Wstęp
1.1. Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące niniejszej Polityki lub nie wiesz, jak powinieneś postąpić w konkretnej sytuacji, przed podjęciem działań musisz zwrócić się do swojego przełożonego, kierownika lub kierownika ds. zgodności.
Czym jest przekupstwo?
2.1. Łapówkarstwo jest formą korupcji. Mówiąc najprościej, korupcja to nadużywanie powierzonej władzy dla prywatnych korzyści.
2.2. Łapówka to każda korzyść finansowa lub inna, która jest oferowana, dostarczana, autoryzowana, żądana lub otrzymywana jako zachęta lub nagroda za niewłaściwe wykonywanie przez osobę odpowiedniej funkcji lub której otrzymanie samo w sobie stanowiłoby niewłaściwe postępowanie. W niektórych jurysdykcjach może obejmować po prostu nadanie jakiejkolwiek wartości lub korzyści pracownikowi lub osobie zatrudnionej jako agent, jeśli istnieje ryzyko, że jej przyjęcie zostanie zatajone przed pracodawcą.
2.3. Łapówka może obejmować pieniądze lub jakąkolwiek ofertę, obietnicę lub prezent czegoś wartościowego lub korzystnego. Nie musi mieć ona wcale dużej wartości. Może obejmować rozrywkę, podróże, programy motywacyjne, premie za podpisanie umowy, ofertę zatrudnienia lub stażu, przepłacanie dostawcom rządowym lub rabaty lub „łapówki” w związku z usługami świadczonymi na rzecz EV Cargo Global Forwarding. Może również obejmować korzyści niematerialne, takie jak dostarczanie informacji lub pomoc w uzyskaniu korzyści lub przewagi.
Definicje i interpretacja
3.1 Poniższe terminy należy definiować i/lub interpretować w następujący sposób:
3.2.1. Nie ma globalnie akceptowanej definicji przekupstwa i korupcji, jednakże:
a. Łapówkarstwo oznacza bezpośrednie lub pośrednie dawanie, oferowanie, obiecywanie lub przyjmowanie czegokolwiek wartościowego z zamiarem niewłaściwego wpłynięcia na zachowanie lub podejmowanie decyzji przez jakąkolwiek osobę w celu uzyskania lub zachowania korzyści lub nagradzania jakiejkolwiek osoby za takie zachowanie;
b. Korupcja oznacza nieuczciwe lub oszukańcze nadużycie władzy lub niewłaściwe wykonywanie funkcji o charakterze publicznym, związanej z działalnością gospodarczą, wykonywanej w trakcie zatrudnienia i/lub jakiejkolwiek funkcji wykonywanej przez lub w imieniu grupy osób (zarejestrowanej lub niezarejestrowanej).
3.3. Przez pracowników rozumie się wszystkie osoby pracujące na wszystkich szczeblach i stanowiskach w EV Cargo Global Forwarding, niezależnie od tego, czy w pełnym, czy w niepełnym wymiarze godzin, niezależnie od lokalizacji, w tym dyrektorów, starszych menedżerów, urzędników, konsultantów, stażystów, pracowników oddelegowanych, pracowników pracujących w domu, pracowników dorywczych, pracowników agencji, wolontariuszy, stażystów, agentów i sponsorów;
3.3.1. Do funkcjonariuszy publicznych zalicza się między innymi:
a. Funkcjonariusze publiczni lub rządowi, agenci, pracownicy lub przedstawiciele;
b. Każda partia polityczna lub urzędnicy, agenci, pracownicy lub przedstawiciele partii politycznej;
c. Kandydaci na stanowiska publiczne lub partyjne;
d. Członkowie zgromadzeń publicznych.
e. Funkcjonariusze i pracownicy organizacji międzynarodowych (np. Organizacji Narodów Zjednoczonych, Banku Światowego lub MFW)
f. Sędziowie lub urzędnicy sądów międzynarodowych; i
g. Pracownicy administracji rządowej i przedsiębiorstw państwowych.
3.4. Pod pojęciem osób trzecich rozumie się każdą osobę lub organizację, z którą nawiążesz kontakt w trakcie pracy dla EV Cargo Global Forwarding, w tym rzeczywistych i potencjalnych klientów, odbiorców, dostawców, dystrybutorów, kontakty biznesowe, agentów, doradców oraz organy rządowe i publiczne, w tym ich doradców, przedstawicieli i urzędników, polityków i partie polityczne;
3.5. Pod pojęciem Daru rozumie się jakąkolwiek płatność, gratyfikację, zadośćuczynienie, prezent lub korzyść (pieniężną lub inną), zaoferowaną lub otrzymaną, w tym:
a. Prezenty, towary, wyposażenie;
b. Rabaty osobiste, prowizje lub inne formy wynagrodzenia;
c. Gotówka, gratyfikacje, płatności, pożyczki lub zaliczki lub ekwiwalenty gotówki, takie jak bony upominkowe, bony upominkowe, karty zakupowe; i
d. Bezpłatne usługi, na przykład ubezpieczenie, czesne, prace naprawcze lub remontowe lub jakiekolwiek traktowanie preferencyjne.
