Zarządzanie dokumentacją jest integralną częścią prowadzenia łańcucha dostaw. Generowanie niezbędnych dokumentów online i automatyzacja procesu zarządzania pomagają zwiększyć zgodność w całej organizacji i mogą zaoszczędzić Twoim zespołom importowym i finansowym mnóstwo czasu.
Zarządzanie fakturami za pośrednictwem internetowego systemu fakturowania pomoże również stworzyć pojedynczy proces typu end-to-end, który będzie działał w wielu obszarach geograficznych. Powinno to usprawnić globalne operacje łańcucha dostaw i zwiększyć zgodność faktur poprzez zarządzanie dokumentacją online i automatyzację.
Istnieje 7 powodów, dla których organizacje przechodzą na korzystanie z systemu fakturowania online, które przedstawiono poniżej:
1. Wystawienie faktury elektronicznej jest tańsze
Koszt przetworzenia papierowej faktury wynosi średnio $17,60 euro dla sprzedawcy detalicznego i $11,10 euro dla dostawcy. Przetworzenie tej samej faktury elektronicznie kosztuje odpowiednio $6,70 euro dla kupującego i $4,70 euro dla dostawcy.
Według szacunków samych tylko Europejczyków co roku przetwarza się około 16 miliardów faktur B2B. Deutsche Bank. Przejście do sieci może prowadzić do rzeczywistych oszczędności kosztów, a także zmniejsza ręczną administrację. Poniższe fakty i liczby podkreślają potencjalny zwrot z inwestycji (ROI), który można osiągnąć dzięki przejściu na fakturowanie elektroniczne.
2. Łatwiej jest pozyskać globalnych partnerów handlowych
Wraz ze wzrostem liczby dostawców zagranicznych rośnie również potrzeba zgodności i standaryzacji. Dużym organizacjom niezwykle trudno jest zarządzać ręcznymi fakturami w różnych formatach. Organizacje te potrzebują rozwiązania, które jest proste dla ich partnerów handlowych, którzy mogą znajdować się w dowolnym miejscu na świecie, aby mogli łatwo zarządzać codziennymi transakcjami w łańcuchu dostaw w sposób widoczny, otwarty i oparty na współpracy. Istnieje również zależność od fakturowania i poprawności dokumentów ze względów regulacyjnych, więc zapewnienie, że krytyczne szczegóły są rejestrowane za każdym razem, ma kluczowe znaczenie (jak wymóg świadectwa pochodzenia w przypadku umów o wolnym handlu).
3. Dostawcom, którzy są coraz bardziej obeznani z technologią, jest łatwiej
Dostawcy stali się ostatnio o wiele bardziej biegli w IT. Często wolą korzystać z internetowego systemu fakturowania, aby samodzielnie generować i udostępniać faktury swoim klientom. Wraz z rozwojem ogólnych umiejętności IT partnerzy handlowi są gotowi i zdolni do samodzielnego wykonywania podstawowych zadań związanych z zarządzaniem dokumentami.
Doceniają korzyści z zarządzania dokumentacją online, ponieważ pozwala im to również zaoszczędzić czas poprzez szybkie i łatwe generowanie i zatwierdzanie faktur, z natychmiastową weryfikacją, alertami i zatwierdzeniem. Mogą również otrzymywać automatyczne aktualizacje dotyczące statusu faktury i monitorować postęp, aby upewnić się, że płatności trafiają na ich konta bankowe w odpowiednim czasie.
4. Oszczędza pieniądze i przyspiesza płatności
Ponieważ faktury mogą być generowane i zatwierdzane w czasie rzeczywistym, dostawcy otrzymują płatności szybciej, co poprawia ich przepływ gotówki. Nie tylko oszczędzają pieniądze, przechodząc na bezpapierowość, ale także wydają mniej pieniędzy na czas i materiały, takie jak koszty drukowania i wysyłki.
5. Wzmacnia relacje dostawca/nabywca
Szybki system fakturowania i płatności pomaga wzmocnić relacje między kupującymi i dostawcami, zachęcając do powtarzania transakcji. Jeśli Twoi dostawcy otrzymują płatności w odpowiednim czasie, prawdopodobnie będą priorytetowo traktować Twoje zamówienia, zapewniając, że Twoje terminy są ściślej zarządzane.
GXS przyjrzało się pozytywnym skutkom lepszego zrozumienia e-fakturowania dla trzech kluczowych stron łańcucha dostaw.
6. Sprawia, że Twój zespół finansowy jest zadowolony
Próba dopasowania informacji o łańcuchu dostaw, listów przewozowych i faktur ręcznych to żmudny proces dla każdego zespołu finansowego. Digitalizacja procesów fakturowania i zarządzania dokumentacją w łańcuchu dostaw korzystnie wpływa na marże zysku, ale także zmniejsza żmudną administrację wymaganą do upewnienia się, że faktury odpowiadają temu, co faktycznie otrzymano. Jest to coś, za co zespół finansowy ma ścisłą odpowiedzialność, aby monitorować, analizować i raportować.
Dzięki bardziej usprawnionemu, dokładnemu procesowi, w którym wyeliminowano papierowe procesy. Oprócz błędów, które są powszechne w wyniku trudnej kontroli wersji w świecie arkuszy kalkulacyjnych, fakturowanie elektroniczne upraszcza przechwytywanie danych dla zespołów finansowych i zwiększa dokładność. Zespoły finansowe mogą łatwiej weryfikować faktury za pomocą danych dotyczących przesyłek, które są dla nich łatwo dostępne online, aby inicjować płatności i prognozować koszty.
7. Sprawia, że Twój zespół CSR jest zadowolony
Zrównoważony rozwój jest coraz ważniejszym tematem w programie zarządu. Dlatego każdy projekt, który wprowadza środowisko bez papieru i przyczynia się pozytywnie do celów CSR, jest korzystny dla obu stron. Ponieważ dane i dokumentacja faktur są udostępniane online, nie ma drukowania ani wysyłania formularzy między partnerami handlowymi. Każdy korzysta z możliwości przeglądania dokumentów online za pośrednictwem systemu, który umożliwia lepszą widoczność i bezpieczny dostęp oparty na profilu użytkownika.
Poprawia również próby audytu, ponieważ faktury i dane dotyczące płatności organizacji są digitalizowane od samego początku. Pomaga to udowodnić zgodność faktur w przypadku audytów zewnętrznych lub w przypadku sporu, w którym konieczność szybkiego raportowania zgodności jest nieodzowna.
Korzystne powody zarządzania fakturami łańcucha dostaw online są jasne i docierają daleko i szeroko do całej organizacji. Tak więc prawdziwe pytanie, na które należy odpowiedzieć, brzmi: Dlaczego nie zdecydujesz się na zarządzanie fakturami online?