folgenden Fakten und Zahlen verdeutlichen den potenziellen ROI, der durch die Umstellung auf elektronische Rechnungsstellung erzielt werden kann.

2. Es ist einfacher, globale Handelspartner einzubinden

Mit der Zahl der ausländischen Lieferanten wächst auch der Bedarf an Compliance und Standardisierung. Für große Unternehmen ist es äußerst schwierig, manuelle Rechnungen in verschiedenen Formaten zu verwalten. Diese Unternehmen benötigen eine einfache Lösung für ihre Handelspartner, die sich überall auf der Welt befinden können, um die täglichen Lieferkettentransaktionen auf eine sichtbare, offene und kollaborative Weise zu verwalten. Auch aus regulatorischen Gründen ist man auf die Korrektheit von Rechnungen und Dokumenten angewiesen, daher ist es von entscheidender Bedeutung, sicherzustellen, dass kritische Details jedes Mal erfasst werden (wie die Anforderung von Ursprungszeugnissen für Freihandelsabkommen).

3. Es ist einfacher für Lieferanten, die zunehmend technisch versiert sind

Lieferanten sind in letzter Zeit viel IT-affiner geworden. Es ist oft ihre Präferenz, ein Online-Rechnungssystem zu verwenden, um Rechnungen unabhängig zu erstellen und mit ihren Kunden zu teilen. Wenn sich die allgemeinen IT-Kenntnisse verbessern, sind Handelspartner bereit und in der Lage, grundlegende Dokumentenverwaltungsaufgaben selbst durchzuführen.

Sie schätzen die Vorteile der Online-Dokumentenverwaltung, da sie dadurch Zeit sparen können, indem sie Rechnungen schnell und einfach erstellen und freigeben, mit sofortiger Überprüfung, Warnungen und Genehmigung. Sie können auch automatische Updates zum Rechnungsstatus erhalten und den Fortschritt überwachen, um sicherzustellen, dass Zahlungen rechtzeitig auf ihrem Bankkonto eingehen.

4. Es spart Geld und beschleunigt Zahlungen

 Da Rechnungen in Echtzeit erstellt und genehmigt werden können, werden Lieferanten früher bezahlt, was ihren Cashflow verbessert. Sie sparen nicht nur Geld, indem sie papierlos arbeiten, sondern es wird auch weniger Geld für Zeit und Material wie Druckkosten und Porto ausgegeben.

5. Es stärkt die Lieferanten/Käufer-Beziehungen

 Ein schnelles Rechnungs- und Zahlungssystem trägt dazu bei, die Beziehungen zwischen Käufern und Lieferanten zu stärken und Wiederholungsgeschäfte zu fördern. Wenn Ihre Lieferanten pünktlich bezahlt werden, werden sie Ihre Bestellungen wahrscheinlich priorisieren, um sicherzustellen, dass Ihre Fristen besser eingehalten werden.

GXS hat die positiven Auswirkungen untersucht der elektronischen Rechnungsstellung für die drei Hauptbeteiligten der Lieferkette genauer zu definieren.

6. Es macht Ihr Finanzteam glücklich

Der Versuch, Lieferketteninformationen, Frachtbriefe und manuelle Rechnungen abzugleichen, ist für jedes Finanzteam ein mühsamer Prozess. Die Digitalisierung der Rechnungs- und Dokumentenverwaltungsprozesse Ihrer Lieferkette trägt positiv zu Ihren Gewinnspannen bei, reduziert aber auch den mühsamen Verwaltungsaufwand, der erforderlich ist, um sicherzustellen, dass die Rechnungen mit dem tatsächlichen Eingang übereinstimmen. Dies ist etwas, für das das Finanzteam eine enge Verantwortung hat, um es zu überwachen, zu analysieren und darüber Bericht zu erstatten.

Durch einen schlankeren, genaueren Prozess, wodurch Papierprozesse eliminiert werden. Neben den Fehlern, die aufgrund der komplizierten Versionskontrolle in der Welt der Tabellenkalkulationen alltäglich sind, vereinfacht die elektronische Rechnungsstellung die Datenerfassung für Finanzteams und verbessert die Genauigkeit. Finanzteams können Rechnungen einfacher durch Online-Versanddaten validieren, um Zahlungen einzuleiten und Kosten zu prognostizieren.

7. Es macht Ihr CSR-Team glücklich

Nachhaltigkeit ist ein immer wichtigeres Thema auf der Vorstandsagenda. Daher ist jedes Projekt, das eine papierlose Umgebung schafft und positiv zu den CSR-Zielen beiträgt, ein Gewinn, ein Gewinn. Da Rechnungsdaten und -dokumentation online ausgetauscht werden, müssen keine Formulare zwischen Handelspartnern gedruckt oder gebucht werden. Jeder profitiert davon, Dokumente online über ein System anzeigen zu können, das eine verbesserte Sichtbarkeit und einen sicheren, benutzerprofilbasierten Zugriff ermöglicht.

Es verbessert auch Prüfungsversuche, da die Rechnungs- und Zahlungsdaten eines Unternehmens von Anfang an digitalisiert werden. Dies hilft, die Rechnungskonformität bei externen Audits oder im Streitfall nachzuweisen, wobei eine schnelle Berichterstattung über die Compliance unabdingbar ist.

Die vorteilhaften Gründe für die Online-Verwaltung Ihrer Lieferkettenrechnungen liegen auf der Hand und sie reichen weit über Ihr Unternehmen hinaus. Die eigentliche Frage, die es zu beantworten gilt, lautet also: Warum sollten Sie Ihre Rechnungen nicht online verwalten?