Les chefs d’entreprise comprennent largement que des processus commerciaux qui ne sont pas rationalisés peuvent créer des frustrations pour les employés et entraîner une augmentation du temps et des coûts, ce qui peut entraver la croissance de l’entreprise.
Il n’est pas rare que les entreprises, tout en donnant l’impression d’être calmes, se comportent comme des canards sur l’eau, pagayant frénétiquement sous la surface pour continuer à avancer. C’est souvent la même raison pour laquelle les entreprises ont du mal à investir le temps nécessaire pour étudier comment elles pourraient gérer leurs opérations de manière plus efficace. Souvent, une entreprise doit prendre du recul pour consacrer des ressources à la rationalisation de ses processus avant de pouvoir faire des pas de géant en avant.
Investir dans des logiciels et des services de conseil en automatisation des processus métier (BPA) peut permettre à une entreprise de consacrer des ressources à l'analyse et à l'optimisation de ses processus métier, afin d'augmenter la qualité et l'efficacité de ses opérations. Le résultat final est que l'entreprise a plus de temps à consacrer à l'amélioration de sa compétitivité et à l'augmentation de ses bénéfices.
Les premières étapes d'un projet d'automatisation des processus métier sont la modélisation et l'analyse. Cependant, les logiciels d'automatisation des processus métier vont plus loin et peuvent résoudre des problèmes qui ne peuvent pas être contrôlés manuellement. Cela peut se faire par l'automatisation ou en supprimant le besoin d'intervention humaine.
Explorons ce que nous pensons être les 5 principaux avantages de la mise en œuvre de l’automatisation des processus métier :
- Accélère l'achèvement du processus
Les processus métier manuels ont une certaine limite de rapidité. Les logiciels d'automatisation peuvent réduire considérablement ce temps car ils permettent de réaliser des tâches simultanément et de les faire progresser automatiquement via un flux de travail prédéfini. De plus, ils peuvent demander aux utilisateurs d'effectuer les actions nécessaires avant les délais.
Les tâches inutiles peuvent augmenter le temps global nécessaire à l'exécution des processus métier. L'automatisation des processus métier utilise la modélisation pour éliminer ces tâches et optimiser le flux d'informations. Cela permet aux entreprises de réaligner leurs priorités et de rationaliser leurs opérations quotidiennes, réduisant ainsi le temps global nécessaire à l'exécution des processus métier essentiels.
- Améliore le suivi, la surveillance et la création de rapports
Les entreprises doivent souvent prendre des décisions basées sur des « estimations » fondées sur un mélange d'expérience, de bon sens et d'instinct. Le problème avec ce type de processus manuel et de flux de décision est qu'il est incapable de calculer automatiquement des données précises et à jour. Par conséquent, l'entreprise ne dispose pas des informations les plus précises sur lesquelles fonder ses décisions, ses tactiques ou sa stratégie.
C'est pourquoi les logiciels de Business Intelligence sont un domaine qui attire de plus en plus d'investissements. Ils permettent de prendre des décisions intelligentes en fonction des données générées à partir des informations recueillies. L'automatisation des processus collecte et traite régulièrement des données. Ces données sont ensuite mises à la disposition des entreprises pour surveillance et analyse, ce qui leur permet de prendre des décisions plus éclairées. L'automatisation des processus métier améliore la manière et la rapidité avec lesquelles la direction peut rendre compte de l'activité régulière, car les enregistrements sont automatiquement collectés et interprétés.
- Élimine le risque d'erreur humaine
Il est inévitable que les gens commettent à un moment ou à un autre des erreurs lorsqu'ils travaillent manuellement, en particulier lorsque la charge de travail est extrêmement élevée. L'un des principaux avantages de l'automatisation des processus métier est qu'elle permet de réduire les erreurs humaines en effectuant des contrôles et en exécutant régulièrement des tâches de haute qualité en coulisses.
L'erreur humaine n'a pas sa place dans les différentes étapes du travail, car chaque étape est automatisée. L'ordinateur fournit des données assistées par ordinateur pour vérifier les erreurs logiques, ce qui peut améliorer considérablement les niveaux de précision sur le lieu de travail. Cela signifie en fin de compte que l'on passe moins de temps à rectifier les problèmes ou à régler les réclamations des clients, qui ont souvent également un impact financier sur une entreprise.
- Diminue la charge de travail
Les entreprises peuvent rencontrer des problèmes de croissance en raison de tâches effectuées manuellement qui peuvent prendre un temps déraisonnable, en particulier lorsqu'elles sont complexes. Il est logique de réduire la charge de travail manuelle des employés pour utiliser au mieux leurs compétences et se concentrer sur leurs compétences de base. Les logiciels d'automatisation des processus métier permettent de collecter rapidement des informations à partir de différentes sources et systèmes, qui peuvent être facilement collaborées pour générer automatiquement des rapports.
De la vérification orthographique aux calculs complexes, les logiciels d'application peuvent aider les employés à accomplir leur travail, mais les logiciels d'application de processus métier les libèrent complètement pour assumer différentes responsabilités et travailler plus efficacement au sein de l'entreprise. En mettant en œuvre des alertes de gestion des exceptions intelligentes, les employés peuvent concentrer leur attention sur les problèmes importants au sein de l'entreprise.
- Facilite la conformité
Les entreprises doivent s’assurer qu’elles se conforment à des normes juridiques en constante évolution et de plus en plus strictes. Par exemple, la pression exercée sur les entreprises s’intensifie pour qu’elles prouvent qu’elles opèrent conformément aux normes minimales de responsabilité sociale des entreprises et d’éthique.
Les entreprises doivent former chaque employé à la conformité afin qu'il puisse assumer sa responsabilité juridique en cas de problème. Il existe une marge d'erreur importante qui peut entraîner des complications lorsque les règles ne sont pas respectées. Un logiciel d'automatisation des processus métier peut atténuer les inquiétudes qu'une entreprise pourrait avoir en matière de non-conformité, car le processus automatisé permet de faire respecter toutes les règles. Il peut également fournir un enregistrement traçable de l'activité qui peut aider l'entreprise à prouver ses efforts en matière de conformité.