دستاویزات کا انتظام سپلائی چین چلانے کا ایک لازمی حصہ ہے۔ ضروری دستاویزات آن لائن تیار کرنا اور انتظامی عمل کو خودکار کرنا پوری تنظیم میں تعمیل کو بڑھانے میں مدد کرتا ہے اور آپ کی درآمدات اور مالیاتی ٹیموں کا بہت زیادہ وقت بچا سکتا ہے۔
ایک آن لائن انوائس سسٹم کے ذریعے انوائسز کا انتظام کرنے سے ایک ہی اختتام سے آخر تک عمل پیدا کرنے میں بھی مدد ملے گی جو متعدد جغرافیوں میں کام کرتا ہے۔ اسے عالمی سپلائی چین آپریشنز کو ہموار کرنا چاہیے اور آن لائن دستاویزات کے انتظام اور آٹومیشن کے ذریعے انوائس کی تعمیل میں اضافہ کرنا چاہیے۔
7 وجوہات ہیں جن کی وجہ سے تنظیمیں آن لائن انوائسنگ سسٹم کے استعمال کی طرف بڑھ رہی ہیں، جیسا کہ ذیل میں بیان کیا گیا ہے۔
1. الیکٹرانک انوائس تیار کرنا سستا ہے۔
کاغذی انوائس پر کارروائی کی لاگت، اوسطاً، خوردہ فروش کے لیے $17.60 یورو اور ایک سپلائر کے لیے $11.10 یورو ہے۔ اسی انوائس پر الیکٹرانک طور پر کارروائی کرنے پر خریدار کے لیے بالترتیب $6.70 یورو اور سپلائر کے لیے $4.70 یورو لاگت آتی ہے۔
کے مطابق، صرف یورپ میں ہر سال تقریباً 16 بلین B2B انوائسز پر کارروائی ہوتی ہے۔ ڈوئچے بینک. آن لائن جانے سے حقیقی لاگت کی بچت ہو سکتی ہے، اور دستی انتظامیہ کو بھی کم کیا جا سکتا ہے۔ ذیل کے حقائق اور اعداد و شمار ممکنہ ROI کو نمایاں کرتے ہیں جو ای-انوائسنگ کی طرف جانے سے حاصل کیا جا سکتا ہے۔
2. عالمی تجارتی شراکت داروں کو آن بورڈ کرنا آسان ہے۔
جیسے جیسے بیرون ملک سپلائی کرنے والوں کی تعداد میں اضافہ ہوتا ہے، اسی طرح تعمیل اور معیار سازی کی ضرورت بھی بڑھ جاتی ہے۔ بڑی تنظیموں کے لیے دستی رسیدوں کا انتظام کرنا انتہائی مشکل ہے جو مختلف فارمیٹس میں آتے ہیں۔ ان تنظیموں کو ایک ایسے حل کی ضرورت ہے جو ان کے تجارتی شراکت داروں کے لیے آسان ہو، جو دنیا میں کہیں بھی موجود ہو تاکہ روزمرہ کی سپلائی چین کے لین دین کو آسانی سے دیکھے، کھلے اور باہمی تعاون کے ساتھ منظم کیا جا سکے۔ ریگولیٹری وجوہات کی بنا پر انوائسنگ اور دستاویز کی درستگی پر بھی انحصار کیا جاتا ہے، اس لیے اس بات کو یقینی بنانا کہ ہر بار اہم تفصیلات حاصل کی جائیں بہت اہم ہے (جیسے آزاد تجارتی معاہدوں کے لیے سرٹیفکیٹ آف اوریجن کی ضرورت)۔
3. یہ ان سپلائرز کے لیے آسان ہے جو تیزی سے ٹیک سیوی ہیں۔
سپلائرز حالیہ دنوں میں بہت زیادہ آئی ٹی کے ماہر بن گئے ہیں۔ یہ اکثر ان کی ترجیح ہوتی ہے کہ وہ اپنے صارفین کے ساتھ آزادانہ طور پر رسیدیں تیار کرنے اور ان کا اشتراک کرنے کے لیے آن لائن انوائس سسٹم کا استعمال کریں۔ جیسا کہ عمومی IT کی مہارتیں بہتر ہوتی ہیں، تجارتی شراکت دار دستاویزات کے انتظام کے بنیادی کاموں کو خود انجام دینے کے لیے تیار اور قابل ہوتے ہیں۔
وہ آن لائن دستاویزات کا انتظام کرنے کے فوائد کی تعریف کرتے ہیں، کیونکہ یہ انہیں فوری تصدیق، الرٹس اور منظوری کے ساتھ جلدی اور آسانی سے رسیدیں تیار کرنے اور منظور کرنے کے ذریعے وقت بچانے کی بھی اجازت دیتا ہے۔ وہ انوائس کی حیثیت کے بارے میں خودکار اپ ڈیٹس بھی حاصل کر سکتے ہیں اور اس بات کو یقینی بنانے کے لیے پیشرفت کی نگرانی کر سکتے ہیں کہ ادائیگی ان کے بینک اکاؤنٹس میں بروقت پہنچ جائے۔
