Introduction
1.1. Si vous avez des questions sur cette politique ou si vous ne savez pas comment agir dans une situation particulière, vous devez, avant d'agir, demander conseil à votre superviseur, à votre responsable ou au responsable de la conformité.
Qu'est-ce que la corruption
2.1. La corruption est une forme de corruption. En termes simples, la corruption est l'utilisation abusive d'un pouvoir conféré à des fins personnelles.
2.2. Un pot-de-vin est un avantage financier ou autre offert, fourni, autorisé, demandé ou reçu en guise d'incitation ou de récompense pour l'exécution inappropriée d'une fonction pertinente par une personne ou dont la réception constituerait en soi une conduite inappropriée. Dans certaines juridictions, il peut s'agir simplement de conférer une valeur ou un avantage à un employé ou à une personne employée en tant qu'agent s'il existe un risque que son acceptation soit dissimulée à l'employeur.
2.3. Un pot-de-vin peut inclure de l’argent, ou toute offre, promesse ou cadeau de quelque chose de valeur ou d’avantage. Il n’est pas forcément d’une grande valeur. Il peut s’agir de divertissements, de voyages, de programmes d’incitation, de primes à la signature, d’une offre d’emploi ou de stage, de paiements excessifs à des fournisseurs gouvernementaux ou de rabais ou de « pots-de-vin » en rapport avec des services fournis à EV Cargo Global Forwarding. Il peut également s’agir d’avantages intangibles tels que la fourniture d’informations ou d’une assistance pour obtenir un avantage ou un bénéfice.
Définitions et interprétation
3.1 Les termes suivants doivent être définis et/ou interprétés comme suit :
3.2.1. Il n'existe pas de définition universellement acceptée de la corruption. Toutefois :
a. La corruption désigne le fait de donner, d'offrir, de promettre ou de recevoir, directement ou indirectement, quelque chose de valeur dans l'intention d'influencer de manière inappropriée le comportement ou la prise de décision d'une personne afin d'obtenir ou de conserver un avantage, ou de récompenser une personne pour un tel comportement ;
b. La corruption désigne l'abus de pouvoir malhonnête ou frauduleux ou l'exécution inappropriée d'une fonction de nature publique, liée à une entreprise, exercée dans le cadre d'un emploi, et/ou de toute fonction exercée par ou au nom d'un groupe de personnes (constitué ou non en société).
3.3. Le terme « employés » désigne toutes les personnes travaillant à tous les niveaux et grades au sein d'EV Cargo Global Forwarding, à temps plein ou à temps partiel, quel que soit le lieu où elles se trouvent, y compris les directeurs, cadres supérieurs, dirigeants, consultants, stagiaires, employés détachés, travailleurs à domicile, travailleurs occasionnels, employés d'agence, bénévoles, stagiaires, agents et sponsors ;
3.3.1. Les agents publics comprennent notamment :
a. Fonctionnaires, agents, employés ou représentants publics ou gouvernementaux ;
b. Tout parti politique ou tout dirigeant, agent, employé ou représentant d’un parti politique;
c. Les candidats à une fonction publique ou à un poste au sein d’un parti politique;
d. Les membres des assemblées publiques.
e. Fonctionnaires et employés d’organisations internationales (par exemple les Nations Unies, la Banque mondiale ou le FMI)
f. Les juges ou fonctionnaires des tribunaux internationaux ; et
g. Les employés des administrations contrôlées par le gouvernement et des entreprises publiques.
3.4. Les tiers désignent toute personne ou organisation avec laquelle vous entrez en contact dans le cadre de votre travail pour EV Cargo Global Forwarding, et incluent les clients, fournisseurs, distributeurs, contacts commerciaux, agents, conseillers, organismes gouvernementaux et publics, y compris leurs conseillers, représentants et fonctionnaires, hommes politiques et partis politiques ;
3.5. Un cadeau désigne tout paiement, gratification, gratification, présent ou avantage (pécuniaire ou autre), offert ou reçu, et comprend :
a. Cadeaux, biens, équipements;
b. Des remises personnelles, des commissions ou d’autres formes de rémunération ;
c. Espèces, pourboires, paiements, prêts ou avances ou équivalents d'espèces comme des chèques-cadeaux, des bons cadeaux, des cartes d'achat ; et
d. Des services gratuits, par exemple des assurances, des frais de scolarité, des travaux de réparation ou d’amélioration ou tout traitement préférentiel.
