La gestion de la documentation fait partie intégrante de la gestion d'une chaîne d'approvisionnement. La génération des documents nécessaires en ligne et l'automatisation du processus de gestion contribuent à accroître la conformité au sein de l'organisation et peuvent faire gagner un temps considérable à vos équipes d'importation et de finance.
La gestion des factures via un système de facturation en ligne contribuera également à créer un processus unique de bout en bout qui fonctionne dans plusieurs zones géographiques. Il devrait rationaliser les opérations de la chaîne d'approvisionnement mondiale et accroître la conformité des factures grâce à la gestion et à l'automatisation de la documentation en ligne.
Il existe 7 raisons pour lesquelles les organisations se tournent vers l’utilisation d’un système de facturation en ligne, comme indiqué ci-dessous :
1. Il est moins cher de produire une facture électronique
Le coût de traitement d'une facture papier est en moyenne de 17,60 euros pour un commerçant et de 11,10 euros pour un fournisseur. Le traitement électronique de la même facture coûte respectivement 6,70 euros pour l'acheteur et 4,70 euros pour le fournisseur.
Selon l'Office européen des statistiques, environ 16 milliards de factures B2B sont traitées chaque année en Europe seulement. Banque allemande. Passer à la facturation électronique peut entraîner de réelles économies et réduire les tâches administratives manuelles. Les faits et chiffres ci-dessous mettent en évidence le retour sur investissement potentiel qui peut être obtenu en passant à la facturation électronique.
2. Il est plus facile d'intégrer des partenaires commerciaux mondiaux
À mesure que le nombre de fournisseurs étrangers augmente, le besoin de conformité et de normalisation augmente également. Il est extrêmement difficile pour les grandes organisations de gérer des factures manuelles sous différents formats. Ces organisations ont besoin d'une solution simple pour leurs partenaires commerciaux, qui peuvent être situés n'importe où dans le monde, afin de gérer facilement les transactions quotidiennes de la chaîne d'approvisionnement, de manière visible, ouverte et collaborative. Les entreprises dépendent également de l'exactitude des factures et des documents pour des raisons réglementaires. Il est donc essentiel de s'assurer que les détails critiques sont saisis à chaque fois (comme l'exigence de certificat d'origine pour les accords de libre-échange).
3. Il est plus facile pour les fournisseurs qui sont de plus en plus férus de technologie
Les fournisseurs sont devenus beaucoup plus experts en informatique ces derniers temps. Ils préfèrent souvent utiliser un système de facturation en ligne pour générer et partager les factures de manière indépendante avec leurs clients. À mesure que leurs compétences informatiques générales s'améliorent, les partenaires commerciaux sont prêts et capables d'effectuer eux-mêmes les tâches de gestion de documents de base.
Ils apprécient les avantages de la gestion de la documentation en ligne, car elle leur permet également de gagner du temps en générant et en approuvant les factures rapidement et facilement, avec vérification, alertes et approbation instantanées. Ils peuvent également recevoir des mises à jour automatiques sur le statut des factures et suivre leur progression pour s'assurer que les paiements arrivent sur leur compte bancaire en temps opportun.
4. Cela permet d'économiser de l'argent et d'accélérer les paiements
Les factures étant générées et approuvées en temps réel, les fournisseurs sont payés plus rapidement, ce qui améliore leur trésorerie. En optant pour une gestion sans papier, ils économisent non seulement de l'argent, mais ils dépensent également moins d'argent en temps et en matériel, comme les frais d'impression et d'envoi.
5. Il renforce les relations fournisseur/acheteur
Un système de facturation et de paiement rapide contribue à renforcer les relations entre acheteurs et fournisseurs, encourageant ainsi les achats répétés. Si vos fournisseurs sont payés en temps voulu, il est probable qu'ils donneront la priorité à vos commandes, garantissant ainsi une gestion plus stricte de vos délais.
GXS a étudié les impacts positifs de la facturation électronique plus étroitement pour les trois principales parties prenantes de la chaîne d’approvisionnement.
6. Cela rend votre équipe financière heureuse
La mise en correspondance des informations de la chaîne d'approvisionnement, des connaissements et des factures manuelles est un processus fastidieux pour toute équipe financière. La numérisation des processus de facturation et de gestion des documents de votre chaîne d'approvisionnement contribue favorablement à vos marges bénéficiaires, mais réduit également les tâches administratives fastidieuses nécessaires pour s'assurer que les factures correspondent à ce qui a été réellement reçu. C'est un élément sur lequel l'équipe financière est étroitement responsable pour surveiller, analyser et rendre compte.
Grâce à un processus plus simple et plus précis, les processus papier sont éliminés. En plus des erreurs courantes résultant du contrôle de version délicat dans le monde des feuilles de calcul, la facturation électronique simplifie la saisie des données pour les équipes financières et améliore la précision. Les équipes financières peuvent valider plus facilement les factures grâce aux données d'expédition facilement accessibles en ligne pour initier les paiements et prévoir les coûts.
7. Cela rend votre équipe RSE heureuse
Le développement durable est un sujet de plus en plus important à l'ordre du jour des comités de direction. Par conséquent, tout projet qui instaure un environnement sans papier et contribue positivement aux objectifs de RSE est gagnant-gagnant. Les données et la documentation des factures étant partagées en ligne, il n'y a plus besoin d'imprimer ou de poster des formulaires entre partenaires commerciaux. Tout le monde profite de la possibilité de consulter les documents en ligne grâce à un système qui permet une meilleure visibilité et un accès sécurisé basé sur le profil utilisateur.
Les contrôles comptables sont également facilités, car les factures et les données de paiement sont numérisées dès le départ. Cela permet de prouver la conformité des factures en cas d'audits externes ou de litiges, où il est indispensable de rendre compte rapidement de la conformité.
Les avantages de la gestion en ligne des factures de votre chaîne d'approvisionnement sont évidents et s'étendent à toute votre organisation. La vraie question à laquelle il faut répondre est donc la suivante : pourquoi ne choisiriez-vous pas de gérer vos factures en ligne ?