Le remplissage de formulaires est un aspect inévitable de la majorité des processus commerciaux et, dans la chaîne d'approvisionnement, il est probable qu'un formulaire apparaisse à un moment donné, que ce soit lors du traitement des commandes d'achat ou de la saisie des données d'expédition. Ces tâches peuvent prendre du temps, mais elles ne doivent pas nécessairement l'être. À mesure que de plus en plus de processus évoluent vers l'automatisation, il est important que tous les formulaires à remplir soient intuitifs et faciles à utiliser pour l'utilisateur.
Dans cet article de blog, nous allons partager cinq règles pour vous aider à améliorer l'efficacité des formulaires que vous utilisez dans n'importe quel secteur de votre entreprise. En fournissant des directives claires, vous pouvez améliorer la façon dont les gens interagissent avec les formulaires et rationaliser l'expérience utilisateur pour que la chaîne d'approvisionnement fonctionne mieux, tout en vous assurant de collecter les données dont vous avez besoin.
Règle 1 : Optimisez vos champs
Prévoyez 7 à 15 champs pour chaque section du formulaire. Moins de champs signifie moins de temps, et en divisant le formulaire en sections, l'utilisateur peut clairement voir la partie du formulaire qu'il doit encore remplir. Cela facilite également la segmentation des données, car tout peut être regroupé de manière logique. Lorsque vous créez vos champs, assurez-vous d'indiquer clairement quels champs sont obligatoires pour enregistrer les données manquantes.
Règle 2 : Regroupement et classement
Le regroupement de champs similaires peut sembler évident, mais il s'agit d'un moyen efficace d'encourager les utilisateurs à remplir le formulaire. Le regroupement en sections et l'ordre logique, par exemple les informations personnelles suivies des informations d'expédition, accélèrent les délais de traitement et empêchent les utilisateurs de chercher le champ suivant. Les mises en page à colonne unique fonctionnent également mieux pour les formulaires, alors ne compliquez pas trop votre mise en page !
Règle 3 : restez clair et simple
Lors de la rédaction de votre formulaire, veillez à ce que toutes les questions soient claires et simples afin d'éviter toute saisie ambiguë ou inutile. Veillez toutefois à ne pas compliquer les questions dans le but de supprimer des champs. Cela peut entraîner une confusion lors de la collecte de données, en particulier si elles sont numériques. L'utilisateur doit savoir dès le départ ce qu'il doit saisir dans le champ.
Règle 4 : Utiliser le remplissage automatique et les inférences
Lorsqu'un utilisateur remplit le formulaire, il peut être possible d'adopter le remplissage automatique pour les réponses futures. Un logiciel intelligent peut rechercher des réponses suggérées pour les champs futurs. Par exemple, lors de la sélection d'un pays, l'indicatif du pays pour le numéro de téléphone sera automatiquement rempli. Ou peut-être lors de la sélection d'un mode de transport comme le transport aérien, les autres champs nécessaires pour le fret routier ou maritime sont supprimés. Cela permet d'accélérer le processus et d'éviter aux utilisateurs de faire défiler des sections non pertinentes ou de perdre du temps à saisir des données qu'ils ont déjà remplies.
Pour simplifier encore davantage les choses, activez la possibilité d'enregistrer les informations que les utilisateurs pourraient avoir besoin de renseigner dans les formulaires futurs. Cela permet de gagner du temps si des données telles que la destination de l'expédition ou les numéros de fournisseur sont déjà renseignées dans les champs correspondants.
Règle 5 : Faire des suggestions pertinentes
Les formulaires sont inévitables, mais ils ne doivent pas nécessairement être compliqués. En suivant ces cinq règles, vous offrirez à vos utilisateurs un moyen simple, efficace et fiable de remplir des formulaires et vous pourrez être sûr de collecter les données dont vous avez besoin.