3.6. L'hospitalité désigne toute forme d'agrément social, de divertissement, de voyage et d'hébergement ou toute invitation offerte ou reçue et comprend :
a. Repas : petit-déjeuner, déjeuner, dîner, cocktails, réceptions ;
b. Hébergement à l’hôtel;
c. Voyages et déplacements en voiture, en avion, en train ou en bateau ;
d. Séminaires, congrès ; et
e. Invitations à des événements sportifs, culturels ou sociaux.
Arrière-plan
4.1. Chez EV Cargo Global Forwarding, nous nous engageons à mener nos activités commerciales de manière éthique et légale.
4.2. Nous adoptons une approche de tolérance zéro à l’égard de la corruption et nous nous engageons à agir de manière professionnelle, équitable et intègre dans toutes nos transactions et relations commerciales, partout où nous opérons.
4.3. Toutes les lois, coutumes ou pratiques locales qui tolèrent, autorisent ou ignorent la corruption en dessous d'un certain seuil doivent être ignorées aux fins du respect de la présente politique.
4.4. La présente politique a pour objectif de :
a. Énoncer nos responsabilités et nos normes minimales;
b. Définir les responsabilités de ceux qui travaillent pour nous ; et
c. Fournir des informations et des conseils pour assurer le respect de toutes les lois et réglementations pertinentes, y compris la loi américaine sur les pratiques de corruption à l’étranger de 1977 (« FCPA ») et la loi britannique sur la corruption de 2010 (« UKBA »).
4.5. Nous attendons de nos partenaires commerciaux et fournisseurs qu'ils adoptent des normes qui correspondent aux nôtres lorsqu'ils font affaire avec EV Cargo Global Forwarding ou lorsqu'ils agissent en notre nom.
4.6. Cette politique décrit les comportements que l'entreprise considère comme acceptables et inacceptables afin de protéger notre réputation et de garantir le respect de la législation anti-corruption. Elle ne remplace pas la nécessité pour vous d'appliquer votre propre bon sens et votre bon jugement, car elle ne peut pas couvrir tous les scénarios qui peuvent se présenter.
4.7. Afin d'éviter tout doute, EV Cargo Global Forwarding n'imposera aucune pénalité à un employé qui se conforme aux règles d'EV Cargo Global Forwarding en refusant de se livrer à toute forme de corruption, même si une telle décision entraîne une perte d'activité ou toute autre conséquence commerciale négative.
4.8. Tous les employés, partenaires commerciaux et fournisseurs sont vivement encouragés à soulever toute question, tout doute ou toute préoccupation concernant tout aspect de cette politique, conformément aux paragraphes 69 à 72 ci-dessous.
Application
5.1. Cette politique s'applique à EV Cargo Global Forwarding, à ses filiales, associés et sociétés minoritaires, aux employés de ces entités (voir définition ci-dessus) et à toute autre personne associée à ces entités, où qu'elle se trouve.
Paiements de facilitation
6.1. Les paiements de facilitation sont généralement des paiements non officiels versés à des agents publics dans le but d'assurer, de faciliter ou d'accélérer l'exécution administrative d'actions gouvernementales de routine (par exemple, la délivrance de permis ou de licences, les contrôles d'immigration ou la libération de marchandises retenues en douane) et sont parfois appelés paiements « d'accélération » ou « de graissage ».
6.2. Bien que certaines lois anti-corruption écrites locales autorisent de tels paiements, comme indiqué ci-dessus, ces lois doivent être ignorées aux fins de la présente politique – la politique d'EV Cargo Global Forwarding est d'interdire de telles pratiques.
6.3. Parfois, ces paiements sont exigés de manière menaçante. Si vous pensez que vous (ou quelqu'un d'autre) seriez en danger si vous n'effectuiez pas un paiement, nous ne nous attendons pas à ce que vous refusiez de l'effectuer. Si vous effectuez un paiement dans ces circonstances, vous devez en informer le responsable de la conformité d'EV Cargo Global Forwarding dès que possible (les coordonnées se trouvent au bas de cette politique).
6.4. En supposant que le paiement ait été effectué en réponse à une menace pour la vie, la sécurité ou la santé, les circonstances n’entraîneraient probablement pas de mesures disciplinaires.
Cadeaux et hospitalité
7.1. Offrir ou accepter des cadeaux et des marques d'hospitalité raisonnables et proportionnés constitue une pratique acceptée et fait partie de l'établissement et du maintien de bonnes relations commerciales. Néanmoins, il est important de reconnaître que certains cadeaux et marques d'hospitalité peuvent être perçus comme excessifs ou inappropriés. Par conséquent, tous les employés doivent au préalable examiner attentivement la nature et l'intention de chaque cadeau et marque d'hospitalité proposés (qu'ils soient offerts ou reçus).