4. یہ پیسے بچاتا ہے اور ادائیگیوں کو تیز کرتا ہے۔
چونکہ اصل وقت میں رسیدیں تیار اور منظور کی جا سکتی ہیں، سپلائی کرنے والوں کو جلد ادائیگی ہو رہی ہے، جس سے ان کے کیش فلو میں بہتری آ رہی ہے۔ کاغذ کے بغیر جانے سے نہ صرف وہ پیسے بچا رہے ہیں، بلکہ وقت اور مواد جیسے پرنٹنگ کے اخراجات اور ڈاک وغیرہ پر بھی کم رقم خرچ ہوتی ہے۔
5. یہ سپلائر/خریدار کے تعلقات کو مضبوط کرتا ہے۔
ایک تیز انوائسنگ اور ادائیگی کا نظام خریداروں اور سپلائرز کے درمیان تعلقات کو مضبوط بنانے میں مدد کرتا ہے، جس سے دوبارہ کاروبار کی حوصلہ افزائی ہوتی ہے۔ اگر آپ کے سپلائرز کو بروقت ادائیگی ہو رہی ہے، تو امکان ہے کہ وہ آپ کے آرڈرز کو ترجیح دیں گے، اس بات کو یقینی بناتے ہوئے کہ آپ کی ڈیڈ لائنز کا زیادہ قریب سے انتظام کیا گیا ہے۔
GXS نے مثبت اثرات کو دیکھا ہے۔ سپلائی چین میں شامل تین اہم فریقوں کے لیے زیادہ قریب سے ای-انوائسنگ۔
6. یہ آپ کی فنانس ٹیم کو خوش کرتا ہے۔
کسی بھی فنانس ٹیم کے لیے سپلائی چین کی معلومات، لڈنگ کے بل اور مینوئل انوائسز کو ملانے کی کوشش کرنا ایک تکلیف دہ عمل ہے۔ آپ کی سپلائی چین کے انوائسنگ اور دستاویز کے انتظام کے عمل کو ڈیجیٹائز کرنا آپ کے منافع کے مارجن میں سازگار طور پر حصہ ڈالتا ہے، لیکن یہ یقینی بنانے کے لیے درکار تھکا دینے والے منتظم کو بھی کم کرتا ہے کہ رسیدیں اصل میں موصول ہونے والی چیزوں سے ملتی ہیں۔ یہ وہ چیز ہے جس کی نگرانی، تجزیہ اور رپورٹ کرنے کے لیے مالیاتی ٹیم کے پاس قریبی احتساب ہوتا ہے۔
ایک زیادہ ہموار، درست عمل کے ذریعے، جس کے تحت کاغذی عمل کو ختم کیا جاتا ہے۔ اس کے ساتھ ساتھ وہ غلطیاں جو اسپریڈ شیٹس کی دنیا میں مشکل ورژن کنٹرول کے نتیجے میں عام ہیں، الیکٹرانک انوائسنگ فنانس ٹیموں کے لیے ڈیٹا کیپچر کو آسان بنا رہی ہے اور درستگی کو بہتر بنا رہی ہے۔ فنانس ٹیمیں زیادہ آسانی سے انوائسز کی توثیق کر سکتی ہیں شپمنٹ ڈیٹا کے ذریعے جو ان کے لیے آسانی سے آن لائن دستیاب ہے تاکہ ادائیگیوں اور اخراجات کی پیشن گوئی کی جا سکے۔
7. یہ آپ کی CSR ٹیم کو خوش کرتا ہے۔
ایگزیکٹیو بورڈ کے ایجنڈے میں پائیداری ایک اہم ترین موضوع ہے۔ لہذا، کوئی بھی پروجیکٹ جو کاغذ کے بغیر ماحول پیدا کرتا ہے اور CSR کے اہداف میں مثبت حصہ ڈالتا ہے، جیت، جیت ہے۔ چونکہ انوائس ڈیٹا اور دستاویزات کا آن لائن اشتراک کیا جا رہا ہے، تجارتی شراکت داروں کے درمیان فارموں کی پرنٹنگ یا پوسٹنگ نہیں ہے۔ ہر ایک کو ایسے نظام کے ذریعے دستاویزات آن لائن دیکھنے کے قابل ہونے سے فائدہ ہوتا ہے جو بہتر مرئیت اور محفوظ، صارف پروفائل پر مبنی رسائی کی اجازت دیتا ہے۔
یہ آڈٹ ٹرائلز کو بھی بہتر بناتا ہے کیونکہ تنظیموں کے انوائس اور ادائیگی کے ڈیٹا کو شروع سے ڈیجیٹائز کیا جاتا ہے۔ یہ بیرونی آڈٹ کی صورت میں یا تنازعہ کی صورت میں انوائس کی تعمیل کو ثابت کرنے میں مدد کرتا ہے، جس کے تحت تعمیل کی فوری اطلاع دینے کی ضرورت ناگزیر ہے۔
آپ کے سپلائی چین انوائسز کا آن لائن انتظام کرنے کی فائدہ مند وجوہات واضح ہیں اور وہ آپ کی تنظیم میں دور دور تک پہنچتی ہیں۔ تو، اصل سوال کا جواب یہ ہے: آپ اپنے رسیدوں کا آن لائن انتظام کیوں نہیں کرتے؟