फॉर्म भरना अधिकांश व्यावसायिक प्रक्रियाओं का एक अपरिहार्य पहलू है और आपूर्ति श्रृंखला में यह संभावना है कि किसी बिंदु पर एक फॉर्म दिखाई देगा, चाहे वह खरीद आदेशों को संसाधित करते समय हो या शिपमेंट डेटा इनपुट करते समय। वे समय लेने वाले हो सकते हैं, लेकिन ऐसा होना जरूरी नहीं है। जैसे-जैसे अधिक प्रक्रियाएं स्वचालन की ओर बढ़ती हैं, यह महत्वपूर्ण है कि जो भी फॉर्म भरने की आवश्यकता है वह उपयोगकर्ता के लिए सहज और उपयोग में आसान हो।
इस ब्लॉग पोस्ट में, हम आपके व्यवसाय के किसी भी हिस्से में उपयोग किए जाने वाले फ़ॉर्म की दक्षता को बेहतर बनाने में आपकी मदद करने के लिए पाँच नियम साझा करेंगे। स्पष्ट दिशा-निर्देश प्रदान करके, आप लोगों के फ़ॉर्म के साथ बातचीत करने के तरीके को बेहतर बना सकते हैं और आपूर्ति श्रृंखला को और अधिक कठिन बनाने के लिए उपयोगकर्ता अनुभव को सुव्यवस्थित कर सकते हैं, जबकि यह सुनिश्चित करते हुए कि आप अपनी ज़रूरत का डेटा एकत्र कर रहे हैं।
नियम 1: अपने क्षेत्रों को अनुकूलित करें
फ़ॉर्म के प्रत्येक अनुभाग के लिए 7-15 फ़ील्ड का लक्ष्य रखें। कम फ़ील्ड का मतलब है कम समय, और फ़ॉर्म को अनुभागों में विभाजित करके, उपयोगकर्ता स्पष्ट रूप से देख सकता है कि उसे फ़ॉर्म का कितना और भाग पूरा करना है। इससे डेटा को विभाजित करना भी आसान हो जाता है क्योंकि सब कुछ तार्किक रूप से समूहीकृत किया जा सकता है। जब आप अपने फ़ील्ड बनाते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप यह स्पष्ट कर दें कि छूटे हुए डेटा को सहेजने के लिए कौन से फ़ील्ड अनिवार्य हैं।
नियम 2: समूहीकरण और क्रम
समान फ़ील्ड को एक साथ समूहीकृत करना स्पष्ट लग सकता है लेकिन यह उपयोगकर्ताओं को फ़ॉर्म पूरा करने के लिए प्रोत्साहित करने का एक शक्तिशाली तरीका है। अनुभागों में समूहीकृत करना और तार्किक रूप से क्रमबद्ध करना, जैसे कि व्यक्तिगत विवरण के बाद शिपमेंट विवरण, पूरा होने के समय को तेज़ करता है और उपयोगकर्ताओं को अगले फ़ील्ड की तलाश करने से रोकता है। एकल कॉलम लेआउट भी फ़ॉर्म के लिए बेहतर काम करते हैं इसलिए अपने लेआउट को ज़्यादा जटिल न बनाएँ!
नियम 3: इसे स्पष्ट और सरल रखें
अपना फॉर्म लिखते समय, सुनिश्चित करें कि सभी प्रश्न स्पष्ट और सरल हों ताकि अस्पष्ट या अनावश्यक इनपुट से बचा जा सके। लेकिन सावधान रहें कि फ़ील्ड हटाने के लिए प्रश्नों को जटिल न बनाएं - इससे भ्रम की स्थिति पैदा हो सकती है और डेटा एकत्र करते समय, खासकर अगर यह संख्यात्मक हो। उपयोगकर्ता को शुरू से ही स्पष्ट होना चाहिए कि उन्हें फ़ील्ड में क्या इनपुट करना है।
नियम 4: स्वतः भरण और अनुमान का उपयोग करें
जैसे ही कोई उपयोगकर्ता फ़ॉर्म भरता है, भविष्य के उत्तरों के लिए स्वतः भरण को अपनाना संभव हो सकता है। स्मार्ट सॉफ़्टवेयर भविष्य के फ़ील्ड के लिए सुझाए गए उत्तरों की तलाश कर सकता है। इसका एक उदाहरण यह है कि जब कोई काउंटी चुनता है, तो टेलीफ़ोन नंबर के लिए देश कोड अपने आप भर जाएगा। या शायद जब हवाई जैसे परिवहन मोड का चयन करते हैं, तो सड़क या समुद्री माल ढुलाई के लिए आवश्यक अन्य फ़ील्ड हटा दिए जाते हैं। यह प्रक्रिया को गति देने में मदद करता है ताकि उपयोगकर्ताओं को अप्रासंगिक अनुभागों को स्क्रॉल करने या पहले से भरे गए डेटा को टाइप करने में समय बर्बाद करने से बचाया जा सके।
चीजों को और भी अधिक सुव्यवस्थित बनाने के लिए, उपयोगकर्ताओं को भविष्य के फ़ॉर्म में भरने के लिए आवश्यक जानकारी को सहेजने की क्षमता चालू करें। यदि शिपमेंट कहाँ जा रहा है या आपूर्तिकर्ता संख्या जैसे डेटा पहले से ही संबंधित फ़ील्ड में भरे गए हैं, तो इससे समय की बचत होती है।
नियम 5: प्रासंगिक सुझाव दें
फॉर्म अपरिहार्य हैं, लेकिन उन्हें जटिल होने की आवश्यकता नहीं है। इन पाँच नियमों का पालन करके, आप अपने उपयोगकर्ताओं को फॉर्म भरने का एक तथ्यपूर्ण, कुशल और आसान तरीका प्रदान करेंगे और आप सुनिश्चित हो सकते हैं कि आप वह डेटा एकत्र कर रहे हैं जिसकी आपको आवश्यकता है।