7.2. Selon leur poste, certains employés seront plus souvent confrontés à cette situation que d'autres. Il est notamment essentiel que les employés ayant des relations directes avec des clients ou des fournisseurs, y compris des fonctionnaires, des sous-traitants, des partenaires commerciaux, des agents, des consultants, des représentants, des organismes ou autorités de régulation, des médias ou tout autre tiers, soient pleinement informés et se conforment à cette instruction. Cela s'applique indépendamment du fait que les cadeaux et les marques d'hospitalité soient offerts ou donnés directement ou par l'intermédiaire d'un intermédiaire.
7.3. Nous sommes une entreprise axée sur les personnes et, par conséquent, une hospitalité raisonnable et l'offre de cadeaux modestes dans un cadre professionnel normal sont acceptables. Cependant, nous voulons réussir en affaires pour les bonnes raisons. Un paiement ou la fourniture d'un cadeau destiné à influencer de manière inappropriée un décideur ne nous permet pas de remporter des marchés et n'est pas autorisé par la loi (voir la définition de la corruption ci-dessus). Considérations
7.4. Nous reconnaissons que, dans certaines cultures, de bonnes relations d’affaires peuvent parfois impliquer l’échange de cadeaux symboliques et d’hospitalité.
7.5. La question fondamentale à se poser pour déterminer si un cadeau ou une manifestation d'hospitalité (qu'il soit offert ou reçu) pourrait être considéré comme inapproprié est la suivante :
a. « Le cadeau ou l’hospitalité est-il proportionné, raisonnable et pas excessivement extravagant compte tenu des circonstances ; et
b. offert sans aucune intention illégale et/ou contraire à l’éthique ? »
7.6. Si la réponse aux deux parties de la question de base est « Oui », il est peu probable que ce cadeau ou cette hospitalité enfreignent les lois anti-corruption.
7.7. Si la réponse à l’une ou l’autre des questions est « Non », l’employé ne doit pas offrir ou accepter le cadeau ou l’hospitalité, même s’il entre dans les limites autorisées décrites ci-dessous.
7.8. Pour s’assurer qu’un cadeau ou une marque d’hospitalité ne soit pas considéré comme inapproprié, tous les employés doivent se conformer aux principes et aux exigences d’approbation préalable énoncés ci-dessous.
Principes directeurs
8.1. Les principes directeurs suivants doivent être gardés à l'esprit :
Explication du principe directeur
Aucun avantage Aucun cadeau ou octroi d'une quelconque forme d'hospitalité ne doit être fait dans le but d'obtenir, en violation des devoirs du destinataire, un avantage de quelque nature que ce soit ou d'influencer le résultat d'une décision commerciale. Il en va de même lorsqu'on reçoit un cadeau ou qu'on bénéficie d'une hospitalité.
Valeur raisonnable Les cadeaux et les marques d'hospitalité sont censés être de simples expressions de courtoisie. Ils doivent se limiter à une valeur raisonnable. La détermination de ce qui est raisonnable peut varier d'un pays à l'autre en fonction du niveau de vie et des coutumes locales. Le niveau hiérarchique du donateur et du bénéficiaire est également un critère à prendre en considération.
Au nom d'EV Cargo Global Forwarding Les cadeaux et les invitations sont offerts au nom d'EV Cargo Global Forwarding et payés par EV Cargo Global Forwarding. Lorsque l'objectif est une relation professionnelle, aucun employé ne peut payer le cadeau ou l'invitation personnellement.
Fréquence Les cadeaux et marques d’hospitalité coûteux offerts ou donnés à un tiers doivent rester exceptionnels.
Il est interdit d'offrir ou de recevoir un cadeau ou une marque d'hospitalité pendant les périodes critiques où des décisions commerciales importantes sont prises. Par exemple, pendant un processus d'appel d'offres, avant la signature d'un contrat, lorsqu'un contrat est renégocié et lorsqu'une réclamation survient.
Réciprocité Étant donné que les cadeaux et les hospitalités n’ont pas pour but d’influencer une décision d’affaires et qu’ils doivent avoir une valeur raisonnable, modeste ou symbolique, la réciprocité est un élément clé pour évaluer si les cadeaux et les hospitalités offerts ou reçus sont appropriés.
