การจัดการเอกสารถือเป็นส่วนสำคัญของการดำเนินการห่วงโซ่อุปทาน การสร้างเอกสารที่จำเป็นออนไลน์และการทำให้กระบวนการจัดการเป็นแบบอัตโนมัติจะช่วยเพิ่มการปฏิบัติตามกฎระเบียบทั่วทั้งองค์กรและช่วยประหยัดเวลาให้กับทีมนำเข้าและการเงินของคุณได้มาก
การจัดการใบแจ้งหนี้ผ่านระบบใบแจ้งหนี้ออนไลน์ยังช่วยสร้างกระบวนการแบบครบวงจรที่ทำงานได้ในหลายพื้นที่ทั่วโลก ระบบควรปรับปรุงกระบวนการซัพพลายเชนระดับโลกและเพิ่มการปฏิบัติตามใบแจ้งหนี้ผ่านการจัดการเอกสารออนไลน์และระบบอัตโนมัติ
มี 7 เหตุผลที่องค์กรต่างๆ หันมาใช้ระบบการออกใบแจ้งหนี้แบบออนไลน์ ดังที่ระบุไว้ด้านล่างนี้:
1. การจัดทำใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์นั้นมีต้นทุนถูกกว่า
ค่าใช้จ่ายในการประมวลผลใบแจ้งหนี้กระดาษโดยเฉลี่ยอยู่ที่ $17.60 ยูโรสำหรับผู้ค้าปลีก และ $11.10 ยูโรสำหรับซัพพลายเออร์ การประมวลผลใบแจ้งหนี้แบบอิเล็กทรอนิกส์มีค่าใช้จ่าย $6.70 ยูโรสำหรับผู้ซื้อ และ $4.70 ยูโรสำหรับซัพพลายเออร์ ตามลำดับ
มีใบแจ้งหนี้ B2B ที่ได้รับการประมวลผลประมาณ 16,000 ล้านใบต่อปีในยุโรปเพียงแห่งเดียว ตามข้อมูล ธนาคารดอยช์แบงก์การใช้งานระบบออนไลน์สามารถช่วยลดค่าใช้จ่ายได้จริง และยังช่วยลดภาระงานด้านการบริหารจัดการด้วยตนเองอีกด้วย ข้อเท็จจริงและตัวเลขด้านล่างนี้แสดงให้เห็นถึงผลตอบแทนจากการลงทุนที่อาจได้รับจากการเปลี่ยนมาใช้ระบบออกใบแจ้งหนี้แบบอิเล็กทรอนิกส์
2. การเข้าถึงคู่ค้าการค้าระดับโลกทำได้ง่ายขึ้น
เนื่องจากจำนวนซัพพลายเออร์ในต่างประเทศเพิ่มมากขึ้น ความต้องการในการปฏิบัติตามข้อกำหนดและการกำหนดมาตรฐานจึงเพิ่มขึ้นตามไปด้วย เป็นเรื่องยากมากสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ที่จะจัดการใบแจ้งหนี้แบบแมนนวลที่มีรูปแบบต่างๆ องค์กรเหล่านี้ต้องการโซลูชันที่เรียบง่ายสำหรับคู่ค้าทางการค้าซึ่งอาจตั้งอยู่ในที่ใดก็ได้ในโลก เพื่อจัดการธุรกรรมในห่วงโซ่อุปทานประจำวันได้อย่างง่ายดายในลักษณะที่มองเห็นได้ เปิดกว้าง และร่วมมือกัน นอกจากนี้ ยังต้องพึ่งพาการออกใบแจ้งหนี้และความถูกต้องของเอกสารด้วยเหตุผลด้านกฎระเบียบ ดังนั้น การรับรองว่ามีการจับภาพรายละเอียดที่สำคัญทุกครั้งจึงมีความสำคัญอย่างยิ่ง (เช่น ข้อกำหนดใบรับรองแหล่งกำเนิดสินค้าสำหรับข้อตกลงการค้าเสรี)
3. เป็นเรื่องง่ายสำหรับซัพพลายเออร์ที่มีความรู้ด้านเทคโนโลยีเพิ่มมากขึ้น
ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา ซัพพลายเออร์มีความรู้ด้านไอทีมากขึ้น โดยส่วนใหญ่แล้วซัพพลายเออร์เหล่านี้มักนิยมใช้ระบบออกใบแจ้งหนี้ทางออนไลน์เพื่อสร้างและแชร์ใบแจ้งหนี้กับลูกค้าด้วยตนเอง เมื่อทักษะด้านไอทีทั่วไปดีขึ้น คู่ค้าก็พร้อมและสามารถดำเนินการจัดการเอกสารพื้นฐานด้วยตนเองได้
พวกเขาชื่นชมกับประโยชน์ของการจัดการเอกสารออนไลน์ เนื่องจากช่วยให้ประหยัดเวลาในการสร้างและอนุมัติใบแจ้งหนี้ได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย พร้อมการตรวจสอบ แจ้งเตือน และอนุมัติทันที นอกจากนี้ พวกเขายังสามารถรับการอัปเดตอัตโนมัติเกี่ยวกับสถานะใบแจ้งหนี้และตรวจสอบความคืบหน้าเพื่อให้แน่ใจว่าการชำระเงินจะเข้าบัญชีธนาคารของพวกเขาอย่างทันท่วงที