3.6. Gościnność oznacza jakąkolwiek formę udogodnień towarzyskich, rozrywki, podróżowania i zakwaterowania lub jakiekolwiek zaproszenie zaoferowane lub otrzymane, w tym:
a. Posiłki: śniadania, obiady, kolacje, koktajle, przyjęcia;
b. Zakwaterowanie w hotelu;
c. Podróże i wycieczki samochodem, samolotem, pociągiem lub statkiem;
d. Seminaria, konwencje; i
e. Zaproszenia na wydarzenia sportowe, kulturalne lub społeczne.
Tło
4.1. W EV Cargo Global Forwarding zobowiązujemy się do prowadzenia działalności gospodarczej w sposób etyczny i zgodny z prawem.
4.2. Stosujemy zasadę zerowej tolerancji wobec przekupstwa i korupcji oraz zobowiązujemy się do postępowania w sposób profesjonalny, uczciwy i rzetelny we wszystkich naszych działaniach biznesowych i relacjach, niezależnie od miejsca, w którym działamy.
4.3. Wszelkie lokalne prawa, zwyczaje lub praktyki, które tolerują, zezwalają lub ignorują przekupstwo lub korupcję poniżej określonego progu, nie mają być brane pod uwagę w celu zapewnienia zgodności z niniejszą polityką.
4.4. Celem niniejszej polityki jest:
a. Określić nasze obowiązki i minimalne standardy;
b. Określ obowiązki osób pracujących dla nas; i
c. Udzielanie informacji i wskazówek w celu zapewnienia zgodności ze wszystkimi stosownymi przepisami i regulacjami, w tym amerykańską ustawą o zagranicznych praktykach korupcyjnych z 1977 r. („FCPA”) i brytyjską ustawą o przekupstwie z 2010 r. („UKBA”).
4.5. Oczekujemy, że nasi partnerzy biznesowi i dostawcy przyjmą standardy odpowiadające naszym standardom podczas współpracy z EV Cargo Global Forwarding lub podczas działania w naszym imieniu.
4.6. Niniejsza polityka określa, co firma uważa za akceptowalne i nieakceptowalne zachowanie w celu ochrony naszej reputacji i zapewnienia zgodności z ustawodawstwem antykorupcyjnym. Nie zastępuje ona konieczności stosowania przez Ciebie własnego dobrego osądu i zdrowego rozsądku, ponieważ nie może ona obejmować każdego scenariusza, który może się pojawić.
4.7. W celu uniknięcia wątpliwości, EV Cargo Global Forwarding nie nałoży żadnej kary na pracownika, który przestrzega zasad EV Cargo Global Forwarding poprzez odmowę angażowania się w jakąkolwiek formę przekupstwa i korupcji, nawet jeśli taka decyzja spowoduje utratę działalności lub inne negatywne konsekwencje handlowe.
4.8. Wszyscy pracownicy, partnerzy biznesowi i dostawcy są zdecydowanie zachęcani do zgłaszania wszelkich pytań, wątpliwości lub obaw dotyczących dowolnego aspektu niniejszej polityki zgodnie z paragrafami 69–72 poniżej.
Aplikacja
5.1. Niniejsza polityka ma zastosowanie do EV Cargo Global Forwarding, jej spółek zależnych, podmiotów stowarzyszonych i spółek mniejszościowych, pracowników tych podmiotów (patrz definicja powyżej) oraz każdej innej osoby powiązanej z tymi podmiotami, bez względu na ich lokalizację.
Płatności ułatwiające
6.1. Płatności ułatwiające to zazwyczaj nieoficjalne płatności na rzecz urzędników publicznych dokonywane w celu zabezpieczenia, ułatwienia lub przyspieszenia administracyjnego wykonywania rutynowych czynności rządowych (na przykład wydawania zezwoleń lub licencji, kontroli imigracyjnych lub zwalniania towarów zatrzymanych przez odprawę celną). Czasami nazywa się je płatnościami przyspieszającymi lub płatnościami za smarowanie.
6.2. Chociaż niektóre lokalne przepisy antykorupcyjne zezwalają na takie płatności, jak wskazano powyżej, przepisy te należy zignorować na potrzeby niniejszej polityki – polityką EV Cargo Global Forwarding jest zakazanie takich praktyk.
6.3. Czasami te płatności są żądane w sposób groźny. Jeśli uważasz, że Ty (lub ktokolwiek inny) znalazłbyś się w niebezpieczeństwie, jeśli nie dokonasz płatności, nie oczekujemy, że odmówisz jej dokonania. Jeśli dokonasz płatności w takich okolicznościach, musisz jak najszybciej poinformować EV Cargo Global Forwarding Compliance Officer (dane kontaktowe znajdują się na dole tej polityki).
6.4. Zakładając, że płatność została dokonana w odpowiedzi na zagrożenie życia, bezpieczeństwa lub zdrowia, okoliczności te prawdopodobnie nie spowodują podjęcia działań dyscyplinarnych.