Transparence Les cadeaux et les marques d’hospitalité ne doivent pas être offerts ou reçus de manière secrète et toutes les dépenses et recettes liées aux cadeaux et aux marques d’hospitalité doivent être correctement enregistrées.
Exigences en matière d’approbation préalable concernant les cadeaux et l’hospitalité
9.1. En ce qui concerne les catégories de personnes suivantes, un employé doit obtenir l'approbation écrite préalable du PDG avant d'offrir ou de recevoir un cadeau ou une marque d'hospitalité :
Fonctionnaires publics
9.1.1. Tout cadeau ou marque d'hospitalité de quelque valeur que ce soit offert à ou par un agent public de quelque nature que ce soit doit être approuvé par écrit au préalable, à l'exception de :
a. des rafraîchissements modestes (par exemple, des boissons gazeuses, du café, du thé, des sandwichs, etc.) offerts dans le cadre d’une réunion d’affaires;
b. des articles de valeur nominale (par exemple, des tasses, des chapeaux, des chemises, des clés USB, des calendriers et des cahiers portant le logo d'une entreprise ou un autre logo officiel) qui sont généralement distribués par l'entreprise à ses clients, fournisseurs et autres en guise de marque de bonne volonté ou à des fins promotionnelles.
Particuliers
a. Tout cadeau ou hospitalité offert à, ou par, une personne qui n'est pas un agent public dans des circonstances dans lesquelles cette personne est un représentant d'un client potentiel, d'un concurrent ou de toute autre partie intéressée impliquée dans un processus d'approvisionnement en cours, ou dans lequel EV Cargo Global Forwarding est par ailleurs en train de chercher activement à obtenir un contrat.
b. Tout cadeau ou marque d'hospitalité offert à ou par une personne qui n'est pas un agent public d'une valeur supérieure à 50 £ au titre des cadeaux et à 100 £ au titre de l'hospitalité, ou l'équivalent en devise étrangère (ci-après dénommé le « montant seuil »), doit être approuvé par écrit à l'avance.
c. Dons de bienfaisance, y compris parrainage. Vous trouverez de plus amples informations dans la présente politique sous Dons de bienfaisance.
d. Les frais d’accueil d’entreprise dont le montant collectif dépasse 2 000 £.
9.2. Si vous avez des doutes concernant une situation particulière impliquant la réception ou la fourniture de cadeaux et d'hospitalité, n'hésitez pas à demander conseil au responsable de la conformité d'EV Cargo Global Forwarding, et EV Cargo Global Forwarding vous encourage à le faire.
Exemples de cas autorisés d'offre de cadeaux et d'hospitalité
10.1. L’offre ou la réception de cadeaux et d’hospitalité est une manière habituelle de renforcer les relations commerciales et, avec certaines restrictions, constitue une pratique commerciale légale.
10.2. Les catégories de cadeaux et d'hospitalité suivantes sont autorisées, à condition qu'elles soient conformes aux règles et principes ci-dessus :
a. Des cadeaux symboliques portant, par exemple, le logo EV Cargo Global Forwarding ;
b. Repas d’affaires habituels et raisonnables, par exemple petits-déjeuners ou déjeuners modestes ;
c. Les repas auxquels participent les employés d'EV Cargo Global Forwarding et une personne avec laquelle EV Cargo Global Forwarding fait régulièrement des affaires ou une personne qui est un client potentiel ;
d. La participation occasionnelle à des événements sportifs ou autres événements de divertissement ordinaires par des employés d'EV Cargo Global Forwarding et par une personne avec laquelle EV Cargo Global Forwarding fait régulièrement des affaires ou par une personne qui est un client potentiel ; et
e. Des cadeaux modestes ou des marques de bonne volonté (comme une bouteille de vin ou un bouquet de fleurs) à la suite de la conclusion d'une transaction ou d'une affaire ou pendant des festivals, des vacances ou d'autres occasions spéciales, à condition que : (i) la valeur totale de ce cadeau ou de cette hospitalité soit inférieure au montant seuil ; et (ii) le cadeau ou l'hospitalité soit offert sans intention illégale ;
10.3. Tous les articles et activités doivent être conformes à toutes les politiques et procédures d'EV Cargo Global Forwarding, et l'abus d'alcool dans le cadre de l'hospitalité commerciale doit être évité.
L'hospitalité doit avoir une raison commerciale claire et ne pas être uniquement destinée au plaisir personnel du destinataire ou de ses proches. 10.4.
