दस्तावेज़ों का प्रबंधन आपूर्ति श्रृंखला चलाने का एक अभिन्न अंग है। आवश्यक दस्तावेज़ों को ऑनलाइन तैयार करना और प्रबंधन प्रक्रिया को स्वचालित करना पूरे संगठन में अनुपालन बढ़ाने में मदद करता है और आपकी आयात और वित्त टीमों का बहुत समय बचा सकता है।
ऑनलाइन इनवॉइस सिस्टम के ज़रिए इनवॉइस को मैनेज करने से एक ऐसी एकल एंड-टू-एंड प्रक्रिया बनाने में भी मदद मिलेगी जो कई भौगोलिक क्षेत्रों में काम करती है। इससे वैश्विक आपूर्ति श्रृंखला संचालन को सुव्यवस्थित करना चाहिए और ऑनलाइन दस्तावेज़ प्रबंधन और स्वचालन के ज़रिए इनवॉइस अनुपालन को बढ़ाना चाहिए।
नीचे उल्लिखित 7 कारण हैं कि क्यों संगठन ऑनलाइन चालान प्रणाली का उपयोग करने की ओर बढ़ रहे हैं:
1. इलेक्ट्रॉनिक चालान बनाना सस्ता है
कागज़ पर चालान संसाधित करने की लागत, खुदरा विक्रेता के लिए औसतन $17.60 यूरो और आपूर्तिकर्ता के लिए $11.10 यूरो है। उसी चालान को इलेक्ट्रॉनिक रूप से संसाधित करने पर खरीदार के लिए क्रमशः $6.70 यूरो और आपूर्तिकर्ता के लिए $4.70 यूरो का खर्च आता है।
अकेले यूरोप में हर साल लगभग 16 बिलियन B2B चालान संसाधित किए जाते हैं। देउत्शे बैंकऑनलाइन जाने से वास्तविक लागत बचत हो सकती है, और मैन्युअल प्रशासन भी कम हो सकता है। नीचे दिए गए तथ्य और आंकड़े संभावित ROI को उजागर करते हैं जो ई-इनवॉइसिंग पर जाने से प्राप्त किया जा सकता है।
2. वैश्विक व्यापारिक साझेदारों को अपने साथ जोड़ना आसान है
जैसे-जैसे विदेशी आपूर्तिकर्ताओं की संख्या बढ़ती है, वैसे-वैसे अनुपालन और मानकीकरण की आवश्यकता भी बढ़ती है। बड़े संगठनों के लिए विभिन्न प्रारूपों में आने वाले मैन्युअल चालानों का प्रबंधन करना बेहद मुश्किल है। इन संगठनों को ऐसे समाधान की आवश्यकता है जो उनके व्यापारिक भागीदारों के लिए सरल हो, जो दुनिया में कहीं भी स्थित हो सकते हैं ताकि वे दिन-प्रतिदिन की आपूर्ति श्रृंखला लेनदेन को आसानी से, एक दृश्यमान, खुले और सहयोगी तरीके से प्रबंधित कर सकें। विनियामक कारणों से चालान और दस्तावेज़ की शुद्धता पर भी निर्भरता है, इसलिए यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि हर बार महत्वपूर्ण विवरण कैप्चर किए जाएं (जैसे मुक्त व्यापार समझौतों के लिए मूल प्रमाण पत्र की आवश्यकता)।
3. यह उन आपूर्तिकर्ताओं के लिए आसान है जो तेजी से तकनीक में पारंगत हो रहे हैं
हाल के दिनों में आपूर्तिकर्ता बहुत ज़्यादा आईटी के जानकार बन गए हैं। अक्सर वे अपने ग्राहकों के साथ स्वतंत्र रूप से चालान बनाने और साझा करने के लिए ऑनलाइन चालान प्रणाली का उपयोग करना पसंद करते हैं। जैसे-जैसे सामान्य आईटी कौशल में सुधार होता है, व्यापारिक भागीदार बुनियादी दस्तावेज़ प्रबंधन कार्य स्वयं करने के लिए तैयार और सक्षम होते हैं।
वे ऑनलाइन दस्तावेज़ीकरण के प्रबंधन के लाभों की सराहना करते हैं, क्योंकि यह उन्हें त्वरित सत्यापन, अलर्ट और अनुमोदन के साथ जल्दी और आसानी से चालान बनाने और अनुमोदित करने के माध्यम से समय बचाने की अनुमति देता है। वे चालान की स्थिति के बारे में स्वचालित अपडेट भी प्राप्त कर सकते हैं और प्रगति की निगरानी कर सकते हैं ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि भुगतान समय पर उनके बैंक खातों में पहुँच जाए।
4. इससे पैसे की बचत होती है और भुगतान में तेजी आती है