Prezenty i gościnność
7.1. Oferowanie lub przyjmowanie rozsądnych i proporcjonalnych prezentów i gościnności stanowi przyjętą praktykę i jest częścią nawiązywania i utrzymywania dobrych relacji biznesowych. Niemniej jednak ważne jest, aby pamiętać, że niektóre prezenty i przypadki gościnności mogą być postrzegane jako nadmierne lub w inny sposób niewłaściwe. W związku z tym wszyscy pracownicy muszą wcześniej dokładnie rozważyć charakter i intencję każdego proponowanego prezentu i przypadku gościnności (czy mają być oferowane, czy przyjmowane).
7.2. Zgodnie ze swoim stanowiskiem, niektórzy pracownicy będą częściej spotykać się z tą sytuacją niż inni. W szczególności niezwykle ważne jest, aby pracownicy mający bezpośrednie relacje z klientami lub dostawcami, w tym urzędnikami państwowymi, podwykonawcami, partnerami biznesowymi, agentami, konsultantami, przedstawicielami, organami regulacyjnymi lub władzami, mediami lub innymi stronami trzecimi, byli w pełni poinformowani i stosowali się do tej instrukcji. Dotyczy to niezależnie od tego, czy prezenty i gościnność są oferowane lub wręczane bezpośrednio, czy za pośrednictwem pośrednika.
7.3. Jesteśmy firmą opartą na ludziach, dlatego rozsądna gościnność i wręczanie skromnych prezentów w normalnym środowisku biznesowym jest dopuszczalne. Jednak chcemy odnieść sukces w biznesie z właściwych powodów. Zapłata lub przekazanie prezentu mające na celu nieuprawnione wpłynięcie na osobę podejmującą decyzje nie jest sposobem, w jaki wygrywamy interesy i nie jest dozwolone przez prawo (patrz definicja Łapówkarstwa i Korupcji powyżej). Rozważania
7.4. Zdajemy sobie sprawę, że w niektórych kulturach dobre relacje biznesowe mogą czasami obejmować wymianę symbolicznych prezentów i gościnność.
7.5. Podstawowe pytanie, które należy zadać, rozważając, czy proponowany prezent i przejaw gościnności (zarówno oferowany, jak i przyjmowany) można uznać za niewłaściwe, brzmi:
a. „Czy prezent lub gościnność są proporcjonalne, rozsądne i nie są nadmiernie ekstrawaganckie, biorąc pod uwagę okoliczności; i
b. oferowane bez jakichkolwiek intencji niezgodnych z prawem i/lub nieetycznych?”
7.6. Jeśli odpowiedź na obie części pytania podstawowego brzmi „Tak”, mało prawdopodobne jest, aby taki prezent lub gościnność naruszały przepisy antykorupcyjne i antyłapówkarskie.
7.7. Jeśli odpowiedź na którekolwiek pytanie brzmi „Nie”, pracownik nie powinien oferować ani przyjmować prezentu lub gościnności, nawet jeśli mieści się to w dopuszczalnych granicach opisanych poniżej.
7.8. Aby mieć pewność, że proponowany upominek lub przejaw gościnności nie zostanie uznany za niewłaściwy, wszyscy pracownicy muszą przestrzegać zasad i wymogów dotyczących uprzedniej zgody określonych poniżej.
Zasady przewodnie
8.1. Należy pamiętać o następujących zasadach przewodnich:
Wyjaśnienie zasady przewodniej
Brak korzyści Żaden prezent ani żadna forma gościnności nie może być dokonywana w celu uzyskania, z naruszeniem obowiązków odbiorcy, jakiejkolwiek korzyści lub wpłynięcia na wynik decyzji biznesowej. To samo dotyczy otrzymania prezentu lub skorzystania z gościnności.
Rozsądna wartość Prezenty i gościnność mają być jedynie wyrazem uprzejmości. Powinny być ograniczone do rozsądnej wartości. Określenie tego, co jest rozsądne, może się różnić w zależności od kraju, w zależności od standardów życia i lokalnych zwyczajów. Hierarchiczny poziom darczyńcy i obdarowanego jest również kryterium, które należy wziąć pod uwagę.
W imieniu EV Cargo Global Forwarding Prezenty i gościnność są dostarczane w imieniu EV Cargo Global Forwarding i opłacane przez EV Cargo Global Forwarding. Gdy celem jest relacja zawodowa, żaden pracownik nie może zapłacić za prezent lub gościnność osobiście.
Częstotliwość Drogie prezenty i przejawy gościnności oferowane lub przekazywane osobom trzecim muszą mieć charakter wyjątkowy.
Występowanie Oferowanie lub przyjmowanie prezentu lub gościnności jest zabronione w krytycznych okresach, gdy podejmowane są ważne decyzje biznesowe. Na przykład podczas przetargu, przed podpisaniem umowy, gdy umowa jest renegocjowana i gdy występuje roszczenie.
Wzajemność Biorąc pod uwagę, że prezenty i gościnność nie mają na celu wpływania na decyzje biznesowe i muszą mieć rozsądną, skromną lub symboliczną wartość, wzajemność jest kluczowym elementem oceny, czy oferowane lub otrzymywane prezenty i gościnność są właściwe.
Przejrzystość Prezentów i gościnności nie należy wręczać ani przyjmować w ukryciu, a wszystkie wydatki i rachunki związane z prezentami i gościnnością muszą zostać odpowiednio udokumentowane.