10.5. Il est important de surveiller et d’enregistrer les cadeaux et les marques d’hospitalité de faible valeur qui sont fréquemment offerts afin de garantir que, lorsque tous ces cas de cadeaux et de marques d’hospitalité (pour le même client ou une autre personne ou organisme) sont pris ensemble, les marques d’hospitalité ne deviennent pas disproportionnées, déraisonnables ou indûment extravagantes.
Ce qui n’est pas acceptable
11.1. EV Cargo Global Forwarding interdit de recevoir ou d'offrir les catégories de cadeaux et d'hospitalité suivantes :
a. Des remises personnelles, des commissions ou d’autres formes de rémunération ;
b. Des espèces, des paiements, des prêts ou des avances, ou des équivalents d’espèces comme des chèques-cadeaux, des bons d’achat, des cartes d’achat ou même des actions ;
c. Des services gratuits tels que des assurances, des frais de scolarité, des travaux de réparation ou d’amélioration ou un traitement préférentiel ;
d. Forfaits vacances ou loisirs;
e. Les activités à caractère sexuel ou toute activité violant les principes de traitement équitable des êtres humains ;
f. Activités de jeu; et
g. Toutes les marchandises interdites à l’exportation ou les articles illégaux.
11.2. Afin d'éviter toute ambiguïté, ceci n'a en aucun cas pour but d'interdire à EV Cargo Global Forwarding de donner ou de recevoir des cadeaux par ses employés afin de récompenser leur fidélité et/ou leur performance (par exemple, pour une longue période de service au sein d'EV Cargo Global Forwarding).
11.3. Il est interdit aux employés de demander des avantages de quelque nature que ce soit à des partenaires commerciaux existants ou potentiels ; cela n'est pas éthique et peut être illégal. Nous n'encourageons ni n'autorisons un tel comportement.
Tenue de registres concernant les cadeaux ou l'hospitalité
12.1.1Afin de promouvoir et d'assurer la transparence concernant la politique d'EV Cargo Global Forwarding en matière de cadeaux et d'hospitalité, il est essentiel qu'EV Cargo Global Forwarding conserve un registre complet, précis et opportun de tous les cadeaux et exemples d'hospitalité que les employés ont offerts et reçus et qui relèvent des exigences d'approbation préalable énoncées dans la section Cadeaux et hospitalité de la présente politique relative au respect par les employés des principes et des exigences d'approbation préalable.
12.2. Pour atteindre cette transparence, tous les employés d'EV Cargo Global Forwarding doivent se conformer à la politique suivante en matière de tenue de registres.
12.3. Les détails (y compris la valeur estimée/réelle) de tous les cadeaux et marques d'hospitalité offerts ou reçus par un employé qui ont nécessité et reçu une approbation écrite conformément à la présente disposition doivent être enregistrés de la manière suivante. L'employé concerné doit remplir un formulaire d'approbation de cadeaux et marques d'hospitalité d'EV Cargo Global Forwarding et le soumettre au PDG pour approbation. L'approbation doit être demandée et obtenue avant que le cadeau et/ou la marque d'hospitalité ne soient offerts ou reçus, à moins qu'il ne soit pas raisonnablement possible de le faire, auquel cas elle doit être demandée dès que raisonnablement possible par la suite.
Dons de bienfaisance
13.1. Les employés d'EV Cargo Global Forwarding sont libres de faire tout don caritatif à titre privé et non dans le cadre de leur rôle d'employé ou lié à EV Cargo Global Forwarding de toute autre manière. Cependant, chaque employé d'EV Cargo Global Forwarding doit être prudent avant d'accepter de faire un don caritatif (à partir de ses propres revenus personnels et non financé par EV Cargo Global Forwarding) si un tel don a été suggéré ou initié par un client ou un agent d'EV Cargo Global Forwarding en échange ou en contrepartie d'un avantage quelconque pour EV Cargo Global Forwarding.
13.2. Un exemple de cela serait lorsqu'un client d'EV Cargo Global Forwarding suggère, à un employé d'EV Cargo Global Forwarding, de faire un don de bienfaisance personnel (c'est-à-dire non financé par EV Cargo Global Forwarding) à l'organisme de bienfaisance préféré de ce client serait considéré favorablement.
13.3. EV Cargo Global Forwarding fait des dons de bienfaisance de temps à autre, généralement sous forme de parrainage pour soutenir les efforts d'un employé ou un événement caritatif national reconnu, par exemple Comic Relief.