चूंकि चालान वास्तविक समय में बनाए और स्वीकृत किए जा सकते हैं, इसलिए आपूर्तिकर्ताओं को जल्दी भुगतान मिल रहा है, जिससे उनके नकदी प्रवाह में सुधार हो रहा है। कागज रहित होने से न केवल वे पैसे बचा रहे हैं, बल्कि समय और सामग्री जैसे मुद्रण लागत और डाक पर कम पैसा खर्च हो रहा है।
5. यह आपूर्तिकर्ता/खरीदार संबंधों को मजबूत करता है
एक त्वरित चालान और भुगतान प्रणाली खरीदारों और आपूर्तिकर्ताओं के बीच संबंधों को मजबूत करने में मदद करती है, जिससे बार-बार व्यापार को बढ़ावा मिलता है। यदि आपके आपूर्तिकर्ताओं को समय पर भुगतान मिल रहा है, तो संभावना है कि वे आपके ऑर्डर को प्राथमिकता देंगे, जिससे यह सुनिश्चित होगा कि आपकी समय-सीमा का अधिक बारीकी से प्रबंधन किया जा सके।
जीएक्सएस ने सकारात्मक प्रभावों पर गौर किया है आपूर्ति श्रृंखला के अभिन्न अंग तीन प्रमुख पक्षों के लिए ई-इनवॉयसिंग के बारे में अधिक जानकारी देना।
6. यह आपकी वित्त टीम को खुश करता है
आपूर्ति श्रृंखला की जानकारी, बिल ऑफ लैडिंग और मैन्युअल इनवॉइस का मिलान करना किसी भी वित्त टीम के लिए एक थकाऊ प्रक्रिया है। आपकी आपूर्ति श्रृंखला की इनवॉइसिंग और दस्तावेज़ प्रबंधन प्रक्रियाओं को डिजिटल बनाने से आपके लाभ मार्जिन में अनुकूल योगदान मिलता है, लेकिन यह सुनिश्चित करने के लिए आवश्यक थकाऊ प्रशासन को भी कम करता है कि इनवॉइस वास्तव में प्राप्त की गई चीज़ों से मेल खाते हैं। यह कुछ ऐसा है जिसकी निगरानी, विश्लेषण और रिपोर्ट करने के लिए वित्त टीम की कड़ी जवाबदेही होती है।
एक अधिक सुव्यवस्थित, सटीक प्रक्रिया के माध्यम से, जिससे कागजी प्रक्रियाओं को समाप्त किया जाता है। स्प्रेडशीट की दुनिया में मुश्किल संस्करण नियंत्रण के परिणामस्वरूप होने वाली गलतियों के साथ-साथ, इलेक्ट्रॉनिक चालान वित्त टीमों के लिए डेटा कैप्चर को सरल बना रहा है और सटीकता में सुधार कर रहा है। वित्त टीमें भुगतान शुरू करने और लागतों का पूर्वानुमान लगाने के लिए ऑनलाइन उपलब्ध शिपमेंट डेटा के माध्यम से चालान को अधिक आसानी से सत्यापित कर सकती हैं।
7. यह आपकी CSR टीम को खुश करता है
कार्यकारी बोर्ड के एजेंडे में स्थिरता एक ऐसा विषय है जो लगातार महत्वपूर्ण होता जा रहा है। इसलिए, कोई भी परियोजना जो कागज रहित वातावरण को बढ़ावा देती है और सीएसआर लक्ष्यों में सकारात्मक योगदान देती है, वह जीत है। चूंकि चालान डेटा और दस्तावेज़ीकरण ऑनलाइन साझा किया जा रहा है, इसलिए व्यापारिक भागीदारों के बीच फ़ॉर्म की कोई छपाई या पोस्टिंग नहीं होती है। सभी को एक ऐसी प्रणाली के माध्यम से ऑनलाइन दस्तावेज़ देखने में सक्षम होने से लाभ होता है जो बेहतर दृश्यता और सुरक्षित, उपयोगकर्ता प्रोफ़ाइल आधारित पहुँच की अनुमति देता है।
इससे ऑडिट ट्रायल में भी सुधार होता है क्योंकि संगठन के इनवॉइस और भुगतान डेटा को शुरू से ही डिजिटल कर दिया जाता है। इससे बाहरी ऑडिट या विवाद की स्थिति में इनवॉइस अनुपालन को साबित करने में मदद मिलती है, जिससे अनुपालन पर तुरंत रिपोर्ट करने की आवश्यकता अपरिहार्य हो जाती है।
आपके सप्लाई चेन इनवॉइस को ऑनलाइन प्रबंधित करने के फ़ायदेमंद कारण स्पष्ट हैं और वे आपके संगठन में दूर-दूर तक फैले हुए हैं। तो, जवाब देने के लिए असली सवाल यह है: आप अपने चालानों का प्रबंधन ऑनलाइन क्यों नहीं करना चाहेंगे?