ผู้บริหารธุรกิจส่วนใหญ่เข้าใจดีว่าการมีกระบวนการทางธุรกิจที่ไม่คล่องตัวอาจสร้างความกังวลให้กับพนักงานได้ อีกทั้งยังทำให้ต้องใช้เวลาและต้นทุนเพิ่มมากขึ้น ซึ่งอาจขัดขวางการเติบโตของธุรกิจได้
ไม่ใช่เรื่องแปลกที่บริษัทต่างๆ จะแสดงให้ลูกค้าเห็นถึงความสงบ แต่กลับทำตัวเหมือนเป็ดบนน้ำที่พยายามดิ้นรนเพื่อไปให้ถึงใต้น้ำ นี่มักจะเป็นสาเหตุเดียวกับที่บริษัทต่างๆ ประสบปัญหาในการใช้เวลาเพื่อค้นหาวิธีดำเนินการที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น บ่อยครั้งที่ธุรกิจจำเป็นต้องถอยกลับมาสักสองสามก้าวเพื่อทุ่มทรัพยากรให้กับการปรับกระบวนการต่างๆ ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ก่อนที่พวกเขาจะก้าวไปข้างหน้าได้อย่างมาก
การลงทุนในซอฟต์แวร์และการให้คำปรึกษาด้านระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจ (BPA) ช่วยให้บริษัทสามารถจัดสรรทรัพยากรเพื่อวิเคราะห์และปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ เพื่อเพิ่มคุณภาพและประสิทธิภาพของการดำเนินงาน ผลลัพธ์ที่ได้ก็คือ ธุรกิจจะมีเวลาเพิ่มมากขึ้นเพื่อมุ่งเน้นไปที่ความสามารถในการแข่งขันและเพิ่มผลกำไร
ขั้นตอนแรกของโครงการ Business Process Automation คือการสร้างแบบจำลองและการวิเคราะห์ อย่างไรก็ตาม ซอฟต์แวร์ Business Process Automation สามารถทำได้มากกว่านั้น และสามารถแก้ปัญหาที่ไม่สามารถควบคุมด้วยตนเองได้ ซึ่งอาจทำได้โดยการทำงานอัตโนมัติหรือไม่จำเป็นต้องให้มนุษย์เข้ามาแทรกแซง
มาสำรวจกันว่าเราเชื่อว่ามีข้อดีหลัก 5 ประการจากการนำระบบอัตโนมัติกระบวนการทางธุรกิจมาใช้:
- เพิ่มความเร็วในการเสร็จสิ้นกระบวนการ
หากดำเนินการด้วยตนเอง จะมีข้อจำกัดในเรื่องความเร็วในการดำเนินการธุรกิจ ซอฟต์แวร์อัตโนมัติจะช่วยลดเวลาได้อย่างมาก เนื่องจากช่วยให้สามารถดำเนินการงานต่างๆ พร้อมกัน และสามารถดำเนินการงานต่างๆ ต่อไปโดยอัตโนมัติผ่านเวิร์กโฟลว์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า นอกจากนี้ ซอฟต์แวร์ยังสามารถแจ้งผู้ใช้ให้ดำเนินการใดๆ ที่จำเป็นก่อนถึงกำหนดเส้นตายได้อีกด้วย
งานที่ไม่จำเป็นอาจทำให้เวลาโดยรวมที่ใช้ในการดำเนินกระบวนการทางธุรกิจเพิ่มขึ้น Business Process Automation ใช้การสร้างแบบจำลองเพื่อกำจัดงานเหล่านี้และปรับการไหลของข้อมูลให้เหมาะสม วิธีนี้ช่วยให้บริษัทต่างๆ จัดลำดับความสำคัญใหม่และปรับปรุงการดำเนินงานประจำวัน ทำให้เวลาโดยรวมที่ใช้ในการดำเนินกระบวนการทางธุรกิจที่สำคัญลดลง
- ปรับปรุงการติดตาม ตรวจสอบ และรายงาน
ธุรกิจมักต้องตัดสินใจโดยอาศัย "ผู้คาดเดา" ที่ดีที่สุด ซึ่งได้มาจากการผสมผสานระหว่างประสบการณ์ สามัญสำนึก และความรู้สึก ปัญหาของกระบวนการและการตัดสินใจด้วยมือประเภทนี้ก็คือ ไม่สามารถคำนวณข้อมูลที่ถูกต้องและเป็นปัจจุบันได้โดยอัตโนมัติ ดังนั้น ธุรกิจจึงไม่ได้รับข้อมูลที่ถูกต้องที่สุดที่จะใช้เป็นฐานในการตัดสินใจ กลยุทธ์ หรือแผนงาน