Contributions politiques
13.4. EV Cargo Global Forwarding ne fait aucune contribution aux partis politiques. Nous ne faisons que des dons de bienfaisance qui sont légaux et éthiques selon les lois et pratiques locales.
13.5. Aucun employé d'EV Cargo Global Forwarding ne doit faire de contribution politique sous quelque forme que ce soit au nom de la société. Une contribution politique à ces fins comprendra tout paiement ou don à, ou au profit de, tout politicien, candidat à une élection à une fonction publique, parti politique, organisation (y compris un syndicat au Royaume-Uni), comité d'action politique ou organisation similaire (y compris les niveaux étatique et municipal aux États-Unis), lobbyiste ou groupe de pression.
13.6. Les employés d'EV Cargo Global Forwarding sont libres de faire toute contribution politique à titre privé, conformément à la législation locale et non dans le cadre de leur rôle d'employé d'EV Cargo Global Forwarding ou lié à EV Cargo Global Forwarding de toute autre manière. Cependant, chaque employé d'EV Cargo Global Forwarding doit être prudent avant d'accepter de faire un don de charité (à partir de ses propres revenus personnels et non financé par EV Cargo Global Forwarding) si un tel don a été suggéré ou initié par un client ou un agent d'EV Cargo Global Forwarding en échange ou en contrepartie d'un avantage quelconque pour EV Cargo Global Forwarding.
13.7. Un exemple de cela serait lorsqu'un agent d'EV Cargo Global Forwarding (c'est-à-dire un consultant en recrutement) suggère à un employé d'EV Cargo Global Forwarding que le fait qu'il fasse une contribution politique personnelle (c'est-à-dire non financée par EV Cargo Global Forwarding) (telle qu'identifiée par cet agent) serait considéré favorablement lorsque cet agent déterminerait les modalités de facturation pour le travail effectué au nom d'EV Cargo Global Forwarding.
Tierces parties et personnes associées
14.1. Dans le cadre des opérations d'EV Cargo Global Forwarding, divers tiers fournissent des services pour ou au nom d'EV Cargo Global Forwarding. Les personnes de cette catégorie sont désignées ci-dessous par le terme « personne associée ». Exemples de
14.2. Les personnes associées sont des employés, agents ou filiales d'EV Cargo Global Forwarding.
14.3. Il est important que les employés d'EV Cargo Global Forwarding soient vigilants à l'égard de toute personne associée avec laquelle nous faisons affaire et suivent les procédures énoncées ci-dessous, afin de garantir que nous ne soyons pas tenus responsables des actes non autorisés d'une autre personne ou entité.
14.4. Afin de prévenir la corruption publique et privée, le recours à des tiers est soumis et régi par des procédures internes de conformité et de passation de marchés.
14.5. Une attention particulière sera accordée aux partenaires commerciaux ou aux agents agissant dans des pays à haut risque avant la conclusion de contrats. Les paiements effectués aux partenaires commerciaux, aux agents et aux représentants doivent être justifiés et correctement enregistrés. Les honoraires et commissions à verser à ces personnes doivent représenter une rémunération adéquate et justifiable pour des services légitimes rendus.
Vérifications nécessaires
15.1.1 Sauf disposition contraire ci-dessous, une vérification diligente basée sur l'approche des risques pour les nouvelles personnes associées engagées par EV Cargo Global Forwarding doit être effectuée par le responsable de la conformité d'EV Cargo Global Forwarding ou par une personne de haut rang désignée et instruite par le responsable de la conformité d'EV Cargo Global Forwarding avant que cette personne associée ne soit engagée et instruite par EV Cargo Global Forwarding. Le niveau de risque et l'importance du risque pour la personne associée doivent être évalués en fonction de facteurs tels que les antécédents, l'expérience et la réputation de la personne associée, la nature de la relation, la taille du contrat, le lieu et le type de services fournis, et si les services impliqueront une interaction avec des représentants du gouvernement.
15.2. Une copie de la politique anti-corruption et anti-pots-de-vin de la personne associée doit être demandée et examinée. Si la personne associée ne dispose pas d'une politique anti-corruption et anti-pots-de-vin ou si le responsable de la conformité d'EV Cargo Global Forwarding (ou son représentant) qui supervise la diligence raisonnable ne considère pas que la politique anti-corruption et anti-pots-de-vin de la partie associée est suffisante, une copie de cette politique d'EV Cargo Global Forwarding doit être fournie à la personne associée et celle-ci doit être invitée à confirmer, par écrit, qu'elle comprend la politique et qu'elle se conformera pleinement à ses conditions.