Wymagania dotyczące wcześniejszej zgody na prezenty i gościnność
9.1. W odniesieniu do następujących kategorii osób pracownik musi uzyskać uprzednią pisemną zgodę Dyrektora Generalnego przed wręczeniem lub przyjęciem prezentu lub gościnności:
Urzędnicy publiczni
9.1.1. Każdy prezent lub przejaw gościnności o jakiejkolwiek wartości oferowany Funkcjonariuszowi Publicznemu dowolnego rodzaju lub przez niego oferowany musi zostać uprzednio zatwierdzony na piśmie, z wyjątkiem:
a. skromne poczęstunki (np. napoje bezalkoholowe, kawa, herbata, kanapki itp.) oferowane w związku ze spotkaniem biznesowym;
b. przedmioty o symbolicznej wartości (np. kubki z logo, czapki, koszulki, pamięci USB, kalendarze i notatniki, na których widnieje logo firmy lub inne oficjalne logo), które są zazwyczaj rozprowadzane przez firmę wśród jej klientów, dostawców i innych osób jako wyraz dobrej woli lub w celach promocyjnych.
Osoby prywatne
a. Jakikolwiek prezent lub gościnność oferowana osobie, która nie jest urzędnikiem publicznym, lub przez taką osobę, w okolicznościach, w których osoba ta jest przedstawicielem potencjalnego klienta, konkurenta lub innej zainteresowanej strony zaangażowanej w trwający proces zamówień publicznych lub w których EV Cargo Global Forwarding jest w inny sposób w trakcie aktywnego poszukiwania możliwości zabezpieczenia kontraktu.
b. Każdy prezent lub gościnność oferowana osobie, która nie jest Urzędnikiem Publicznym, lub przez taką osobę, o wartości przekraczającej 50 GBP w przypadku prezentów i 100 GBP w przypadku gościnności lub równowartość w walucie obcej (zwane dalej „Kwotą Progową”), musi zostać zatwierdzona pisemnie z wyprzedzeniem.
c. Darowizny charytatywne, w tym sponsoring. Dalsze informacje znajdują się w niniejszej polityce w części Darowizny charytatywne.
d. Gościnność korporacyjna, gdzie łączna kwota przekracza 2000 GBP.
9.2. Jeśli masz wątpliwości co do konkretnej sytuacji obejmującej otrzymywanie prezentów i przejawów gościnności, nie wahaj się zwrócić o poradę do Specjalisty ds. Zgodności z Przepisami EV Cargo Global Forwarding. EV Cargo Global Forwarding zachęca do skorzystania z tej porady.
Przykłady dopuszczalnych przypadków oferowania prezentów i gościnności
10.1. Wręczanie i przyjmowanie prezentów oraz okazywanie gościnności jest zwyczajowym sposobem wzmacniania relacji biznesowych i, z pewnymi ograniczeniami, jest zgodną z prawem praktyką biznesową.
10.2. Dozwolone są następujące kategorie prezentów i gościnności, pod warunkiem, że są zgodne z powyższymi zasadami:
a. Symboliczne prezenty, np. z logo EV Cargo Global Forwarding;
b. Zwykłe i rozsądne posiłki biznesowe, np. skromne śniadania lub obiady;
c. Posiłki, w których uczestniczą pracownicy EV Cargo Global Forwarding oraz osoba, z którą EV Cargo Global Forwarding regularnie prowadzi interesy lub osoba, która jest potencjalnym klientem;
d. Okazjonalne uczestnictwo w zwykłych wydarzeniach sportowych lub innych wydarzeniach rozrywkowych przez pracowników EV Cargo Global Forwarding oraz osobę, z którą EV Cargo Global Forwarding regularnie prowadzi interesy lub osobę będącą potencjalnym klientem; i
e. Skromne prezenty lub dowody dobrej woli (takie jak butelka wina lub bukiet kwiatów) wręczane po zakończeniu transakcji/sprawy lub podczas festiwali, świąt lub innych specjalnych okazji, pod warunkiem, że: (i) całkowita wartość takiego prezentu lub gościnności jest niższa niż kwota progowa; oraz (ii) prezent lub gościnność są oferowane bez zamiaru popełnienia przestępstwa;
10.3. Wszystkie towary i działania muszą być zgodne ze wszystkimi zasadami i procedurami EV Cargo Global Forwarding. Należy unikać nadużywania alkoholu podczas świadczenia usług gościnności biznesowej.
10.4. Gościnność musi mieć wyraźny cel biznesowy, a nie być przeznaczona wyłącznie dla osobistej przyjemności odbiorcy lub jego rodziny.
10.5. Ważne jest monitorowanie i rejestrowanie częstych prezentów i przejawów gościnności o niskiej wartości, aby mieć pewność, że gdy wszystkie takie przypadki prezentów i przejawów gościnności (dla tego samego klienta lub innej osoby lub podmiotu) zostaną rozpatrzone łącznie, gościnność nie stanie się nieproporcjonalna, nierozsądna lub nadmiernie ekstrawagancka.
