بزنس مینیجرز کی طرف سے یہ بات بڑے پیمانے پر سمجھی جاتی ہے کہ کاروباری عمل جو ہموار نہیں ہیں ملازمین کے لیے مایوسی پیدا کر سکتے ہیں اور ساتھ ہی وقت اور لاگت میں اضافے کا سبب بن سکتے ہیں، جو کاروبار کی ترقی کو روک سکتا ہے۔
یہ غیر معمولی بات نہیں ہے کہ کمپنیاں اپنے صارفین کے لیے پرسکون ہونے کا احساس پیش کر رہی ہوں، لیکن اس کے بجائے وہ پانی پر بطخ کے مترادف ہوں، کیونکہ وہ حرکت کرتے رہنے کے لیے سطح کے نیچے بے ہودگی سے پیڈلنگ کر رہی ہیں۔ اکثر یہی وجہ ہے کہ کمپنیاں اس قابل ہونے کے لیے جدوجہد کرتی ہیں کہ وہ اس بات کی تحقیقات کے لیے درکار وقت کی سرمایہ کاری کر سکیں کہ وہ کس طرح زیادہ موثر آپریشن چلا سکتے ہیں۔ اکثر، ایک کاروبار کو اپنے عمل کو ہموار کرنے کے لیے وسائل وقف کرنے کے لیے چند قدم پیچھے ہٹنے کی ضرورت ہوتی ہے اس سے پہلے کہ وہ بڑی چھلانگ لگا سکے۔
بزنس پروسیس آٹومیشن (BPA) سافٹ ویئر اور کنسلٹنسی میں سرمایہ کاری کمپنی کو اس قابل بنا سکتی ہے کہ وہ اپنے کاروباری عمل کا تجزیہ کرنے اور اسے بہتر بنانے کے لیے وسائل وقف کر سکے، تاکہ اپنے کاموں کے معیار اور کارکردگی کو بڑھا سکے۔ حتمی نتیجہ یہ ہے کہ کاروبار کے پاس زیادہ مسابقتی ہونے اور اپنے منافع کو بڑھانے پر توجہ مرکوز کرنے کا زیادہ وقت ہے۔
بزنس پروسیس آٹومیشن پروجیکٹ کے پہلے مراحل ماڈلنگ اور تجزیہ ہیں، تاہم کاروباری عمل آٹومیشن سافٹ ویئر اس سے آگے بڑھتا ہے اور ان مسائل کو حل کرسکتا ہے جو دستی طور پر کنٹرول کرنے کے قابل نہیں ہیں۔ یہ آٹومیشن کے ذریعے ہو سکتا ہے یا انسانی مداخلت کی ضرورت کو دور کر کے۔
آئیے دریافت کریں کہ ہم بزنس پروسیس آٹومیشن کو لاگو کرنے کے سرفہرست 5 فوائد کیا سمجھتے ہیں:
- عمل کی تکمیل کو تیز کرتا ہے۔
دستی طور پر، ایک حد ہوتی ہے کہ کس طرح تیزی سے کاروباری عمل مکمل کیا جا سکتا ہے۔ آٹومیشن سافٹ ویئر اس وقت کو نمایاں طور پر کم کر سکتا ہے کیونکہ یہ کاموں کو بیک وقت مکمل کرنے کی اجازت دیتا ہے اور پہلے سے طے شدہ ورک فلو کے ذریعے کاموں کو خود بخود آگے بڑھا سکتا ہے۔ اس کے علاوہ یہ صارفین کو ڈیڈ لائن سے پہلے کسی بھی ضروری کارروائی کا اشارہ دے سکتا ہے۔
غیر ضروری کام کاروباری عمل کو مکمل کرنے میں لگنے والے مجموعی وقت کو بڑھا سکتے ہیں۔ بزنس پروسیس آٹومیشن ان کاموں سے چھٹکارا حاصل کرنے اور معلومات کے بہاؤ کو بہتر بنانے کے لیے ماڈلنگ کا استعمال کرتا ہے۔ یہ کمپنیوں کو اپنی ترجیحات کو دوبارہ ترتیب دینے اور اپنے روزمرہ کے کاموں کو ہموار کرنے کی اجازت دیتا ہے، جس سے اہم کاروباری عمل کو مکمل کرنے میں لگنے والے مجموعی وقت کو کم کیا جاتا ہے۔
- ٹریکنگ، مانیٹرنگ اور رپورٹنگ کو بہتر بناتا ہے۔
کاروباروں کو اکثر بہترین 'اندازوں' کی بنیاد پر فیصلے کرنے ہوتے ہیں جو تجربے، عقل اور آنتوں کے احساس کے مرکب سے وضع کیے جاتے ہیں۔ اس قسم کے دستی عمل اور فیصلے کے بہاؤ کے ساتھ مسئلہ یہ ہے کہ یہ خود بخود درست اور تازہ ترین ڈیٹا کا حساب لگانے سے قاصر ہے۔ لہذا، کاروبار کو انتہائی درست معلومات کے ساتھ پیش نہیں کیا جا رہا ہے جس میں ان کے فیصلوں، حکمت عملی یا حکمت عملی کی بنیاد رکھی جائے.
