व्यवसाय प्रबंधकों द्वारा यह व्यापक रूप से समझा जाता है कि यदि व्यवसाय प्रक्रियाएं सुव्यवस्थित नहीं हैं, तो इससे कर्मचारियों में निराशा उत्पन्न हो सकती है, साथ ही समय और लागत में वृद्धि हो सकती है, जो व्यवसाय के विकास में बाधा उत्पन्न कर सकती है।
यह असामान्य नहीं है कि कंपनियाँ अपने ग्राहकों के सामने शांति का भाव प्रदर्शित करती हैं, लेकिन इसके बजाय पानी पर तैरते बत्तख की तरह होती हैं, क्योंकि वे आगे बढ़ने के लिए सतह के नीचे बेतहाशा चप्पू चलाती रहती हैं। अक्सर यही कारण है कि कंपनियाँ यह पता लगाने के लिए आवश्यक समय निवेश करने में संघर्ष करती हैं कि वे अधिक कुशल संचालन कैसे चला सकती हैं। अक्सर, किसी व्यवसाय को आगे की ओर बड़ी छलांग लगाने से पहले अपनी प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित करने के लिए संसाधन समर्पित करने के लिए कुछ कदम पीछे हटने की आवश्यकता होती है।
बिजनेस प्रोसेस ऑटोमेशन (BPA) सॉफ्टवेयर और कंसल्टेंसी में निवेश करने से कंपनी अपने व्यवसाय प्रक्रियाओं का विश्लेषण और अनुकूलन करने के लिए संसाधन समर्पित कर सकती है, जिससे उनके संचालन की गुणवत्ता और दक्षता बढ़ सकती है। इसका अंतिम परिणाम यह होता है कि व्यवसाय के पास अधिक प्रतिस्पर्धी होने और अपने मुनाफे को बढ़ाने पर ध्यान केंद्रित करने के लिए अधिक समय होता है।
बिजनेस प्रोसेस ऑटोमेशन प्रोजेक्ट के पहले चरण मॉडलिंग और विश्लेषण हैं, हालांकि बिजनेस प्रोसेस ऑटोमेशन सॉफ्टवेयर इससे आगे जाता है और उन समस्याओं को हल कर सकता है जिन्हें मैन्युअल रूप से नियंत्रित नहीं किया जा सकता है। यह स्वचालन के माध्यम से या मानवीय हस्तक्षेप की आवश्यकता को हटाकर किया जा सकता है।
आइए जानें कि बिजनेस प्रोसेस ऑटोमेशन को लागू करने के शीर्ष 5 लाभ क्या हैं:
- प्रक्रिया पूर्ण होने में तेजी लाता है
मैन्युअल रूप से, व्यवसाय प्रक्रियाओं को कितनी तेज़ी से पूरा किया जा सकता है, इसकी एक सीमा होती है। स्वचालन सॉफ़्टवेयर इस समय को काफ़ी हद तक कम कर सकता है क्योंकि यह कार्यों को एक साथ पूरा करने की अनुमति देता है और पूर्व-निर्धारित वर्कफ़्लो के माध्यम से कार्यों को स्वचालित रूप से आगे बढ़ा सकता है। इसके अलावा यह उपयोगकर्ताओं को समय सीमा से पहले आवश्यक किसी भी कार्रवाई के लिए संकेत दे सकता है।
अनावश्यक कार्य व्यवसाय प्रक्रियाओं को पूरा करने में लगने वाले कुल समय को बढ़ा सकते हैं। व्यवसाय प्रक्रिया स्वचालन इन कार्यों से छुटकारा पाने और सूचना के प्रवाह को अनुकूलित करने के लिए मॉडलिंग का उपयोग करता है। यह कंपनियों को अपनी प्राथमिकताओं को फिर से संरेखित करने और अपने दिन-प्रतिदिन के संचालन को सुव्यवस्थित करने की अनुमति देता है, जिससे महत्वपूर्ण व्यावसायिक प्रक्रियाओं को पूरा करने में लगने वाला कुल समय कम हो जाता है।
- ट्रैकिंग, निगरानी और रिपोर्टिंग में सुधार करता है
व्यवसायों को अक्सर सर्वोत्तम 'अनुमानों' के आधार पर निर्णय लेने होते हैं जो अनुभव, सामान्य ज्ञान और अंतर्ज्ञान के मिश्रण से तैयार किए जाते हैं। इस प्रकार की मैन्युअल प्रक्रिया और निर्णय प्रवाह के साथ समस्या यह है कि यह सटीक और अद्यतित डेटा की स्वचालित रूप से गणना करने में असमर्थ है। इसलिए, व्यवसाय को सबसे सटीक जानकारी प्रस्तुत नहीं की जा रही है जिसके आधार पर वे अपने निर्णय, रणनीति या रणनीति बना सकें।