Co jest niedopuszczalne
11.1. EV Cargo Global Forwarding zabrania przyjmowania lub oferowania następujących kategorii prezentów i gościnności:
a. Osobiste rabaty, prowizje lub inne formy wynagrodzenia;
b. Gotówka, płatności, pożyczki lub zaliczki lub ekwiwalenty gotówki, takie jak bony upominkowe, bony upominkowe, karty zakupowe, a nawet akcje i udziały;
c. Bezpłatne usługi, takie jak ubezpieczenie, czesne, prace naprawcze lub remontowe lub traktowanie preferencyjne;
d. Pakiety wakacyjne i rekreacyjne;
e. Działania o charakterze seksualnym lub jakiekolwiek działania naruszające zasady sprawiedliwego traktowania ludzi;
f. Działalność hazardowa; i
g. Wszystkie towary objęte zakazem eksportu lub przedmioty nielegalne.
11.2. W celu uniknięcia wątpliwości, niniejsze oświadczenie nie ma na celu zakazania wręczania przez EV Cargo Global Forwarding lub przyjmowania przez pracowników EV Cargo Global Forwarding prezentów w celu nagradzania lojalności i/lub wyników (na przykład za długoletnią służbę w EV Cargo Global Forwarding).
11.3. Pracownikom zabrania się żądania jakichkolwiek korzyści od obecnych lub potencjalnych partnerów biznesowych; nie jest to etyczne i może być niezgodne z prawem. Nie zachęcamy do takiego zachowania ani nie zezwalamy na nie.
Prowadzenie dokumentacji dotyczącej prezentów i gościnności
12.1. 1 W celu promowania i zapewnienia przejrzystości polityki EV Cargo Global Forwarding dotyczącej prezentów i gościnności niezwykle ważne jest, aby EV Cargo Global Forwarding prowadziła kompletny, dokładny i terminowy rejestr wszystkich prezentów i przypadków gościnności, które pracownicy zaoferowali i otrzymali, a które spełniają wymagania dotyczące wstępnej zgody określone w części niniejszej polityki dotyczącej prezentów i gościnności w odniesieniu do pracowników przestrzegających zasad i wymagań dotyczących wstępnej zgody.
12.2. Aby osiągnąć taką przejrzystość, wszyscy pracownicy EV Cargo Global Forwarding muszą przestrzegać następującej polityki dotyczącej prowadzenia dokumentacji.
12.3. Szczegóły (w tym szacunkowa/rzeczywista wartość) wszystkich prezentów i gościnności oferowanych lub otrzymywanych przez pracownika, które wymagały i otrzymały pisemną zgodę zgodnie z niniejszym postanowieniem, muszą zostać odnotowane w następujący sposób. Zainteresowany pracownik musi wypełnić formularz EV Cargo Global Forwarding Gifts and Hospitality Approval Form i przesłać go do CEO w celu zatwierdzenia. Zatwierdzenie należy uzyskać i otrzymać przed wręczeniem lub otrzymaniem prezentu i/lub gościnności, chyba że nie jest to racjonalnie wykonalne, w takim przypadku należy uzyskać zatwierdzenie tak szybko, jak to będzie racjonalnie wykonalne.
Darowizny charytatywne
13.1. Pracownicy EV Cargo Global Forwarding mogą swobodnie dokonywać darowizn na cele charytatywne w charakterze prywatnym, a nie w ramach pełnienia funkcji pracownika lub w jakikolwiek inny sposób powiązanych z EV Cargo Global Forwarding. Jednak każdy pracownik EV Cargo Global Forwarding powinien zachować ostrożność przed wyrażeniem zgody na dokonanie jakiejkolwiek darowizny na cele charytatywne (z własnego dochodu osobistego i niefinansowanego przez EV Cargo Global Forwarding), jeśli taka darowizna została zasugerowana lub zainicjowana przez klienta lub agenta EV Cargo Global Forwarding w zamian lub w zamian za jakąś korzyść dla EV Cargo Global Forwarding.
13.2. Przykładem może być sytuacja, w której klient EV Cargo Global Forwarding sugeruje pracownikowi EV Cargo Global Forwarding, że dokonanie osobistej (tj. niefinansowanej przez EV Cargo Global Forwarding) darowizny na cele charytatywne wybranej przez klienta organizacji charytatywnej zostanie potraktowane pozytywnie.
13.3. Firma EV Cargo Global Forwarding od czasu do czasu dokonuje darowizn na cele charytatywne, zazwyczaj w formie sponsorowania działań pracowników lub w ramach uznanych ogólnokrajowych wydarzeń charytatywnych, np. Comic Relief.
Wkład polityczny
13.4. EV Cargo Global Forwarding nie przekazuje darowizn na rzecz partii politycznych. Dokonujemy wyłącznie darowizn na cele charytatywne, które są zgodne z prawem i etyką zgodnie z lokalnymi przepisami i praktykami.
13.5. Żaden pracownik EV Cargo Global Forwarding nie może w żaden sposób wpłacać darowizn na cele polityczne w imieniu firmy. Wpłata na cele polityczne w tych celach będzie obejmować wszelkie płatności lub darowizny na rzecz lub na rzecz polityka, kandydata na urząd publiczny, partii politycznej, organizacji (w tym związku zawodowego w Wielkiej Brytanii), komitetu akcji politycznej lub podobnej organizacji (w tym na szczeblu stanowym i miejskim w USA), lobbysty lub grupy lobbingowej.