4. ช่วยประหยัดเงินและเพิ่มความรวดเร็วในการชำระเงิน
เนื่องจากสามารถสร้างและอนุมัติใบแจ้งหนี้ได้แบบเรียลไทม์ ซัพพลายเออร์จึงได้รับเงินเร็วขึ้น ทำให้กระแสเงินสดดีขึ้น ไม่เพียงแค่ประหยัดเงินจากการไม่ใช้กระดาษเท่านั้น แต่ยังประหยัดเงินค่าเวลาและวัสดุ เช่น ค่าพิมพ์และค่าไปรษณีย์อีกด้วย
5. ช่วยเสริมสร้างความสัมพันธ์ระหว่างซัพพลายเออร์/ผู้ซื้อ
ระบบการออกใบแจ้งหนี้และชำระเงินที่รวดเร็วช่วยเสริมสร้างความสัมพันธ์ระหว่างผู้ซื้อและซัพพลายเออร์ ส่งเสริมให้เกิดการทำธุรกิจซ้ำ หากซัพพลายเออร์ของคุณได้รับเงินตรงเวลา มีแนวโน้มว่าพวกเขาจะให้ความสำคัญกับคำสั่งซื้อของคุณ ซึ่งจะทำให้มั่นใจได้ว่ากำหนดเวลาของคุณได้รับการจัดการอย่างใกล้ชิดมากขึ้น
GXS ได้พิจารณาถึงผลกระทบเชิงบวก ของการออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์อย่างใกล้ชิดมากขึ้นสำหรับทั้งสามฝ่ายหลักที่เป็นส่วนหนึ่งของห่วงโซ่อุปทาน
6. ทำให้ทีมการเงินของคุณมีความสุข
การพยายามจับคู่ข้อมูลห่วงโซ่อุปทาน ใบตราส่งสินค้า และใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองเป็นกระบวนการที่น่าเบื่อหน่ายสำหรับทีมการเงินใดๆ การนำกระบวนการออกใบแจ้งหนี้และการจัดการเอกสารในห่วงโซ่อุปทานของคุณให้เป็นดิจิทัลจะช่วยเพิ่มอัตรากำไรของคุณ แต่ยังช่วยลดความยุ่งยากในการจัดการที่จำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้ตรงกับข้อมูลที่ได้รับจริง ซึ่งเป็นสิ่งที่ทีมการเงินต้องรับผิดชอบอย่างใกล้ชิดในการตรวจสอบ วิเคราะห์ และรายงาน
ด้วยกระบวนการที่มีประสิทธิภาพและแม่นยำยิ่งขึ้น ทำให้ขั้นตอนการทำงานแบบกระดาษถูกกำจัดออกไป นอกเหนือจากข้อผิดพลาดที่มักเกิดขึ้นจากการควบคุมเวอร์ชันที่ซับซ้อนในโลกของสเปรดชีตแล้ว การออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์ยังช่วยลดความซับซ้อนในการรวบรวมข้อมูลสำหรับทีมการเงินและเพิ่มความแม่นยำ ทีมการเงินสามารถตรวจสอบใบแจ้งหนี้ได้ง่ายขึ้นโดยใช้ข้อมูลการจัดส่งที่พร้อมใช้งานทางออนไลน์ เพื่อเริ่มการชำระเงินและคาดการณ์ต้นทุน
7. ทำให้ทีม CSR ของคุณมีความสุข
ความยั่งยืนเป็นหัวข้อสำคัญที่เพิ่มมากขึ้นเรื่อยๆ ในวาระการประชุมของคณะกรรมการบริหาร ดังนั้น โครงการใดๆ ที่ปลูกฝังสภาพแวดล้อมที่ไร้กระดาษและมีส่วนสนับสนุนเชิงบวกต่อเป้าหมาย CSR จึงถือเป็นเรื่องที่ดีทั้งสองฝ่าย เนื่องจากข้อมูลใบแจ้งหนี้และเอกสารต่างๆ ถูกแบ่งปันทางออนไลน์ จึงไม่มีการพิมพ์หรือโพสต์แบบฟอร์มระหว่างคู่ค้าทางการค้า ทุกคนได้รับประโยชน์จากการสามารถดูเอกสารทางออนไลน์ผ่านระบบที่ช่วยให้มองเห็นได้ชัดเจนขึ้นและเข้าถึงได้อย่างปลอดภัยตามโปรไฟล์ผู้ใช้
นอกจากนี้ยังช่วยปรับปรุงการทดลองตรวจสอบเนื่องจากข้อมูลใบแจ้งหนี้และการชำระเงินขององค์กรจะถูกแปลงเป็นดิจิทัลตั้งแต่ต้น ซึ่งจะช่วยพิสูจน์การปฏิบัติตามใบแจ้งหนี้ในกรณีที่มีการตรวจสอบภายนอกหรือในกรณีที่มีข้อพิพาท ซึ่งทำให้จำเป็นต้องรายงานการปฏิบัติตามอย่างรวดเร็ว
เหตุผลที่เป็นประโยชน์ในการจัดการใบแจ้งหนี้ในห่วงโซ่อุปทานของคุณทางออนไลน์นั้นชัดเจนและครอบคลุมไปทั่วองค์กรของคุณ คำถามที่แท้จริงที่ต้องตอบคือ: ทำไมคุณไม่เลือกจัดการใบแจ้งหนี้ของคุณทางออนไลน์?