इस कारण से, एक ऐसा क्षेत्र जो तेजी से निवेश को आकर्षित कर रहा है, वह है बिजनेस इंटेलिजेंस सॉफ्टवेयर। यह एकत्रित जानकारी से उत्पन्न डेटा के आधार पर स्मार्ट निर्णय लेने में सक्षम है। प्रक्रिया स्वचालन नियमित रूप से डेटा एकत्र करता है और उसे संसाधित करता है। यह डेटा तब निगरानी और विश्लेषण के लिए व्यवसायों के लिए उपलब्ध होता है, जिससे कंपनियों को अधिक सूचित निर्णय लेने की क्षमता मिलती है। बिजनेस प्रोसेस ऑटोमेशन उस तरीके और गति को बढ़ाता है जिससे प्रबंधन नियमित गतिविधि पर रिपोर्ट कर सकता है क्योंकि रिकॉर्ड स्वचालित रूप से एकत्र और व्याख्या किए जाते हैं।
- मानवीय भूल का जोखिम समाप्त हो जाता है
यह अपरिहार्य है कि लोग मैन्युअल रूप से काम करते समय कभी न कभी गलतियाँ करेंगे, खासकर जब कार्यभार अत्यधिक दबाव वाला हो। बिजनेस प्रोसेस ऑटोमेशन का एक प्रमुख लाभ यह है कि यह नियमित रूप से पर्दे के पीछे जाँच करके और उच्च गुणवत्ता वाले कार्य करके मानवीय त्रुटि को कम करने में मदद करता है।
काम के अलग-अलग चरणों में मानवीय त्रुटि के लिए कोई जगह नहीं है क्योंकि प्रत्येक चरण स्वचालित है। यह तार्किक त्रुटियों की जांच करने के लिए कंप्यूटर सहायता प्राप्त डेटा देता है, जो कार्यस्थल के भीतर सटीकता के स्तर को काफी हद तक सुधार सकता है। इसका अंततः मतलब है कि समस्याओं को ठीक करने या ग्राहकों की शिकायतों का निपटारा करने में कम समय व्यतीत होता है, जिसका अक्सर व्यवसाय पर वित्तीय प्रभाव भी पड़ता है।
- कार्यभार कम हो जाता है
मैन्युअल रूप से पूरा किए गए काम के कारण व्यवसायों को विकास संबंधी समस्याओं का सामना करना पड़ सकता है, जिसमें अनुचित रूप से लंबा समय लग सकता है, खासकर जब यह जटिल हो। कर्मचारियों के मैन्युअल कार्यभार को कम करना उनके कौशल का सर्वोत्तम उपयोग करने और उनकी मुख्य दक्षताओं पर ध्यान केंद्रित करने के लिए समझदारी है। बिजनेस प्रोसेस ऑटोमेशन सॉफ्टवेयर विभिन्न स्रोतों और प्रणालियों से जानकारी को जल्दी से इकट्ठा करने की अनुमति देता है, जिसे स्वचालित रूप से रिपोर्ट तैयार करने के लिए आसानी से सहयोग किया जा सकता है।
वर्तनी जाँच से लेकर जटिल गणनाओं तक, एप्लिकेशन सॉफ़्टवेयर कर्मचारियों को काम पूरा करने में मदद कर सकता है, लेकिन बिजनेस प्रोसेस एप्लिकेशन सॉफ़्टवेयर उन्हें अलग-अलग ज़िम्मेदारियाँ उठाने और व्यवसाय के भीतर अधिक कुशलता से काम करने के लिए पूरी तरह से स्वतंत्र करता है। बुद्धिमान अपवाद प्रबंधन चेतावनी को लागू करने के माध्यम से, कर्मचारी व्यवसाय के भीतर महत्वपूर्ण मुद्दों पर अपना ध्यान केंद्रित कर सकते हैं।
- अनुपालन को आसान बनाता है
व्यवसायों को यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि वे लगातार विकसित और बढ़ते कानूनी मानकों का अनुपालन कर रहे हैं, उदाहरण के लिए, कंपनियों पर यह साबित करने का दबाव बढ़ रहा है कि वे न्यूनतम कॉर्पोरेट सामाजिक जिम्मेदारी और नैतिक मानकों के अनुसार काम कर रहे हैं।
कंपनियों को प्रत्येक कर्मचारी को अनुपालन में प्रशिक्षित करना चाहिए ताकि वे कुछ गलत होने की स्थिति में कानूनी रूप से जिम्मेदारी ले सकें। त्रुटि के लिए काफी गुंजाइश है जो नियमों का पालन न करने पर जटिलताओं को जन्म दे सकती है। व्यवसाय प्रक्रिया स्वचालन सॉफ़्टवेयर गैर-अनुपालन के संबंध में किसी व्यवसाय की चिंताओं को कम कर सकता है, क्योंकि स्वचालित प्रक्रिया यह सक्षम बनाती है कि सभी नियम लागू हों। यह गतिविधि का एक पता लगाने योग्य रिकॉर्ड भी प्रदान कर सकता है जो अनुपालन के प्रति अपने प्रयासों को साबित करने में व्यवसाय का समर्थन कर सकता है।