ਫਾਰਮਾਂ ਨੂੰ ਭਰਨਾ ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਕਾਰੋਬਾਰੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆਵਾਂ ਦਾ ਇੱਕ ਅਟੱਲ ਪਹਿਲੂ ਹੈ ਅਤੇ ਸਪਲਾਈ ਚੇਨ ਵਿੱਚ ਇਹ ਸੰਭਾਵਨਾ ਹੈ ਕਿ ਕਿਸੇ ਸਮੇਂ ਇੱਕ ਫਾਰਮ ਦਿਖਾਈ ਦੇਵੇਗਾ, ਭਾਵੇਂ ਇਹ ਖਰੀਦ ਆਰਡਰ ਦੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਕਰਨ ਵੇਲੇ ਜਾਂ ਸ਼ਿਪਮੈਂਟ ਡੇਟਾ ਨੂੰ ਇਨਪੁਟ ਕਰਨ ਵੇਲੇ ਹੋਵੇ। ਉਹ ਸਮਾਂ ਲੈਣ ਵਾਲੇ ਹੋ ਸਕਦੇ ਹਨ, ਪਰ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਹੋਣਾ ਜ਼ਰੂਰੀ ਨਹੀਂ ਹੈ। ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਹੋਰ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆਵਾਂ ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਵੱਲ ਵਧਦੀਆਂ ਹਨ ਇਹ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ ਕਿ ਕੋਈ ਵੀ ਫਾਰਮ ਜਿਸ ਨੂੰ ਭਰਨ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ ਉਪਭੋਗਤਾ ਲਈ ਅਨੁਭਵੀ ਅਤੇ ਵਰਤੋਂ ਵਿੱਚ ਆਸਾਨ ਹੋਵੇ।
ਇਸ ਬਲਾਗ ਪੋਸਟ ਵਿੱਚ, ਅਸੀਂ ਤੁਹਾਡੇ ਕਾਰੋਬਾਰ ਦੇ ਕਿਸੇ ਵੀ ਹਿੱਸੇ ਵਿੱਚ ਤੁਹਾਡੇ ਦੁਆਰਾ ਵਰਤੇ ਜਾਣ ਵਾਲੇ ਫਾਰਮਾਂ ਦੀ ਕੁਸ਼ਲਤਾ ਨੂੰ ਬਿਹਤਰ ਬਣਾਉਣ ਵਿੱਚ ਤੁਹਾਡੀ ਮਦਦ ਕਰਨ ਲਈ ਪੰਜ ਨਿਯਮ ਸਾਂਝੇ ਕਰਾਂਗੇ। ਸਪੱਸ਼ਟ ਦਿਸ਼ਾ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕਰਕੇ, ਤੁਸੀਂ ਲੋਕਾਂ ਦੇ ਫਾਰਮਾਂ ਨਾਲ ਗੱਲਬਾਤ ਕਰਨ ਦੇ ਤਰੀਕੇ ਨੂੰ ਸੁਧਾਰ ਸਕਦੇ ਹੋ ਅਤੇ ਸਪਲਾਈ ਚੇਨ ਨੂੰ ਸਖ਼ਤ ਮਿਹਨਤ ਕਰਨ ਲਈ ਉਪਭੋਗਤਾ ਅਨੁਭਵ ਨੂੰ ਸੁਚਾਰੂ ਬਣਾ ਸਕਦੇ ਹੋ, ਜਦੋਂ ਕਿ ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਂਦੇ ਹੋਏ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਲੋੜੀਂਦਾ ਡੇਟਾ ਇਕੱਠਾ ਕਰ ਰਹੇ ਹੋ।
ਨਿਯਮ 1: ਆਪਣੇ ਖੇਤਰਾਂ ਨੂੰ ਅਨੁਕੂਲ ਬਣਾਓ
ਫਾਰਮ ਦੇ ਹਰੇਕ ਭਾਗ ਲਈ 7-15 ਖੇਤਰਾਂ ਲਈ ਟੀਚਾ ਰੱਖੋ। ਘੱਟ ਖੇਤਰਾਂ ਦਾ ਮਤਲਬ ਹੈ ਘੱਟ ਸਮਾਂ, ਅਤੇ ਫਾਰਮ ਨੂੰ ਭਾਗਾਂ ਵਿੱਚ ਵੰਡ ਕੇ, ਉਪਭੋਗਤਾ ਸਪਸ਼ਟ ਤੌਰ 'ਤੇ ਦੇਖ ਸਕਦਾ ਹੈ ਕਿ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਕਿੰਨਾ ਜ਼ਿਆਦਾ ਫਾਰਮ ਭਰਨ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ। ਇਹ ਡੇਟਾ ਨੂੰ ਵੰਡਣਾ ਵੀ ਆਸਾਨ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ ਕਿਉਂਕਿ ਹਰ ਚੀਜ਼ ਨੂੰ ਤਰਕ ਨਾਲ ਸਮੂਹਿਕ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੇ ਖੇਤਰ ਬਣਾਉਂਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਓ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਇਹ ਸਪੱਸ਼ਟ ਕਰਦੇ ਹੋ ਕਿ ਖੁੰਝੇ ਹੋਏ ਡੇਟਾ ਨੂੰ ਬਚਾਉਣ ਲਈ ਕਿਹੜੇ ਖੇਤਰ ਲਾਜ਼ਮੀ ਹਨ।
ਨਿਯਮ 2: ਗਰੁੱਪਿੰਗ ਅਤੇ ਆਰਡਰਿੰਗ
ਮਿਲਦੇ-ਜੁਲਦੇ ਖੇਤਰਾਂ ਨੂੰ ਇਕੱਠਾ ਕਰਨਾ ਸਪੱਸ਼ਟ ਜਾਪਦਾ ਹੈ ਪਰ ਉਪਭੋਗਤਾਵਾਂ ਨੂੰ ਫਾਰਮ ਭਰਨ ਲਈ ਉਤਸ਼ਾਹਿਤ ਕਰਨ ਦਾ ਇਹ ਇੱਕ ਸ਼ਕਤੀਸ਼ਾਲੀ ਤਰੀਕਾ ਹੈ। ਭਾਗਾਂ ਵਿੱਚ ਸਮੂਹ ਕਰਨਾ ਅਤੇ ਤਰਕ ਨਾਲ ਆਰਡਰ ਕਰਨਾ, ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਨਿੱਜੀ ਵੇਰਵਿਆਂ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਸ਼ਿਪਮੈਂਟ ਵੇਰਵੇ, ਮੁਕੰਮਲ ਹੋਣ ਦੇ ਸਮੇਂ ਨੂੰ ਤੇਜ਼ ਕਰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਉਪਭੋਗਤਾਵਾਂ ਨੂੰ ਅਗਲੇ ਖੇਤਰ ਲਈ ਆਲੇ-ਦੁਆਲੇ ਦੇਖਣ ਤੋਂ ਰੋਕਦਾ ਹੈ। ਸਿੰਗਲ ਕਾਲਮ ਲੇਆਉਟ ਫਾਰਮਾਂ ਲਈ ਵੀ ਬਿਹਤਰ ਕੰਮ ਕਰਦੇ ਹਨ ਇਸ ਲਈ ਆਪਣੇ ਖਾਕੇ ਨੂੰ ਜ਼ਿਆਦਾ ਗੁੰਝਲਦਾਰ ਨਾ ਕਰੋ!
ਨਿਯਮ 3: ਇਸਨੂੰ ਸਾਫ਼ ਅਤੇ ਸਰਲ ਰੱਖੋ
ਆਪਣਾ ਫਾਰਮ ਲਿਖਦੇ ਸਮੇਂ, ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਓ ਕਿ ਅਸਪਸ਼ਟ ਜਾਂ ਬੇਲੋੜੇ ਇਨਪੁਟਸ ਤੋਂ ਬਚਣ ਲਈ ਸਾਰੇ ਸਵਾਲ ਸਪਸ਼ਟ ਅਤੇ ਸਰਲ ਹੋਣ। ਪਰ ਖੇਤਰਾਂ ਨੂੰ ਹਟਾਉਣ ਲਈ ਸਵਾਲਾਂ ਨੂੰ ਗੁੰਝਲਦਾਰ ਨਾ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਸਾਵਧਾਨ ਰਹੋ - ਇਸ ਨਾਲ ਉਲਝਣ ਪੈਦਾ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਡੇਟਾ ਇਕੱਠਾ ਕਰਨ ਵੇਲੇ, ਖਾਸ ਕਰਕੇ ਜੇਕਰ ਇਹ ਸੰਖਿਆਤਮਕ ਹੈ। ਉਪਭੋਗਤਾ ਨੂੰ ਸ਼ੁਰੂ ਤੋਂ ਹੀ ਸਪੱਸ਼ਟ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਕਿ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਫੀਲਡ ਵਿੱਚ ਇੰਪੁੱਟ ਕਰਨ ਦੀ ਕੀ ਲੋੜ ਹੈ।
ਨਿਯਮ 4: ਆਟੋਫਿਲ ਅਤੇ ਅਨੁਮਾਨਾਂ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ
ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਇੱਕ ਉਪਭੋਗਤਾ ਫਾਰਮ ਭਰਦਾ ਹੈ, ਭਵਿੱਖ ਦੇ ਜਵਾਬਾਂ ਲਈ ਆਟੋਫਿਲ ਨੂੰ ਅਪਨਾਉਣਾ ਸੰਭਵ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਸਮਾਰਟ ਸੌਫਟਵੇਅਰ ਭਵਿੱਖ ਦੇ ਖੇਤਰਾਂ ਲਈ ਸੁਝਾਏ ਗਏ ਜਵਾਬ ਲੱਭ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਇਸਦਾ ਇੱਕ ਉਦਾਹਰਨ ਹੈ ਜਦੋਂ ਇੱਕ ਕਾਉਂਟੀ ਦੀ ਚੋਣ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਟੈਲੀਫੋਨ ਨੰਬਰ ਲਈ ਦੇਸ਼ ਦਾ ਕੋਡ ਆਪਣੇ ਆਪ ਭਰਿਆ ਜਾਵੇਗਾ। ਜਾਂ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ ਕਿ ਜਦੋਂ ਹਵਾ ਵਰਗਾ ਟਰਾਂਸਪੋਰਟ ਮੋਡ ਚੁਣਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਸੜਕ ਜਾਂ ਸਮੁੰਦਰੀ ਮਾਲ ਲਈ ਲੋੜੀਂਦੇ ਹੋਰ ਖੇਤਰਾਂ ਨੂੰ ਹਟਾ ਦਿੱਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਉਪਭੋਗਤਾਵਾਂ ਨੂੰ ਅਪ੍ਰਸੰਗਿਕ ਭਾਗਾਂ ਰਾਹੀਂ ਸਕ੍ਰੋਲ ਕਰਨ ਜਾਂ ਉਹਨਾਂ ਦੁਆਰਾ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਭਰੇ ਹੋਏ ਡੇਟਾ ਨੂੰ ਟਾਈਪ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਸਮਾਂ ਬਿਤਾਉਣ ਲਈ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਨੂੰ ਤੇਜ਼ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰਦਾ ਹੈ।
ਚੀਜ਼ਾਂ ਨੂੰ ਹੋਰ ਵੀ ਸੁਚਾਰੂ ਬਣਾਉਣ ਲਈ, ਜਾਣਕਾਰੀ ਨੂੰ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਕਰਨ ਦੀ ਯੋਗਤਾ ਨੂੰ ਚਾਲੂ ਕਰੋ ਜੋ ਉਪਭੋਗਤਾਵਾਂ ਨੂੰ ਭਵਿੱਖ ਦੇ ਫਾਰਮਾਂ 'ਤੇ ਭਰਨ ਦੀ ਲੋੜ ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ। ਇਹ ਸਮਾਂ ਬਚਾਉਂਦਾ ਹੈ ਜੇਕਰ ਡੇਟਾ ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਸ਼ਿਪਮੈਂਟ ਕਿੱਥੇ ਜਾ ਰਹੀ ਹੈ ਜਾਂ ਸਪਲਾਇਰ ਨੰਬਰ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਸੰਬੰਧਿਤ ਖੇਤਰਾਂ ਵਿੱਚ ਭਰੇ ਹੋਏ ਹਨ।
ਨਿਯਮ 5: ਸੰਬੰਧਿਤ ਸੁਝਾਅ ਦਿਓ
ਫਾਰਮ ਅਟੱਲ ਹਨ, ਪਰ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਗੁੰਝਲਦਾਰ ਹੋਣ ਦੀ ਲੋੜ ਨਹੀਂ ਹੈ। ਇਹਨਾਂ ਪੰਜ ਨਿਯਮਾਂ ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਕਰਕੇ, ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੇ ਉਪਭੋਗਤਾਵਾਂ ਨੂੰ ਫਾਰਮ ਭਰਨ ਦਾ ਇੱਕ ਤੱਥ, ਕੁਸ਼ਲ ਅਤੇ ਆਸਾਨ ਤਰੀਕਾ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕਰੋਗੇ ਅਤੇ ਤੁਸੀਂ ਨਿਸ਼ਚਤ ਹੋ ਸਕਦੇ ਹੋ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਲੋੜੀਂਦਾ ਡੇਟਾ ਇਕੱਠਾ ਕਰ ਰਹੇ ਹੋ।