การกรอกแบบฟอร์มเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ในกระบวนการทางธุรกิจส่วนใหญ่ และในห่วงโซ่อุปทาน แบบฟอร์มมักจะปรากฏขึ้นในบางจุด ไม่ว่าจะเป็นเมื่อประมวลผลใบสั่งซื้อหรือป้อนข้อมูลการจัดส่ง การดำเนินการดังกล่าวอาจใช้เวลานาน แต่ก็ไม่จำเป็นต้องเป็นเช่นนั้น เนื่องจากกระบวนการต่างๆ เริ่มหันมาใช้ระบบอัตโนมัติมากขึ้น จึงมีความสำคัญที่แบบฟอร์มใดๆ ที่ต้องกรอกจะต้องใช้งานง่ายและเข้าใจง่ายสำหรับผู้ใช้
ในโพสต์บล็อกนี้ เราจะแบ่งปันกฎ 5 ข้อเพื่อช่วยคุณปรับปรุงประสิทธิภาพของแบบฟอร์มที่คุณใช้ในทุกส่วนของธุรกิจของคุณ การให้แนวทางที่ชัดเจนจะช่วยให้คุณปรับปรุงวิธีที่ผู้คนโต้ตอบกับแบบฟอร์มและปรับปรุงประสบการณ์ของผู้ใช้เพื่อให้ห่วงโซ่อุปทานทำงานหนักขึ้น ขณะเดียวกันก็มั่นใจได้ว่าคุณกำลังรวบรวมข้อมูลที่คุณต้องการ
กฎข้อที่ 1: เพิ่มประสิทธิภาพฟิลด์ของคุณ
ตั้งเป้าหมายให้มีฟิลด์ 7-15 ฟิลด์สำหรับแต่ละส่วนของแบบฟอร์ม ฟิลด์ที่น้อยลงก็หมายความว่าใช้เวลาน้อยลง และด้วยการแบ่งแบบฟอร์มออกเป็นส่วนๆ ผู้ใช้สามารถเห็นได้ชัดเจนว่าต้องกรอกข้อมูลในแบบฟอร์มเพิ่มขึ้นอีกเท่าใด นอกจากนี้ยังทำให้แบ่งกลุ่มข้อมูลได้ง่ายขึ้น เนื่องจากสามารถจัดกลุ่มข้อมูลทั้งหมดได้อย่างมีตรรกะ เมื่อคุณสร้างฟิลด์ ให้แน่ใจว่าคุณได้ระบุให้ชัดเจนว่าฟิลด์ใดจำเป็นสำหรับการบันทึกข้อมูลที่ขาดหายไป
กฎข้อที่ 2: การจัดกลุ่มและการสั่งซื้อ
การจัดกลุ่มฟิลด์ที่คล้ายกันเข้าด้วยกันอาจดูชัดเจน แต่เป็นวิธีที่ทรงประสิทธิภาพในการกระตุ้นให้ผู้ใช้กรอกแบบฟอร์ม การจัดกลุ่มเป็นส่วนๆ และจัดลำดับอย่างมีตรรกะ เช่น รายละเอียดส่วนตัวตามด้วยรายละเอียดการจัดส่ง จะทำให้กรอกแบบฟอร์มเสร็จเร็วขึ้นและผู้ใช้ไม่ต้องค้นหาฟิลด์ถัดไป เค้าโครงแบบคอลัมน์เดียวยังเหมาะกับแบบฟอร์มมากกว่า ดังนั้นอย่าทำให้เค้าโครงของคุณซับซ้อนเกินไป!
กฎข้อที่ 3: ให้ชัดเจนและเรียบง่าย
เมื่อเขียนแบบฟอร์ม ให้แน่ใจว่าคำถามทั้งหมดชัดเจนและเรียบง่ายเพื่อหลีกเลี่ยงการป้อนข้อมูลที่คลุมเครือหรือไม่จำเป็น แต่ระวังอย่าให้คำถามซับซ้อนจนเกินไปจนทำให้ช่องข้อมูลถูกลบออก ซึ่งอาจทำให้เกิดความสับสนและเมื่อรวบรวมข้อมูล โดยเฉพาะถ้าเป็นข้อมูลตัวเลข ผู้ใช้ต้องชัดเจนตั้งแต่แรกว่าต้องป้อนข้อมูลอะไรลงในช่องข้อมูล
กฎข้อที่ 4: ใช้การกรอกอัตโนมัติและการอนุมาน
เมื่อผู้ใช้กรอกแบบฟอร์ม อาจสามารถใช้ระบบกรอกอัตโนมัติสำหรับคำตอบในอนาคตได้ ซอฟต์แวร์อัจฉริยะสามารถค้นหาคำตอบที่แนะนำสำหรับช่องข้อมูลในอนาคต ตัวอย่างเช่น เมื่อเลือกเขต รหัสประเทศสำหรับหมายเลขโทรศัพท์จะถูกกรอกโดยอัตโนมัติ หรือบางทีเมื่อเลือกรูปแบบการขนส่ง เช่น ทางอากาศ ช่องข้อมูลอื่นๆ ที่จำเป็นสำหรับการขนส่งทางถนนหรือทางทะเลจะถูกลบออก วิธีนี้ช่วยให้กระบวนการรวดเร็วขึ้น ช่วยให้ผู้ใช้ไม่ต้องเลื่อนดูส่วนที่ไม่เกี่ยวข้องหรือเสียเวลาพิมพ์ข้อมูลที่กรอกไปแล้ว
หากต้องการให้ทุกอย่างราบรื่นยิ่งขึ้น ให้เปิดใช้งานความสามารถในการบันทึกข้อมูลที่ผู้ใช้จำเป็นต้องกรอกในแบบฟอร์มในอนาคต ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาหากข้อมูล เช่น ปลายทางของสินค้าหรือหมายเลขซัพพลายเออร์ถูกกรอกไว้ในช่องที่เกี่ยวข้องแล้ว
กฎข้อที่ 5: เสนอแนะสิ่งที่เกี่ยวข้อง
แบบฟอร์มเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ แต่ก็ไม่จำเป็นต้องซับซ้อน การปฏิบัติตามกฎ 5 ข้อนี้จะทำให้ผู้ใช้ของคุณมีวิธีการกรอกแบบฟอร์มที่ถูกต้อง มีประสิทธิภาพ และง่ายยิ่งขึ้น และคุณจะมั่นใจได้ว่าคุณกำลังรวบรวมข้อมูลที่คุณต้องการ