15.3. En ce qui concerne toute personne associée existante, qui est réputée et qui démontre une position similaire à celle d'EV Cargo Global Forwarding en matière de pots-de-vin et de corruption, sous réserve de l'approbation du responsable de la conformité d'EV Cargo Global Forwarding, aucune enquête supplémentaire ne peut être nécessaire aux fins de la diligence raisonnable. Cependant, il est important que les activités commerciales et les opérations de chaque personne associée d'EV Cargo Global Forwarding soient régulièrement surveillées afin qu'une évaluation complète des risques de pots-de-vin et de corruption puisse être effectuée si les circonstances changent et, en particulier, si un soupçon de pots-de-vin ou de corruption de la part de la personne associée apparaît (par exemple, si elle fait l'objet d'une presse négative ou si elle commence ses opérations dans des juridictions à haut risque).
15.4. Tout accord avec la personne associée doit être conclu par écrit et décrire :
a. Les services à exécuter;
b. La base des honoraires, les montants à payer ; et
c. Les autres termes et conditions matérielles.
15.4.1. L'accord doit également contenir des dispositions écrites :
a. Exiger que la personne associée se conforme pleinement aux lois, règles et réglementations applicables, y compris les lois anti-corruption ;
b. Accorder à EV Cargo Global Forwarding des droits de surveillance et d’audit appropriés ; et
c. Permettre à EV Cargo Global Forwarding de mettre fin à la relation en cas de non-respect de tout engagement lié à la lutte contre la corruption.
15.5. Chaque employé d'EV Cargo Global Forwarding est tenu de signaler tout soupçon de corruption dans le cadre de ses relations avec toute personne associée, conformément à la procédure définie dans la politique de dénonciation d'EV Cargo Global Forwarding.
Approvisionnement
16.1. Les entrepreneurs, fournisseurs et autres partenaires commerciaux doivent être impliqués dans un processus formel et équitable qui comprend, le cas échéant, des exigences écrites en matière de lutte contre la corruption.
16.2. Vous devez vous assurer que toutes les activités et transactions sont correctement autorisées, enregistrées avec précision et réalisées conformément aux politiques d'EV Cargo Global Forwarding et aux lois anti-corruption applicables.
16.3. Vous devez fonder vos décisions d'achat et de passation de marchés sur la meilleure valeur attendue, en tenant compte des avantages du prix, de la qualité, des performances, des compétences, de la conformité et de l'adéquation. Aucun dirigeant ou employé ne peut solliciter ou accepter un quelconque avantage financier ou autre offert, fourni, autorisé, demandé ou reçu en guise d'incitation ou de récompense pour l'exécution inappropriée de ses fonctions liées aux décisions d'achat ou de passation de marchés.
16.4. Les dirigeants et employés doivent être vigilants quant aux risques présentés par tout partenaire d'approvisionnement ou de contrat potentiel. Si vous avez des inquiétudes quant à savoir si le recours à un tiers pourrait enfreindre les principes énoncés dans la présente politique, vous devez en faire part à votre superviseur, à votre responsable ou au responsable du commerce éthique.
Tenue de registres
17.1. EV Cargo Global Forwarding tiendra des livres et des registres qui reflètent avec précision et équité toutes les transactions.
17.2. Aucune personne travaillant pour ou au nom d'EV Cargo Global Forwarding ne peut faire de fausses inscriptions dans les livres et registres d'EV Cargo Global Forwarding, ni participer à la création de tout document faux ou trompeur justifiant le déboursement des fonds d'EV Cargo Global Forwarding.
17.3. EV Cargo Global Forwarding exigera une comptabilité des transactions suffisamment détaillée pour garantir que les paiements irréguliers ne puissent être dissimulés à tout contrôle et, en particulier, vous devez :
a. Déclarer et se conformer à l'obligation d'enregistrer et, si nécessaire, de demander une approbation préalable pour tous les cadeaux et marques d'hospitalité acceptés ou offerts, conformément aux dispositions ci-dessus ; et
b. Préparer et tenir à jour, avec une exactitude et une exhaustivité strictes, les comptes, les factures, les mémorandums (enregistrement des détails de toutes les réunions importantes) et autres documents et dossiers relatifs aux transactions avec des tiers, tels que les clients, les fournisseurs et les contacts commerciaux.
Formation et communication
18.1. La formation sur cette politique fait partie du processus d'intégration des nouveaux employés requis. Les employés existants recevront une formation régulière et pertinente qui est obligatoire pour tous les employés requis d'EV Cargo Global Forwarding, du haut en bas.
