管理文檔是運行供應鏈的一個組成部分。在線生成必要的文檔並自動化管理流程有助於提高整個組織的合規性，並可以為您的進口和財務團隊節省大量時間。

通過在線發票系統管理髮票還將有助於創建一個跨多個地區的單一端到端流程。它應該通過在線文檔管理和自動化來簡化全球供應鏈運營並提高發票合規性。

組織轉向使用在線發票系統有 7 個原因，如下所述：

1. 製作電子發票更便宜

處理紙質發票的平均成本為零售商 $17.60 歐元和供應商 $11.10 歐元。以電子方式處理同一張發票，買方的成本分別為 $6.70 歐元，供應商的成本為 $4.70 歐元。

根據統計，光是歐洲每年就處理約 160 億張 B2B 發票 德意志銀行。上網可以真正節省成本，還可以減少手動管理。以下事實和數據強調了轉向電子發票可以實現的潛在投資回報率。

2. 更容易加入全球貿易夥伴

隨著海外供應商數量的增加，合規性和標準化的需求也在增加。大型組織很難管理各種格式的手工發票。這些組織需要一個對其貿易夥伴簡單的解決方案，他們可以位於世界任何地方，以便以可見、開放和協作的方式輕鬆管理日常供應鏈交易。出於監管原因，還依賴於發票和文件的正確性，因此確保每次都捕獲關鍵細節至關重要（如自由貿易協定的原產地證書要求）。

3.對於越來越精通技術的供應商來說更容易

最近，供應商變得更加精通 IT。他們通常更喜歡使用在線發票系統與客戶獨立生成和共享發票。隨著一般 IT 技能的提高，貿易夥伴已準備好並能夠自己執行基本的文檔管理任務。

他們欣賞在線管理文檔的好處，因為它還允許他們通過即時驗證、警報和批准快速輕鬆地生成和批准發票來節省時間。他們還可以接收有關發票狀態的自動更新並監控進度，以確保付款及時打入他們的銀行賬戶。

4. 省錢又加快支付

 由於可以實時生成和批准發票，供應商可以更快地收到付款，從而改善了他們的現金流。他們不僅通過無紙化節省了資金，而且在打印成本和郵資等時間和材料上花費的錢也更少。

5. 加強供應商/採購商關係

 快速的發票和支付系統有助於加強買家和供應商之間的關係，鼓勵重複業務。如果您的供應商及時收到付款，他們很可能會優先處理您的訂單，以確保更嚴格地管理您的最後期限。

GXS 已研究了正面影響 為供應鏈中不可或缺的三個關鍵方更緊密地提供電子發票。

6. 它讓您的財務團隊感到高興

試圖匹配供應鏈信息、提單和手工發票對於任何財務團隊來說都是一個乏味的過程。將供應鏈的發票和文件管理流程數字化有助於提高利潤率，但也減少了確保發票與實際收到的發票相符所需的繁瑣管理工作。這是財務團隊密切負責監控、分析和報告的事情。

通過更精簡、更準確的流程，從而消除紙質流程。除了電子表格領域中棘手的版本控制導致的常見錯誤之外，電子發票還簡化了財務團隊的數據捕獲並提高了準確性。財務團隊可以通過在線隨時可用的發貨數據更輕鬆地驗證發票，以啟動付款和預測成本。

7. 它讓您的 CSR 團隊感到高興

可持續性是執行委員會議程上越來越重要的話題。因此，任何灌輸無紙化環境並對企業社會責任目標做出積極貢獻的項目都是雙贏。由於發票數據和文檔是在線共享的，因此貿易夥伴之間無需打印或發布表格。每個人都可以通過一個系統來在線查看文檔，該系統可以提高可見性和基於用戶配置文件的安全訪問。

它還改進了審計試驗，因為組織發票和付款數據從一開始就被數字化。這有助於在外部審計或發生爭議時證明發票合規性，因此快速報告合規性是必不可少的。

在線管理您的供應鏈發票的好處顯而易見，並且它們在您的組織中廣泛使用。所以，真正要回答的問題是： 您為什麼不選擇在線管理您的發票？