13.6. Pracownicy EV Cargo Global Forwarding mogą swobodnie dokonywać wszelkich wpłat politycznych w charakterze prywatnym, zgodnie z prawem lokalnym, a nie w ramach pełnienia funkcji pracownika EV Cargo Global Forwarding lub w jakikolwiek inny sposób powiązanego z EV Cargo Global Forwarding. Jednak każdy pracownik EV Cargo Global Forwarding powinien zachować ostrożność przed wyrażeniem zgody na dokonanie jakiejkolwiek darowizny na cele charytatywne (z własnego dochodu osobistego i niefinansowanego przez EV Cargo Global Forwarding), jeśli taka darowizna została zasugerowana lub zainicjowana przez klienta lub agenta EV Cargo Global Forwarding w zamian lub w zamian za jakąś korzyść dla EV Cargo Global Forwarding.
13.7. Przykładem może być sytuacja, w której agent EV Cargo Global Forwarding (tj. konsultant ds. rekrutacji) sugeruje pracownikowi EV Cargo Global Forwarding, że dokonanie przez niego osobistej (tj. niefinansowanej przez EV Cargo Global Forwarding) darowizny politycznej (zgodnie ze wskazaniem takiego agenta) będzie postrzegane pozytywnie, gdy taki agent ustala warunki rozliczeń za pracę wykonywaną w imieniu EV Cargo Global Forwarding.
Strony trzecie i osoby powiązane
14.1. W trakcie działalności EV Cargo Global Forwarding, różnorodne Strony Trzecie świadczą usługi dla lub w imieniu EV Cargo Global Forwarding. Osoby w tej kategorii są określane poniżej jako Osoba Powiązana. Przykłady
14.2. Osobami Powiązanymi są pracownicy, agenci lub spółki zależne EV Cargo Global Forwarding.
14.3. Ważne jest, aby pracownicy EV Cargo Global Forwarding zachowali czujność w stosunku do każdej Osoby Powiązanej, z którą prowadzimy interesy, i przestrzegali procedur określonych poniżej, aby mieć pewność, że nie ponosimy odpowiedzialności za nieautoryzowane działania innej osoby lub podmiotu.
14.4. Aby zapobiegać korupcji w sektorze publicznym i prywatnym, korzystanie z usług osób trzecich podlega wewnętrznym procedurom zgodności i zamówień publicznych.
14.5. Szczególną uwagę należy zwrócić na partnerów biznesowych lub agentów działających w krajach wysokiego ryzyka przed zawarciem umów. Płatności dokonywane na rzecz partnerów biznesowych, agentów i przedstawicieli powinny być uzasadnione i właściwie rejestrowane. Opłaty i prowizje wypłacane tym osobom muszą stanowić odpowiednie i uzasadnione wynagrodzenie za zgodne z prawem świadczone usługi.
Należyta staranność
15.1. 1Z wyjątkiem przypadków określonych poniżej, należyta staranność podejścia opartego na ryzyku dla nowych Osób Powiązanych zaangażowanych przez EV Cargo Global Forwarding musi zostać przeprowadzona przez EV Cargo Global Forwarding Compliance Officer lub odpowiednią wyznaczoną osobę starszą poinstruowaną przez EV Cargo Global Forwarding Compliance Officer przed zaangażowaniem i poinstruowaniem takiej Osoby Powiązanej przez EV Cargo Global Forwarding. Poziom ryzyka i znaczenie dla Osoby Powiązanej należy ocenić na podstawie takich czynników, jak przeszłość, doświadczenie i reputacja Osoby Powiązanej, charakter relacji, wielkość kontraktu, lokalizacja i rodzaj świadczonych usług oraz to, czy usługi będą wiązać się z interakcją z urzędnikami rządowymi.
15.2. Należy zażądać kopii własnej polityki antykorupcyjnej i antyprzekupstwa takiej Osoby Powiązanej i dokonać jej przeglądu. Jeśli Osoba Powiązana nie ma polityki antykorupcyjnej i antyprzekupstwa lub EV Cargo Global Forwarding Compliance Officer (lub jego osoba wyznaczona), który nadzoruje należytą staranność, nie uważa, że polityka antykorupcyjna i antyprzekupstwa Strony Powiązanej jest wystarczająca, należy dostarczyć kopię niniejszej polityki EV Cargo Global Forwarding Osobie Powiązanej, a Osoba Powiązana powinna zostać poproszona o potwierdzenie na piśmie, że rozumie politykę i będzie w pełni przestrzegać jej warunków.
15.3. W odniesieniu do każdej istniejącej Osoby Powiązanej, która jest renomowana i która wykazuje podobne stanowisko do EV Cargo Global Forwarding w odniesieniu do przekupstwa i korupcji, z zastrzeżeniem zgody EV Cargo Global Forwarding Compliance Officer, dalsze dochodzenia mogą być konieczne w celu przeprowadzenia należytej staranności. Ważne jest jednak, aby działalność biznesowa i operacje każdej Osoby Powiązanej EV Cargo Global Forwarding były regularnie monitorowane, tak aby można było przeprowadzić pełną ocenę ryzyka przekupstwa i korupcji w przypadku zmiany okoliczności, a w szczególności w przypadku podejrzenia przekupstwa lub korupcji ze strony Osoby Powiązanej (na przykład, jeśli jest ona przedmiotem negatywnej prasy lub rozpoczyna działalność w jurysdykcjach wysokiego ryzyka).