ด้วยเหตุนี้ พื้นที่หนึ่งที่ดึงดูดการลงทุนเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ก็คือซอฟต์แวร์ Business Intelligence ซอฟต์แวร์นี้สามารถตัดสินใจอย่างชาญฉลาดโดยอิงจากข้อมูลที่สร้างขึ้นจากข้อมูลที่รวบรวมได้ ระบบอัตโนมัติของกระบวนการจะรวบรวมและประมวลผลข้อมูลเป็นประจำ จากนั้นข้อมูลเหล่านี้จะพร้อมให้ธุรกิจต่างๆ นำไปใช้ตรวจสอบและวิเคราะห์ ทำให้บริษัทต่างๆ สามารถตัดสินใจได้อย่างรอบรู้มากขึ้น ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจจะช่วยเพิ่มรูปแบบและความรวดเร็วที่ฝ่ายบริหารสามารถรายงานกิจกรรมปกติได้ เนื่องจากระบบจะรวบรวมและตีความบันทึกโดยอัตโนมัติ
- ขจัดความเสี่ยงจากข้อผิดพลาดของมนุษย์
เป็นที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ที่ผู้คนจะทำผิดพลาดในบางครั้งเมื่อทำงานด้วยตนเอง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อปริมาณงานมีความกดดันอย่างมาก ประโยชน์สำคัญของระบบอัตโนมัติกระบวนการทางธุรกิจคือช่วยลดข้อผิดพลาดของมนุษย์โดยการตรวจสอบและดำเนินการงานที่มีคุณภาพสูงเป็นประจำเบื้องหลัง
ไม่มีที่ว่างสำหรับข้อผิดพลาดของมนุษย์ในแต่ละขั้นตอนการทำงานเนื่องจากแต่ละขั้นตอนเป็นระบบอัตโนมัติ ทำให้มีข้อมูลที่ช่วยด้วยคอมพิวเตอร์เพื่อตรวจสอบข้อผิดพลาดเชิงตรรกะ ซึ่งสามารถปรับปรุงระดับความแม่นยำภายในสถานที่ทำงานได้อย่างมีนัยสำคัญ ซึ่งหมายความว่าใช้เวลาน้อยลงในการแก้ไขปัญหาหรือแก้ไขข้อร้องเรียนของลูกค้า ซึ่งมักส่งผลกระทบทางการเงินต่อธุรกิจด้วย
- ลดภาระงาน
ธุรกิจอาจประสบปัญหาการเติบโตเนื่องจากงานที่ต้องทำด้วยตนเองซึ่งอาจใช้เวลานานเกินควร โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีความซับซ้อน การลดภาระงานของพนักงานจึงเป็นเรื่องสมเหตุสมผล เพื่อใช้ทักษะของพวกเขาให้เกิดประโยชน์สูงสุดและมุ่งเน้นไปที่ความสามารถหลักของพวกเขา ซอฟต์แวร์ Business Process Automation ช่วยให้รวบรวมข้อมูลได้อย่างรวดเร็วจากแหล่งและระบบต่างๆ ซึ่งสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างง่ายดายเพื่อสร้างรายงานโดยอัตโนมัติ
ตั้งแต่การตรวจสอบการสะกดคำไปจนถึงการคำนวณที่ซับซ้อน ซอฟต์แวร์แอปพลิเคชันสามารถช่วยพนักงานทำงานให้เสร็จได้ แต่ซอฟต์แวร์แอปพลิเคชันกระบวนการทางธุรกิจช่วยให้พนักงานสามารถรับผิดชอบงานต่างๆ ได้อย่างเป็นอิสระและทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นภายในธุรกิจ ด้วยการใช้การแจ้งเตือนการจัดการข้อยกเว้นที่ชาญฉลาด พนักงานสามารถมุ่งเน้นไปที่ปัญหาสำคัญภายในธุรกิจได้
- ทำให้การปฏิบัติตามง่ายขึ้น
ธุรกิจต่างๆ จำเป็นต้องทำให้แน่ใจว่าตนปฏิบัติตามมาตรฐานทางกฎหมายที่พัฒนาและเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง เช่น บริษัทต่างๆ มีแรงกดดันเพิ่มมากขึ้นในการพิสูจน์ว่าตนดำเนินงานตามมาตรฐานความรับผิดชอบต่อสังคมขององค์กรและมาตรฐานทางจริยธรรมขั้นต่ำ
บริษัทต่างๆ ต้องฝึกอบรมพนักงานทุกคนให้ปฏิบัติตามกฎหมาย เพื่อให้พวกเขาสามารถรับผิดชอบได้ตามกฎหมายในกรณีที่เกิดข้อผิดพลาดขึ้น มีช่องโหว่ให้เกิดข้อผิดพลาดได้มาก ซึ่งอาจนำไปสู่ปัญหาต่างๆ ได้หากไม่ปฏิบัติตามกฎ ซอฟต์แวร์อัตโนมัติกระบวนการทางธุรกิจสามารถบรรเทาความกังวลที่ธุรกิจอาจมีเกี่ยวกับการไม่ปฏิบัติตามกฎหมายได้ เนื่องจากกระบวนการอัตโนมัติช่วยให้สามารถบังคับใช้กฎทั้งหมดได้ ซอฟต์แวร์ยังสามารถให้บันทึกกิจกรรมที่ตรวจสอบได้ ซึ่งสามารถสนับสนุนธุรกิจในการพิสูจน์ความพยายามในการปฏิบัติตามกฎหมายได้