18.2. Notre approche de tolérance zéro en matière de corruption doit être communiquée à tous les fournisseurs, entrepreneurs et partenaires commerciaux dès le début de notre relation commerciale avec eux et, si nécessaire et approprié, par la suite.
Mesures disciplinaires
18.3. Tout employé qui ne respecte pas les dispositions de la présente politique ou toute loi anti-corruption applicable, y compris la FCPA ou la UKBA, sera passible de mesures disciplinaires.
18.4. Voici quelques exemples d'actions ou d'omissions pouvant entraîner des mesures disciplinaires :
a. Une violation des exigences de la présente politique;
b. Une violation des exigences de toute loi anti-corruption applicable ;
c. Le défaut de signaler une violation présumée ou réelle de la présente politique ou de toute loi anti-corruption applicable ; et
d. Manque d’attention ou de diligence concernant tout employé ou personne associée qui conduit directement ou indirectement à une violation des exigences de cette politique ou de toute loi anti-corruption applicable.
Responsabilité de la politique
19.1. Le Comité d'éthique et de conformité (un sous-comité du conseil d'administration d'EV Cargo Global Forwarding) a la responsabilité générale de veiller à ce que cette politique soit efficacement mise en œuvre dans l'ensemble d'EV Cargo Global Forwarding. Le Comité d'éthique et de conformité rendra compte rapidement au conseil d'administration de toute question impliquant une conduite criminelle, une conduite criminelle potentielle ou une violation de cette politique.
19.2. Le Comité d'éthique et de conformité supervisera le travail du responsable de la conformité d'EV Cargo Global Forwarding et de toute personne à laquelle des rôles et/ou responsabilités particuliers en matière de conformité ont été attribués.
19.3. La politique sera formellement revue par le Comité d'éthique et de conformité sur une base annuelle et contrôlée régulièrement par le responsable de la conformité d'EV Cargo Global Forwarding (en particulier, en réponse à tout changement important apporté à la législation et aux directives procédurales pertinentes), afin de garantir qu'elle est appropriée, adéquate et efficace. Toutes les améliorations nécessaires identifiées seront mises en œuvre rapidement.
19.4. Les employés et les personnes associées d'EV Cargo Global Forwarding qui sont tenus de se conformer aux termes de la politique seront informés de tout changement clé apporté.
19.5. En outre, une évaluation des risques de corruption sera effectuée dans le cadre de la révision annuelle de la présente politique et celle-ci sera révisée si nécessaire. Si de nouveaux domaines de corruption sont identifiés en dehors du processus de révision annuelle, la présente politique sera modifiée en conséquence.
19.6. Les systèmes et procédures d’audit interne feront l’objet d’un examen régulier afin de garantir leur efficacité dans la lutte contre la corruption.
Questions et préoccupations
20.1. Les employés d'EV Cargo Global Forwarding sont vivement encouragés à soulever des questions ou des préoccupations le plus tôt possible concernant :
a. La portée et l’application de la présente politique;
b. Si un acte particulier constitue un acte de corruption, de pots-de-vin ou une violation de cette politique ; ou
c. Tout cas ou suspicion de faute professionnelle, ou toute action qui pourrait autrement être considérée comme une violation de cette politique.
20.2. Toutes les questions ou préoccupations de ce type seront traitées dans la plus stricte confidentialité et devront être transmises au responsable de la conformité d'EV Cargo Global Forwarding.
20.3. EV Cargo Global Forwarding encourage activement ses employés à faire part de leurs préoccupations sans crainte de représailles ou de traitement préjudiciable et s'engage à offrir son soutien à ces personnes. En aucun cas, un employé ne doit ignorer ou « fermer les yeux » lorsque les circonstances indiquent une possible violation de cette politique.
Dénonciation
21.1. Afin de fournir un canal efficace pour les signalements de mauvaise conduite, EV Cargo Global Forwarding dispose d'une ligne d'assistance téléphonique confidentielle dédiée à la dénonciation et peut être contactée au 0800 374199.
Si vous êtes en dehors du Royaume-Uni, vous devez vous référer à l’annexe 1 pour obtenir une liste de numéros de contact.
Ceux-ci sont tous exploités 24h/24 et 7j/7 par Navex Global. (Une fois le contrat mis à jour avec Navex Global, ils émettront une nouvelle liste de contacts à joindre à cette politique).
Coordonnées utiles :
E-mail: [email protected]