15.4. Każda umowa z Osobą Powiązaną musi być zawarta w formie pisemnej i zawierać opis:
a. Usługi, które mają zostać wykonane;
b. Podstawa opłaty, kwoty do zapłaty; i
c. Pozostałe istotne postanowienia i warunki.
15.4.1. Umowa powinna zawierać również pisemne postanowienia:
a. Wymaganie, aby Osoba Powiązana w pełni przestrzegała obowiązujących przepisów prawa, zasad i regulacji, w tym przepisów antykorupcyjnych;
b. Zapewnienie firmie EV Cargo Global Forwarding odpowiednich uprawnień w zakresie monitorowania i audytu; oraz
c. Umożliwienie EV Cargo Global Forwarding zakończenia współpracy w przypadku nieprzestrzegania zobowiązań związanych z przeciwdziałaniem korupcji.
15.5. Każdy pracownik EV Cargo Global Forwarding jest zobowiązany do zgłaszania wszelkich podejrzeń dotyczących przekupstwa i korupcji w trakcie kontaktów z jakąkolwiek Osobą Powiązaną zgodnie z procedurą określoną w Polityce informowania o nieprawidłowościach EV Cargo Global Forwarding.
Nabywanie
16.1. Współpraca z wykonawcami, dostawcami i innymi partnerami biznesowymi musi odbywać się w ramach uczciwego, formalnego procesu, który w stosownych przypadkach obejmuje pisemne wymogi antykorupcyjne.
16.2. Musisz zapewnić, że wszystkie działania i transakcje są właściwie autoryzowane, dokładnie rejestrowane i podejmowane w sposób zgodny z polityką EV Cargo Global Forwarding oraz obowiązującymi przepisami antykorupcyjnymi.
16.3. Wszelkie decyzje dotyczące zamówień i kontraktów należy opierać na najlepszej oczekiwanej wartości, biorąc pod uwagę zalety ceny, jakości, wydajności, kompetencji, zgodności i przydatności. Żaden urzędnik ani pracownik nie może żądać ani przyjmować żadnych korzyści finansowych lub innych, które są oferowane, dostarczane, autoryzowane, żądane lub otrzymywane jako zachęta lub nagroda za niewłaściwe wykonywanie obowiązków związanych z decyzjami dotyczącymi zamówień lub kontraktów.
16.4. Funkcjonariusze i pracownicy muszą zachować czujność, biorąc pod uwagę ryzyko, jakie stwarzają potencjalni partnerzy ds. zamówień publicznych lub kontraktów. Jeśli masz jakiekolwiek obawy co do tego, czy angażowanie osób trzecich może naruszać zasady określone w niniejszej polityce, musisz zgłosić te obawy swojemu przełożonemu, kierownikowi lub kierownikowi ds. etycznego handlu.
Prowadzenie dokumentacji
17.1. EV Cargo Global Forwarding będzie prowadzić księgi i rejestry, które dokładnie i rzetelnie będą odzwierciedlać wszystkie transakcje.
17.2. Żadna osoba pracująca dla lub w imieniu EV Cargo Global Forwarding nie może dokonywać fałszywych wpisów w księgach i rejestrach EV Cargo Global Forwarding, ani też nie może brać udziału w tworzeniu fałszywych lub wprowadzających w błąd dokumentów popierających wypłatę środków EV Cargo Global Forwarding.
17.3. EV Cargo Global Forwarding będzie wymagać rozliczeń transakcji z wystarczającą szczegółowością, aby zapewnić, że niewłaściwe płatności nie będą mogły zostać ukryte przed kontrolą, a w szczególności musisz:
a. Oświadczyć i przestrzegać wymogu rejestrowania i, w razie potrzeby, ubiegać się o uprzednią zgodę na wszystkie prezenty i gościnność przyjęte lub zaoferowane, zgodnie z postanowieniami powyżej; i
b. Przygotowywać i prowadzić, z zachowaniem ścisłej dokładności i kompletności, rachunki, faktury, notatki służbowe (zapisujące szczegóły wszystkich istotnych spotkań) oraz inne dokumenty i zapisy dotyczące kontaktów z osobami trzecimi, takimi jak klienci, dostawcy i kontakty biznesowe.
Szkolenia i komunikacja
18.1. Szkolenie w zakresie tej polityki stanowi część procesu wdrażania dla nowych wymaganych pracowników. Obecni pracownicy będą otrzymywać regularne, odpowiednie szkolenia, które są obowiązkowe dla wszystkich wymaganych pracowników EV Cargo Global Forwarding, od góry do dołu.
18.2. O naszym podejściu zerowej tolerancji wobec przekupstwa i korupcji należy poinformować wszystkich dostawców, wykonawców i partnerów biznesowych na początku nawiązania z nimi relacji biznesowych, a także, w razie potrzeby i stosownie, na dalszym etapie.
