管理文档是运行供应链的一个组成部分。在线生成必要的文档并自动化管理流程有助于提高整个组织的合规性，并可以为您的进口和财务团队节省大量时间。

通过在线发票系统管理发票还将有助于创建一个跨多个地区的单一端到端流程。它应该通过在线文档管理和自动化来简化全球供应链运营并提高发票合规性。

组织转向使用在线发票系统有 7 个原因，如下所述：

1. 制作电子发票更便宜

处理纸质发票的平均成本为零售商 $17.60 欧元和供应商 $11.10 欧元。以电子方式处理同一张发票，买方的成本分别为 $6.70 欧元，供应商的成本为 $4.70 欧元。

仅在欧洲，每年就处理大约 160 亿张 B2B 发票。 德意志银行。在线化可以真正节省成本，还可以减少人工管理。以下事实和数据突出了转向电子发票可以实现的潜在投资回报。

2. 更容易加入全球贸易伙伴

随着海外供应商数量的增加，合规性和标准化的需求也在增加。大型组织很难管理各种格式的手工发票。这些组织需要一个对其贸易伙伴简单的解决方案，他们可以位于世界任何地方，以便以可见、开放和协作的方式轻松管理日常供应链交易。出于监管原因，还依赖于发票和文件的正确性，因此确保每次都捕获关键细节至关重要（如自由贸易协定的原产地证书要求）。

3.对于越来越精通技术的供应商来说更容易

最近，供应商变得更加精通 IT。他们通常更喜欢使用在线发票系统与客户独立生成和共享发票。随着一般 IT 技能的提高，贸易伙伴已准备好并能够自己执行基本的文档管理任务。

他们欣赏在线管理文档的好处，因为它还允许他们通过即时验证、警报和批准快速轻松地生成和批准发票来节省时间。他们还可以接收有关发票状态的自动更新并监控进度，以确保付款及时打入他们的银行账户。

4. 省钱又加快支付

 由于可以实时生成和批准发票，供应商可以更快地收到付款，从而改善了他们的现金流。他们不仅通过无纸化节省了资金，而且在打印成本和邮资等时间和材料上花费的钱也更少。

5. 加强供应商/采购商关系

 快速的发票和支付系统有助于加强买家和供应商之间的关系，鼓励重复业务。如果您的供应商及时收到付款，他们很可能会优先处理您的订单，以确保更严格地管理您的最后期限。

GXS 研究了积极影响 为供应链中三个关键参与方提供更紧密的电子发票支持。

6. 它让您的财务团队感到高兴

试图匹配供应链信息、提单和手工发票对于任何财务团队来说都是一个乏味的过程。将供应链的发票和文件管理流程数字化有助于提高利润率，但也减少了确保发票与实际收到的发票相符所需的繁琐管理工作。这是财务团队密切负责监控、分析和报告的事情。

通过更精简、更准确的流程，从而消除纸质流程。除了电子表格领域中棘手的版本控制导致的常见错误之外，电子发票还简化了财务团队的数据捕获并提高了准确性。财务团队可以通过在线随时可用的发货数据更轻松地验证发票，以启动付款和预测成本。

7. 它让您的 CSR 团队感到高兴

可持续性是执行委员会议程上越来越重要的话题。因此，任何灌输无纸化环境并对企业社会责任目标做出积极贡献的项目都是双赢。由于发票数据和文档是在线共享的，因此贸易伙伴之间无需打印或发布表格。每个人都可以通过一个系统来在线查看文档，该系统可以提高可见性和基于用户配置文件的安全访问。

它还改进了审计试验，因为组织发票和付款数据从一开始就被数字化。这有助于在外部审计或发生争议时证明发票合规性，因此快速报告合规性是必不可少的。

在线管理您的供应链发票的好处显而易见，并且它们在您的组织中广泛使用。所以，真正要回答的问题是： 您为什么不选择在线管理您的发票？