اس وجہ سے، ایک شعبہ جو تیزی سے سرمایہ کاری کو راغب کر رہا ہے وہ ہے بزنس انٹیلی جنس سافٹ ویئر۔ یہ جمع کردہ معلومات سے تیار کردہ ڈیٹا کی بنیاد پر ہوشیار فیصلے کرنے کے قابل ہے۔ پروسیس آٹومیشن معمول کے مطابق ڈیٹا اکٹھا کرتا ہے اور اس پر کارروائی کرتا ہے۔ اس کے بعد یہ ڈیٹا کاروباری اداروں کو نگرانی اور تجزیہ کے لیے دستیاب ہوتا ہے، جس سے کمپنیوں کو مزید باخبر فیصلے کرنے کی صلاحیت ملتی ہے۔ بزنس پروسیس آٹومیشن اس طریقے اور رفتار کو بڑھاتا ہے جس میں انتظامیہ باقاعدہ سرگرمی کی اطلاع دے سکتی ہے کیونکہ ریکارڈ خود بخود جمع اور تشریح کیے جاتے ہیں۔
- انسانی غلطی کے خطرے کو ختم کرتا ہے۔
یہ ناگزیر ہے کہ لوگ کسی وقت دستی طور پر کام کرتے وقت غلطیاں کریں، خاص طور پر جب کام کا بوجھ بہت زیادہ ہو۔ بزنس پروسیس آٹومیشن کا ایک اہم فائدہ یہ ہے کہ یہ پردے کے پیچھے باقاعدگی سے جانچ پڑتال اور اعلیٰ معیار کے کام انجام دے کر انسانی غلطی کو کم کرنے میں مدد کرتا ہے۔
کام کے انفرادی مراحل میں انسانی غلطی کی کوئی جگہ نہیں ہے کیونکہ ہر مرحلہ خودکار ہے۔ یہ منطقی غلطیوں کی جانچ کرنے کے لیے کمپیوٹر کی مدد سے ڈیٹا فراہم کرتا ہے، جو کام کی جگہ کے اندر درستگی کی سطح کو نمایاں طور پر بہتر بنا سکتا ہے۔ اس کا بالآخر مطلب یہ ہے کہ مسائل کو ٹھیک کرنے یا کسٹمر کی شکایات کو حل کرنے میں کم وقت صرف ہوتا ہے جس کا اکثر کاروبار پر مالی اثر پڑتا ہے۔
- کام کا بوجھ کم کرتا ہے۔
کاروبار دستی طور پر مکمل کیے گئے کام کی وجہ سے ترقی کے مسائل کا سامنا کر سکتے ہیں جس میں غیر معقول حد تک وقت لگ سکتا ہے، خاص طور پر جب یہ پیچیدہ ہو۔ ملازمین کے دستی کام کے بوجھ کو کم کرنا سمجھ میں آتا ہے تاکہ ان کی مہارتوں کو بہترین طریقے سے استعمال کیا جا سکے اور ان کی بنیادی صلاحیتوں پر توجہ مرکوز کی جا سکے۔ بزنس پروسیس آٹومیشن سافٹ ویئر مختلف ذرائع اور سسٹمز سے معلومات کو تیزی سے اکٹھا کرنے کی اجازت دیتا ہے، جس سے خود بخود رپورٹیں تیار کرنے کے لیے آسانی سے تعاون کیا جا سکتا ہے۔
ہجے کی جانچ سے لے کر پیچیدہ حسابات تک، ایپلیکیشن سافٹ ویئر ملازمین کو کام مکمل کرنے میں مدد کر سکتا ہے، لیکن بزنس پروسیس ایپلی کیشن سوفٹ ویئر انہیں مختلف ذمہ داریاں نبھانے اور کاروبار کے اندر زیادہ مؤثر طریقے سے کام کرنے کے لیے مکمل طور پر آزاد کر دیتا ہے۔ ذہین استثنیٰ مینجمنٹ الرٹنگ کو نافذ کرنے کے ذریعے، ملازمین کاروبار کے اندر اہم مسائل پر اپنی توجہ مرکوز کر سکتے ہیں۔
- تعمیل کو آسان بناتا ہے۔
کاروباری اداروں کو اس بات کو یقینی بنانے کی ضرورت ہے کہ وہ ہمیشہ سے تیار اور بڑھتے ہوئے قانونی معیارات کی تعمیل کر رہے ہیں، مثال کے طور پر، کمپنیوں پر یہ ثابت کرنے کے لیے دباؤ بڑھ رہا ہے کہ وہ کم سے کم کارپوریٹ سماجی ذمہ داری اور اخلاقی معیارات کے مطابق کام کر رہی ہیں۔
کمپنیوں کو ہر ملازم کو تعمیل میں تربیت دینی چاہیے تاکہ وہ کچھ غلط ہونے کی صورت میں قانونی طور پر ذمہ داری لے سکیں۔ غلطی کی خاصی گنجائش ہے جس کی وجہ سے پیچیدگیاں پیدا ہو سکتی ہیں جہاں قوانین کی پابندی نہیں کی جاتی ہے۔ بزنس پروسیس آٹومیشن سافٹ ویئر ان خدشات کو دور کر سکتا ہے جو کاروبار کو عدم تعمیل کے حوالے سے لاحق ہو سکتے ہیں، کیونکہ خودکار عمل تمام قوانین کو نافذ کرنے کے قابل بناتا ہے۔ یہ سرگرمی کا سراغ لگانے والا ریکارڈ بھی فراہم کر سکتا ہے جو تعمیل کی طرف ان کی کوششوں کو ثابت کرنے میں کاروبار کی مدد کر سکتا ہے۔