Działanie dyscyplinarne
18.3. Każdy pracownik, który nie zastosuje się do postanowień niniejszej polityki lub obowiązujących przepisów antykorupcyjnych, w tym FCPA lub UKBA, będzie podlegał karze dyscyplinarnej.
18.4. Przykłady działań lub zaniechań, które mogą skutkować podjęciem działań dyscyplinarnych, obejmują między innymi następujące działania:
a. Naruszenie wymogów niniejszej polityki;
b. Naruszenie wymogów wszelkich obowiązujących przepisów antykorupcyjnych;
c. Niezgłoszenie podejrzenia lub faktycznego naruszenia niniejszej polityki lub wszelkich obowiązujących przepisów antykorupcyjnych; i
d. Brak uwagi lub staranności w odniesieniu do jakichkolwiek pracowników lub Osób Powiązanych, który bezpośrednio lub pośrednio prowadzi do naruszenia wymogów niniejszej polityki lub wszelkich obowiązujących przepisów antykorupcyjnych.
Odpowiedzialność za politykę
19.1. Komitet ds. etyki i zgodności (podkomitet zarządu EV Cargo Global Forwarding) ponosi ogólną odpowiedzialność za zapewnienie skutecznego wdrożenia tej polityki w całym EV Cargo Global Forwarding. Komitet ds. etyki i zgodności będzie niezwłocznie informował Radę Dyrektorów o wszelkich sprawach dotyczących zachowań przestępczych, potencjalnych zachowań przestępczych lub naruszenia tej polityki.
19.2. Komitet ds. etyki i zgodności będzie nadzorować pracę Dyrektora ds. zgodności z przepisami EV Cargo Global Forwarding oraz wszelkich osób, którym przydzielono określone role i/lub obowiązki w zakresie zgodności.
19.3. Polityka będzie formalnie przeglądana przez Komitet ds. Etyki i Zgodności corocznie i regularnie monitorowana przez EV Cargo Global Forwarding Compliance Officer (w szczególności w odpowiedzi na wszelkie istotne zmiany w stosownych przepisach prawa i wytycznych proceduralnych), aby zapewnić, że jest ona właściwa, odpowiednia i skuteczna. Wszelkie niezbędne zmiany zostaną wdrożone niezwłocznie.
19.4. Pracownicy i wszelkie osoby powiązane EV Cargo Global Forwarding, które są zobowiązane do przestrzegania warunków niniejszej polityki, zostaną powiadomione o wszelkich istotnych zmianach, jakie zostaną wprowadzone.
19.5. Ponadto ocena ryzyka przekupstwa zostanie przeprowadzona jako część corocznego przeglądu niniejszej polityki, a polityka zostanie zmieniona w razie potrzeby. Jeśli jakiekolwiek nowe obszary możliwego przekupstwa i korupcji zostaną zidentyfikowane poza procesem corocznego przeglądu, niniejsza polityka zostanie odpowiednio zmieniona.
19.6. Systemy i procedury audytu wewnętrznego będą podlegać regularnym przeglądom w celu zapewnienia, że są one skuteczne w zwalczaniu przekupstwa i korupcji.
Pytania i wątpliwości
20.1. Pracownikom EV Cargo Global Forwarding gorąco zaleca się zgłaszanie pytań lub wątpliwości przy najwcześniejszej możliwej okazji w następujących kwestiach:
a. Zakres i zastosowanie niniejszej polityki;
b. Czy konkretny czyn stanowi przekupstwo, korupcję lub naruszenie niniejszej polityki; lub
c. Każdy przypadek lub podejrzenie nieuczciwej praktyki lub jakiekolwiek działanie, które mogłoby być w inny sposób uznane za naruszenie niniejszej polityki.
20.2. Wszelkie tego typu pytania lub wątpliwości będą traktowane jako ściśle poufne i należy je kierować do Dyrektora ds. Zgodności z Przepisami Globalnego Spedycji EV Cargo.
20.3. EV Cargo Global Forwarding aktywnie zachęca swoich pracowników do zgłaszania obaw bez obawy przed odwetem lub szkodliwym traktowaniem i zobowiązuje się do udzielenia wsparcia takim osobom. W żadnych okolicznościach żaden pracownik nie powinien ignorować ani „przymykać oka”, gdy okoliczności wskazują na możliwe naruszenie niniejszej polityki.
Sygnalizowanie nieprawidłowości
21.1. Aby zapewnić skuteczny kanał zgłaszania przypadków niewłaściwego postępowania, EV Cargo Global Forwarding uruchomiło specjalną, poufną infolinię do zgłaszania nieprawidłowości. Można się z nią skontaktować pod numerem 0800 374199.
Jeśli znajdujesz się poza Wielką Brytanią, zapoznaj się z Załącznikiem 1, w którym znajdziesz listę numerów kontaktowych.
Wszystkie te usługi są obsługiwane 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu przez Navex Global. (Po zaktualizowaniu umowy z Navex Global, zostanie wydana nowa lista kontaktów, która zostanie dołączona do niniejszej polisy).
Przydatne informacje kontaktowe:
E-mail: [email protected]
