Menedżerowie firm powszechnie zdają sobie sprawę, że brak usprawnienia procesów biznesowych może powodować frustrację pracowników, a także zwiększać czasochłonność i koszty, co może utrudniać rozwój przedsiębiorstwa.
Nie jest niczym niezwykłym, że firmy udają swoim klientom poczucie spokoju, ale zamiast tego są jak kaczka na wodzie, wiosłując gorączkowo pod powierzchnią, aby się poruszać. Często jest to ten sam powód, dla którego firmy mają problem z poświęceniem czasu potrzebnego na zbadanie, w jaki sposób mogłyby prowadzić bardziej wydajną działalność. Często firma musi zrobić kilka kroków wstecz, aby poświęcić zasoby na usprawnienie swoich procesów, zanim będzie mogła wykonać gigantyczne kroki naprzód.
Inwestowanie w oprogramowanie i doradztwo w zakresie automatyzacji procesów biznesowych (BPA) może umożliwić firmie poświęcenie zasobów na analizę i optymalizację procesów biznesowych, aby zwiększyć jakość i wydajność swoich operacji. Końcowym rezultatem jest to, że firma ma więcej czasu na skupienie się na byciu bardziej konkurencyjnym i zwiększaniu zysków.
Pierwszymi etapami projektu automatyzacji procesów biznesowych są modelowanie i analiza, jednak oprogramowanie do automatyzacji procesów biznesowych wykracza poza to i może rozwiązywać problemy, których nie można kontrolować ręcznie. Może to nastąpić poprzez automatyzację lub poprzez wyeliminowanie konieczności interwencji człowieka.
Przyjrzyjmy się naszym zdaniem 5 największym zaletom wdrożenia automatyzacji procesów biznesowych:
- Przyspiesza ukończenie procesu
Ręcznie istnieje ograniczenie szybkości, z jaką można ukończyć procesy biznesowe. Oprogramowanie automatyzacyjne może znacznie skrócić ten czas, ponieważ umożliwia jednoczesne ukończenie zadań i może automatycznie realizować zadania za pomocą wstępnie zdefiniowanego przepływu pracy. Ponadto może nakłaniać użytkowników do wszelkich wymaganych działań przed upływem terminów.
Niepotrzebne zadania mogą wydłużyć ogólny czas potrzebny do ukończenia procesów biznesowych. Automatyzacja procesów biznesowych wykorzystuje modelowanie, aby pozbyć się tych zadań i zoptymalizować przepływ informacji. Pozwala to firmom na ponowne ustalenie priorytetów i usprawnienie codziennych operacji, zmniejszając ogólny czas potrzebny do ukończenia ważnych procesów biznesowych.
- Poprawia śledzenie, monitorowanie i raportowanie
Firmy często muszą podejmować decyzje w oparciu o najlepsze „szacunki gości”, które są tworzone na podstawie mieszanki doświadczenia, zdrowego rozsądku i przeczucia. Problem z tego typu ręcznym procesem i przepływem decyzji polega na tym, że nie jest on w stanie automatycznie obliczyć dokładnych i aktualnych danych. Dlatego firma nie otrzymuje najdokładniejszych informacji, na których mogłaby oprzeć swoje decyzje, taktykę lub strategię.
Z tego powodu jednym z obszarów, który coraz bardziej przyciąga inwestycje, jest oprogramowanie Business Intelligence. Jest ono w stanie podejmować mądre decyzje w oparciu o dane generowane z zebranych informacji. Automatyzacja procesów rutynowo zbiera i przetwarza dane. Dane te są następnie dostępne dla firm do monitorowania i analizy, co daje firmom możliwość podejmowania bardziej świadomych decyzji. Automatyzacja procesów biznesowych usprawnia sposób i szybkość, w jakiej kierownictwo może raportować o regularnej aktywności, ponieważ rekordy są automatycznie zbierane i interpretowane.
- Eliminuje ryzyko błędu ludzkiego
Nieuniknione jest, że ludzie w pewnym momencie popełnią błędy podczas pracy ręcznej, szczególnie gdy obciążenie pracą jest ekstremalnie wysokie. Kluczową zaletą automatyzacji procesów biznesowych jest to, że pomaga ona ograniczyć błędy ludzkie poprzez regularne przeprowadzanie kontroli i wykonywanie wysokiej jakości zadań w tle.
Nie ma miejsca na błąd ludzki na poszczególnych etapach pracy, ponieważ każdy etap jest zautomatyzowany. Dostarcza wspomagane komputerowo dane do sprawdzania błędów logicznych, co może znacznie poprawić poziom dokładności w miejscu pracy. Ostatecznie oznacza to, że mniej czasu poświęca się na rozwiązywanie problemów lub rozpatrywanie skarg klientów, co często ma również wpływ finansowy na firmę.
- Zmniejsza obciążenie pracą
Firmy mogą doświadczać problemów ze wzrostem z powodu ręcznie wykonywanej pracy, która może zająć nierozsądnie dużo czasu, szczególnie gdy jest złożona. Ma sens zmniejszenie ręcznego obciążenia pracą pracowników, aby jak najlepiej wykorzystać ich umiejętności i skupić się na ich podstawowych kompetencjach. Oprogramowanie do automatyzacji procesów biznesowych umożliwia szybkie zbieranie informacji z różnych źródeł i systemów, które można łatwo ze sobą łączyć, aby automatycznie generować raporty.
Od sprawdzania pisowni po złożone obliczenia, oprogramowanie aplikacji może pomóc pracownikom wykonać pracę, ale oprogramowanie Business Process Application całkowicie uwalnia ich, aby mogli podejmować się różnych obowiązków i pracować wydajniej w firmie. Poprzez wdrożenie inteligentnego zarządzania wyjątkami pracownicy mogą skupić się na ważnych kwestiach w firmie.
- Ułatwia przestrzeganie przepisów
Przedsiębiorstwa muszą dbać o to, aby ich działalność spełniała stale zmieniające się i zaostrzające normy prawne. Na przykład na firmy wywierana jest coraz większa presja, aby udowodniły, że działają zgodnie z minimalnymi normami społecznej odpowiedzialności biznesu i standardami etycznymi.
Firmy muszą szkolić każdego pracownika w zakresie zgodności, aby mógł on wziąć na siebie prawną odpowiedzialność w przypadku, gdy coś pójdzie nie tak. Istnieje znaczne pole do błędów, które mogą prowadzić do komplikacji, gdy zasady nie są przestrzegane. Oprogramowanie do automatyzacji procesów biznesowych może złagodzić obawy, jakie firma może mieć w odniesieniu do braku zgodności, ponieważ zautomatyzowany proces umożliwia egzekwowanie wszystkich zasad. Może również zapewnić śledzony zapis działań, który może pomóc firmie w udowodnieniu jej wysiłków na rzecz zgodności.